SharePoint

チームの情報を、みんなが使える場所へ。

SharePointとは？

SharePointは、組織の資料やお知らせを共有するためのサービスです。部署やプロジェクトごとにサイトを作り、文書をまとめて管理できます。個人の業務ファイルを置くOneDriveに対し、SharePointはチームで継続して管理する情報の置き場として活用できます。

01 / 必要な情報を探しやすく

例えばこんなことに活用できます

利用イメージ

部署の手順書を、共通のライブラリで管理する

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   資料の置き場所を決める

   部署の手順書や申請書を、共通のドキュメントライブラリへまとめます。

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   探しやすく分類する

   用途や担当部署などの列を使い、必要な資料を見つけやすくします。

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   担当者が更新する

   更新担当と閲覧・編集の権限を決め、内容を維持します。

列や表示方法は管理する資料に合わせて設定します。画面上の分類は利用例であり、標準で用意される項目を示したものではありません。

03 / 使い続けられる管理方法に

資料の分類と更新を続ける仕組み

ドキュメントライブラリはファイルをまとめる場所です。フォルダーだけでなく、文書の種類や担当部署などの列を設け、表示する一覧を切り替えることもできます。例えば、申請書を「手続きの種類」で整理し、必要な書式を絞り込む使い方が考えられます。

公開する資料には更新担当者を決め、古い書式をどう扱うかもそろえます。閲覧できる人と編集できる人を分け、社外へ共有する資料は共有範囲を確認してください。承認や通知を自動化する場合は、標準機能で必要な流れを実現できるか、追加サービスやライセンスが必要かを別に検討します。