社員用モニターの一括導入

社員用のモニターをまとめて購入するとき、全員に同じ製品を導入するべきか、部署や仕事内容によって製品を分けるべきか、迷うことはありませんか？モニターの使い方は、日常的に行う仕事によって異なります。例えば、Excelや業務システムへの入力が中心の社員と、複数の資料を照合する社員では、必要な画面の広さや台数が変わります。

また、一括導入では、既存のパソコンとの接続や設置スペース、導入後の故障交換なども考えておくことが大切です。

この記事では、社員用モニターの標準仕様の決め方から、既存パソコンとの接続確認、試用、導入後の管理まで、一括導入を進める際のポイントを紹介します。

社員の業務に合わせた画面構成を決める

入力中心の業務と資料を照合する業務

社員用モニターを一括導入する際は、まず部署や業務ごとに必要な画面構成を整理するのがおすすめです。例えば、メールの確認や業務システムへの入力が中心の社員なら、23.8〜24型や27型のモニター1台でも、十分な作業領域を確保できる場合があります。

一方、見積書を作成しながら商品一覧表を参照したり、請求内容と納品資料を照合したりする仕事では、モニターを2台使用する方法が向いています。片方に入力画面、もう片方に参照資料を表示できるため、ウィンドウを何度も切り替える手間を減らすことができます。例えば、受発注業務で商品コードや数量を確認しながら入力する場合、参照資料を常に表示しておけると便利です。

業務ごとの画面構成の例を見てみましょう。

これらは業務に応じた構成例です。実際には、使用するソフトや資料の大きさに合わせて画面サイズと解像度を考えるとよいでしょう。 1台・2台・ウルトラワイドで迷う場合は、画面構成ごとの使い方の比較も参考にしてください。

CAD・デザインなど専門業務のモニター

CADでは作図領域と細線・寸法文字、デザインでは納品基準に合う色性能が必要です。一般事務と共通の仕様に無理にそろえず、専門業務の追加条件を設けます。選定の詳細は設計・CAD用モニターの選び方と写真・デザイン・動画制作用モニターの選び方で紹介しています。

一括導入では、全員のモニターを同じ型番に統一することより、共通して必要な仕様を決め、業務に応じて画面や機能を追加する考え方がおすすめです。

既存パソコンに合う接続方法を確認する

HDMI・USB-Cによる接続

モニターをまとめて購入する場合は、社員が現在使用しているパソコンと接続できることが重要です。例えば、デスクトップパソコンを固定席で使用している場合は、HDMIやDisplayPortなどの既存端子を使って接続できます。

一方、ノートパソコンを持ち運ぶ社員には、USB-Cで映像出力と充電をまとめられる構成が便利です。USB-C給電に対応したモニターなら、仕事を始める際にケーブル1本を接続するだけで、外部モニターへ映像を表示しながら、パソコンへ給電できる製品があります。

ただし、USB-C端子が付いているだけで、必ず映像出力や充電に対応しているわけではありません。パソコン側の映像出力・受電機能、モニター側の映像入力・給電能力、使用するケーブルが対応している必要があります。 対応する仕様の確認方法は、USB-Cケーブル1本で映像出力と充電をまとめる方法で紹介しています。

USB-C給電とドッキングステーション

ノートパソコンを毎日持ち運ぶ席では、モニターと接続する機器をまとめることで、出社時や帰社時のケーブルの抜き差しを減らせます。例えば、USB-C接続で映像と充電をまとめるほか、USBハブやLAN端子を備えたモニターを使用すれば、キーボードやマウス、有線LANなども接続できる場合があります。

また、ドッキングステーションを使用すると、複数のモニターや周辺機器をまとめて接続できる構成があります。2台の外部モニターを使用する場合は、パソコンとドックの両方が、希望する画面数・解像度・リフレッシュレートを同時に出力できることが必要です。

USB-C給電を使用する席では、モニターやドックから供給できる電力が、パソコンの必要電力を満たしていることも確認してください。 外付けドックを使うか、接続機能をモニターにまとめるかを検討する際は、ドッキングステーションとUSBハブ内蔵モニターの違いも参考にしてください。

社内PCの機種と構成を整理する

一括導入前には、対象となるパソコンを一覧にまとめておくと、同じモニター構成を使用できる範囲が分かりやすくなります。例えば、次のような情報が役立ちます。

例えば、同じシリーズのノートパソコンでも、購入時期や構成によって、USB-C端子の機能や外部画面の出力条件が異なる場合があります。メーカーの仕様と社内の機器管理情報を照合し、社員が実際に使用している構成を把握しておきましょう。

共通仕様と業務別の追加機能を整理する

共通にする仕様

モニターを一括導入する場合は、すべての社員に必要な仕様と、特定の業務だけで使用する機能を分けて考えることがおすすめです。共通仕様では、仕事に必要な画面の広さや文字の読みやすさ、既存パソコンとの接続、机への設置などを中心に整理します。

例えば、一般事務向けの標準仕様として、文字を読みやすく表示できる画面サイズと解像度、高さ調整、既存PCに対応する入力端子などを設定する方法があります。その仕様を基本にしておけば、購入する製品が変わった場合も、必要な性能を維持しやすくなります。

業務や席に応じて追加する機能

社員によっては、共通仕様に加えて特定の機能が必要になることがあります。例えば、外出が多い社員にはUSB-C給電やUSBハブ、固定席で有線LANを使用する社員にはLAN端子付きのモニターやドックが便利です。

また、複数のパソコンを切り替えて使用する席では、KVM機能を備えたモニターも向いています。KVMは、対応する複数のパソコン間で、モニターとキーボード、マウスなどを切り替えて使用するための機能です。

縦に長い文書やWebページを確認する業務では、画面を縦向きに回転できる機能も役立ちます。必要な機能を業務ごとに分けることで、全社員のモニターを高機能な仕様へ統一せずに、仕事に合った構成を整えることができます。

代表的な業務で試用してから展開する

普段使用するソフトで表示を確認する

一括導入では、候補のモニターを代表的な業務で試してから、対象部署へ展開する方法がおすすめです。例えば、入力中心の社員、資料を照合する社員、ノートパソコンを毎日持ち運ぶ社員など、異なる使い方をする席で試してみるとよいでしょう。試用では、普段使用しているExcelや業務システム、PDFなどを表示し、文字の読みやすさと作業領域を確認します。

高解像度モニターを使用する場合は、Windowsの表示倍率を上げることがあります。ただし、古い業務ソフトでは、表示倍率によって文字がぼやけたり、操作ボタンや画面の一部が正しく表示されなかったりする場合があります。例えば、27型4Kモニターを150％表示で使用する場合は、普段の業務ソフトを起動し、入力欄やメニューが問題なく表示されるか試すことが重要です。 試用する倍率を決める際は、表示倍率と文字の大きさ・作業領域の関係も参考にしてください。

また、2画面で使用する席では、入力画面と参照資料を並べ、実際の仕事を行ったときの使いやすさも確認してみてください。

代表的な1席で、実際の仕事を試す

ノートPCの接続と復帰を確認する

ノートパソコンを使用する席では、画面が正常に表示されることに加えて、毎日の接続操作も試すことが重要です。例えば、朝の出社時にUSB-Cケーブルを接続し、帰宅時に取り外す使い方では、抜き差しを繰り返しても外部モニターを正常に認識できることが求められます。

試用では、再起動やスリープからの復帰、ケーブルの抜き差しも行い、画面が正常に戻るか確認してみてください。また、2画面構成では、復帰後に画面の配置や解像度が意図した状態になるかも確認するとよいでしょう。

USB-C給電を使用する場合は、ノートパソコンに付属する電源アダプターを外し、モニターやドックからの給電だけで普段の仕事ができるかも試します。例えば、Web会議や業務ソフトを同時に使用している状態で、PCに必要な電力が供給されているかを確認します。電源が接続されていると表示されても、供給電力が不足すると、作業中にバッテリー残量が減る場合があります。実際の業務に近い条件で試しておくと、導入後の問題を減らしやすくなります。

追加購入と故障交換に備えて仕様を記録する

製品の型番と必要な仕様を残す

社員用モニターをまとめて導入した後は、増員に伴う追加購入や、故障した製品の交換が必要になることがあります。そのため、購入した製品の型番だけでなく、業務に必要な仕様も記録しておくことがおすすめです。例えば、次のような情報です。

例えば、購入したモニターが販売終了になった場合でも、必要な解像度や給電能力、入力端子などが分かれば、条件を満たす後継機を探しやすくなります。特に、モニターアームを使用している席では、VESA取付穴の規格や重量も引き継ぐ必要があります。このように、同じ型番を購入し続けることよりも、業務に必要な仕様を維持できるようにしておくことが重要です。

後継機・修理・代替機の考え方

故障時の連絡先・発送方法・代替機の条件を導入時に確認します。予備機は表示だけでなく、USB機器・LAN・PC給電も引き継げることが必要です。修理と更新の詳しい判断はモニターを買い替える目安と保証の見方で紹介しています。

モニターの一括導入を相談する際の情報

社員用モニターの導入を販売店などへ相談する際は、台数に加えて、使用するパソコンや机、仕事内容などを整理しておくと、必要な仕様を伝えやすくなります。

例えば、50台のモニターを導入する場合でも、すべての社員が同じ使い方をするとは限りません。一般事務には1画面、資料の照合が多い部署には2画面、設計部門には高解像度モニターといったように、部署や業務ごとの条件を伝える方法がおすすめです。

例えば、ノートパソコンを使用している社員が多い場合は、USB-Cによる映像出力と給電に対応した機種の割合が分かると、必要な接続構成を整理しやすくなります。また、モニター本体だけでなく、ケーブルやドック、モニターアームなどの接続・設置機器も含めて考えると、導入に必要な費用を把握しやすくなります。

台数がまだ確定していない場合でも、部署ごとの人数や使用するPC、改善したい作業を整理しておけば、導入するモニターの仕様を考えることができます。

一括導入では、まず業務ごとに必要な画面構成を決め、既存PCで試用したうえで、追加購入や交換にも使える共通仕様を整える進め方がおすすめです。