事務作業用モニターの選び方

ExcelやWord、メール、業務システムなど、事務作業では毎日さまざまな画面を使用します。例えば、見積書を作成するときに商品一覧を参照したり、PDFの資料を確認しながらExcelへ入力したりすることもあるのではないでしょうか？このような仕事では、文字の読みやすさに加えて、複数の資料を同時に表示できる画面の広さも重要です。

この記事では、事務作業に適したモニターの画面サイズや解像度、2画面構成の使い分け、優先したい機能について紹介します。

事務作業に合うモニターの画面サイズと解像度

事務作業用のモニターは、23.8〜24型、27型、31.5〜32型などが選択肢になります。画面が大きくなるほど表示できる情報を増やしやすくなりますが、同じ画面サイズでも解像度によって作業領域は変わります。代表的な組み合わせと使い方を見ていきましょう。

※画面サイズと解像度は代表的な組み合わせの例です。

23.8〜24型は一般的な入力作業に

23.8〜24型は、メールやWord、業務システムなど、1つの画面を中心に使用する事務作業に向いています。例えば、顧客情報を入力する仕事や、メールでのやり取りが中心の営業担当者の席などです。フルHDのモニターであれば、WordやExcelなどの基本的な作業に十分な表示領域を確保できます。

また、27型以上のモニターと比べて本体幅が小さいため、電話や資料を置く場所を残したい机にも設置しやすいサイズです。資料を参照する機会が多い場合は、24型を2台並べる使い方もおすすめです。

27型はExcelや複数ウィンドウを使う仕事に

27型は、一般的な入力作業に加えて、複数のウィンドウを表示したい場合にも向いています。特にWQHD解像度のモニターなら、フルHDよりも広い作業領域を確保できます。例えば、Excelの表を表示するときに、同じ文字サイズであれば、フルHDより多くの列や行を表示できます。

また、Excelとブラウザーを左右に並べて、資料を確認しながら入力するといった使い方にも便利です。1台のモニターで複数の作業を行うことが多い場合は、27型WQHDが有力な選択肢です。

ただし、27型でもフルHD解像度の製品はあります。同じ27型でも、WQHDの方が多くの情報を表示できるため、購入する際は画面サイズと解像度を合わせて比較してみてください。

31.5〜32型は広い作業領域を使いたい場合に

31.5〜32型は、大きな画面で複数の資料やアプリを表示したい場合に向いています。例えば、Excelの大きな表を確認しながら、別のウィンドウに資料を表示する仕事です。4K解像度のモニターであれば、多くの情報を細かく表示できるため、複数のウィンドウを並べて使用することができます。ただし、文字が小さく感じられる場合は、表示倍率を上げて使用します。表示倍率によって実際の作業領域も変わるため、4Kなら必ず広い範囲を使えるというわけではありません。

また、大型モニターを設置する場合は、机の幅や奥行きも重要です。モニターのインチ数は画面の対角線を示すため、机に設置できるかを判断するときは、枠を含む本体幅と台座の奥行きを確認してください。画面までの距離を十分に取れるか、手前にキーボードや資料を置けるかも合わせて考えましょう。

入力画面と参照資料を並べる方法

モニター2台で入力と参照を分ける

事務作業では、資料を見ながら入力する場面が多くあります。例えば、見積書を作成するときに商品一覧を参照したり、PDFの資料を見ながらExcelへ入力したりする仕事です。

このような作業には、モニターを2台使用する方法がおすすめです。片方のモニターに入力画面、もう片方に参照資料を表示すれば、ウィンドウを何度も切り替える必要がなくなります。例えば、左側のモニターにExcel、右側のモニターにPDFやWebページを表示する構成です。入力する画面を体の正面に置き、参照資料を横へ配置すると、入力する際に首や体を横へ向け続けることを避けられます。

入力と参照を、別の画面に置く

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1正面：入力する画面

2横：参照する資料

図のように、パソコンから1台目のモニターへ接続し、1台目から2台目へ接続する方法を「デイジーチェーン」と呼びます。DisplayPort MSTに対応したパソコンとモニターを使用すれば、USB-Cなどで1台目へ映像を送り、そこから2台目へ映像を出力できる構成があります。この方法では、パソコンの映像出力機能、1台目のモニターの映像出力端子、2台目の入力端子などが対応している必要があります。

なお、デイジーチェーンを使用しなくても、パソコンのHDMIやDisplayPortなどから、2台のモニターへ個別に接続する方法があります。どちらの場合も、2台に異なる内容を表示するには、パソコンが必要な画面数と拡張表示に対応していることが条件です。

横長モニター1台でウィンドウを並べる

モニターを2台に増やす以外に、横長のモニターを1台使用する方法もあります。例えば、ウルトラワイドモニターと呼ばれる横長の製品では、Excelとブラウザーを左右に並べて表示できます。2台のモニターと異なり、画面の中央に枠がないため、横幅の広いExcelの表などを表示する場合にも便利です。

例えば、入力画面を正面に置き、必要なときだけ横の資料を確認する仕事には2台構成が向いています。

一方、横幅の広い表を表示したり、ウィンドウの大きさを自由に調整したりする場合は、横長モニターが便利です。

文字の読みやすさと表示倍率の調整

事務用の画面は、Excelや業務システムの文字を読みやすい大きさに合わせて比べます。高解像度でも表示倍率を上げると、表示できる行や列は減るためです。

例えば、同じ27型の4K・150%とWQHD・100%は、対応アプリでの文字の大きさと作業領域が近くなります。細かな描画との違いを含む比較はモニターの文字の大きさと表示倍率、倍率の操作はモニターの文字が小さい・ぼやけるときの対処法で紹介しています。

古い業務ソフトの表示にも注意する

高解像度モニターでは、使用する業務ソフトが表示倍率に対応しているかも確認しておくとよいでしょう。例えば、古い業務ソフトでは、表示倍率を150％にすると文字がぼやけたり、ボタンや入力欄が正しく表示されなかったりすることがあります。また、操作画面の一部がウィンドウに収まらなくなる場合もあります。特に、社内で長く使用している業務システムや専用ソフトがある場合は、購入前に実際の解像度と表示倍率で試してみることをおすすめします。

ノートPCをつなぐ端子とUSB-C給電

USB-Cで映像・給電・周辺機器をまとめる

ノートパソコンを使用している場合は、モニターの接続端子も重要です。例えば、外出や会議のためにノートパソコンを頻繁に持ち出す仕事では、モニターとパソコンの接続をUSB-Cケーブル1本にまとめる方法があります。USB-Cで映像出力とPC給電に対応していれば、モニターへ映像を表示しながら、ノートパソコンへ給電することができます。そのため、席に戻るたびに映像ケーブルと充電器を別々につなぐ手間を減らせます。

また、USBハブ機能を内蔵したモニターなら、キーボードやマウスをモニター側へ接続しておき、USB-C経由で使用できる構成があります。有線LAN端子を備えたモニターやドッキングステーションを使えば、ネットワーク接続も机側へまとめられます。

USB-Cでこれらの機能を使用する場合は、パソコンの映像出力・受電機能、モニターの映像入力・給電能力、ケーブルの対応状況が必要です。特に、ノートパソコンへ給電する場合は、モニターやドックが供給できる電力も確認してください。 1本接続の対応条件は、USB-Cで映像出力と充電をまとめる方法で確認できます。

固定席では既存の接続端子も活用する

パソコンを持ち出さない固定席では、USB-C接続にこだわる必要はありません。例えば、デスクトップパソコンを使用している場合は、HDMIやDisplayPortなどでモニターへ接続する方法が手軽です。パソコンとモニターを接続したまま使用するなら、毎日の抜き差しを減らすためのドッキングステーションも必須ではありません。使用するパソコンの端子と、必要な画面サイズ・解像度に合わせて接続方法を考えるとよいでしょう。

事務作業で優先したい機能と法人導入

映り込みを抑え、画面の高さを調整できること

事務作業では、文字や表を長時間見ることが多いため、画面の見やすさも重要です。例えば、窓や照明が画面に映り込む場合は、文字や数字が見えにくくなることがあります。こうした環境では、反射を抑えた非光沢（ノングレア）タイプのモニターが向いています。

また、高さ調整に対応したスタンドなら、座った姿勢に合わせて画面の位置を変えることができます。画面の上端が目の高さとほぼ同じか、少し下になる位置を目安にすると、画面の中央を自然に少し見下ろす姿勢で使用できます。

長時間使用するモニターでは、画面サイズや解像度を決めた後に、こうした見やすさや調整機能も比較してみてください。

リフレッシュレート・色再現性能は必要な用途に合わせる

モニターには、リフレッシュレートや色再現性能、HDRなど、さまざまな表示性能があります。リフレッシュレートは、画面を1秒間に何回更新するかを表す数値です。例えば、60Hzのモニターと比べて、120Hzなどの高いリフレッシュレートに対応したモニターでは、画面のスクロールやマウスポインターの動きを滑らかに表示できます。

ただし、メールやExcel、業務システムへの入力が中心であれば、高いリフレッシュレートを最優先にする必要はありません。

また、写真制作やデザインなど、色を正確に扱う仕事では、色再現性能や色域などが重要になります。HDR映像を扱う場合には、HDRに対応した表示性能も必要です。

一方、一般的な事務作業では、文字の読みやすさや作業領域の広さ、高さ調整などを優先するのがおすすめです。

入力と照合、それぞれの業務画面で試す

入力中心の人と、Excel・PDFを照合する人では必要な広さが異なります。実際の資料を読みやすい大きさで開き、必要な行・列と参照資料が収まるかを比べてください。一括導入で共通仕様と追加仕様を決める進め方は社員用モニターの一括導入で紹介しています。