会議室の画面・音声・カメラの選び方

会議室でオンライン会議を行う際、遠くの席から資料の文字が読みにくかったり、発言者の声が相手に届かなかったりすることはありませんか？会議室の設備を整える際は、モニターの大きさだけでなく、マイクやスピーカー、カメラの配置も重要です。また、社員が普段使用しているパソコンを接続するのか、会議室専用の端末を設置するのかによっても、必要な機器が変わります。

この記事では、会議室の画面サイズや表示方法、マイク・スピーカー・カメラの選び方、接続・設置のポイントを紹介します。

会議室の広さと資料に合う画面サイズ

最も遠い席から文字が読めるサイズ

会議室のモニターを選ぶときは、部屋の広さと、最も遠い席から画面までの距離を考えることが大切です。例えば、4人程度の小さな会議室では、比較的コンパクトな画面でも全員が資料を確認できます。一方、20人程度が参加する会議室では、後ろの席からでも文字や数字が読める大きさが必要です。

ただし、同じ画面サイズでも、表示する資料によって見やすさは異なります。大きな文字と写真を中心にしたプレゼンテーションなら、後ろの席からも内容を確認しやすいでしょう。一方、細かな数値が並ぶExcelの表や図面では、文字や線が小さくなり、読み取りにくいことがあります。

そのため、画面サイズを決める際は、実際に会議で使用する資料を表示し、最も遠い席から文字や数字を読めるか確認してみてください。

表や図面など細かな資料を表示する場合

営業会議で売上表を確認したり、設計会議で図面を表示したりする場合は、細かな情報を見せられることが重要です。例えば、Excelの表を画面いっぱいに表示していても、文字が小さすぎると後方の席から内容を確認できません。

こうした場合は、モニターを大きくする方法に加えて、資料の文字サイズを大きくする、必要な部分だけを拡大して表示するといった方法もあります。例えば、売上表を説明する場合は、すべての数値を一度に表示するよりも、説明している部署や期間の数字を拡大する方が、参加者へ内容を伝えやすくなります。

また、図面や写真などを細かく表示する場合は、4Kなどの高解像度モニターも選択肢になります。ただし、解像度を高くしても、同じ大きさの画面に細かな情報を多く表示すれば、一つひとつの文字は小さくなります。

会議室では、どれだけ細かく表示できるかだけでなく、離れた席から必要な情報を読めることを優先するのがおすすめです。

共有資料と遠隔参加者の画面構成

1画面と2画面の使い分け

オンライン会議では、共有資料と遠隔参加者の映像を同時に確認したい場面があります。例えば、資料を説明しながら相手の表情を確認したい場合や、複数の遠隔参加者と会話しながら画面を共有する場合です。

このような会議には、1台のモニターへ資料と参加者を並べる方法と、2台のモニターへ分けて表示する方法があります。

1画面構成は、設置するモニターが1台で済むため、設備をシンプルにまとめやすいことが特徴です。一方、共有資料と遠隔参加者を並べて表示すると、それぞれの表示領域が小さくなります。

2画面構成なら、片方へ共有資料を大きく表示し、もう片方へ遠隔参加者の映像を表示する方法があります。例えば、資料の説明が中心となる会議でも、参加者の映像を別の画面へ表示しておけば、資料を広く見せながら相手の反応を確認できます。ただし、2画面へ分けて表示するには、会議サービスや使用する端末が対応している必要があります。

タッチディスプレイで資料へ書き込む

会議中に資料へ直接書き込みたい場合は、タッチ対応ディスプレイも便利です。例えば、設計会議で図面の修正箇所を指し示したり、企画会議で表示した資料に意見を書き込んだりする使い方があります。画面へ直接触れて操作できるため、参加者へ説明しながら資料を編集することができます。また、電子ホワイトボードのように使用できる製品もあります。

ただし、画面へのタッチ操作に加えて、使用するパソコンやアプリが書き込み機能へ対応していることが必要です。書き込んだ内容を会議後に保存・共有したい場合は、その方法も合わせて用意しておくと便利です。

また、タッチ操作を頻繁に行う会議室では、画面へ手が届く位置に設置することが重要です。

持ち込みPCと会議室専用端末の違い

持ち込みPCで会議を行う方式

会議室の設備には、社員が普段使用しているノートパソコンを持ち込んで接続する方式があります。例えば、社員が自分のパソコンでオンライン会議へ参加し、会議室のモニターやマイク、カメラを使用する方法です。この方式なら、普段使用している会議アプリや資料を、そのまま会議室で利用できます。

ただし、パソコンと会議室の機器を接続する必要があります。接続する機器によっては、HDMIでモニターへ映像を送り、USBでカメラやマイクを接続するといった構成になります。一方、対応するUSB-C接続やドッキングステーションを使用すれば、映像・USB通信・パソコンへの給電をケーブル1本にまとめられる場合があります。

USB-Cケーブル1本で使用する場合は、パソコン、モニターやドック、ケーブルが必要な機能に対応していることが条件です。例えば、HDMIで映像を表示できても、それだけでUSB接続のカメラやマイクを使用できるわけではありません。会議室の機器へ接続する方法も合わせて考える必要があります。

また、社外の人が持ち込んだパソコンを使用する場合は、対応する接続方法を案内し、社内の情報管理ルールに合った構成を用意しましょう。

専用端末を常設する方式

会議室専用端末方式は、オンライン会議に使用する端末を会議室へ常設する方法です。例えば、会議室に専用端末と操作パネル、カメラ、マイク、スピーカーを設置し、操作パネルから会議へ参加する構成があります。この方式なら、社員ごとにパソコンを接続して会議を開始する必要がなく、会議室の設備を使ってオンライン会議へ参加できます。

会議室専用端末は、定期的にオンライン会議を行う場所や、複数の社員が共用する会議室に向いています。持ち込みPC方式との違いを整理すると、次のようになります。

専用端末方式では、利用する会議サービスへの対応や、会議室用のアカウント、必要なライセンス、管理方法などを整える必要があります。また、社外の参加者が利用する場合や、別の会議サービスを使用する場合は、どのような方法で参加できるかも確認しておくとよいでしょう。

マイク・スピーカー・カメラの選び方

室内の声を拾うマイクとスピーカー

オンライン会議では、室内の参加者の声が遠隔側へ届き、相手の声も室内で聞き取れることが重要です。例えば、4人程度の小さな会議室なら、カメラ・マイク・スピーカーを一体にしたビデオバーなども便利です。

一方、参加人数が多く、テーブルが長い会議室では、画面の近くにあるマイクだけでは遠い席の声を十分に拾えない場合があります。そのため、大きな会議室では、テーブル上へマイクを追加したり、複数の集音機器を配置したりする構成が向いています。マイクは、集音範囲と参加者の位置を合わせて考えることが大切です。

また、スピーカーは、画面に近い席だけでなく、会議室の奥に座っている人にも遠隔参加者の声が聞こえるように配置します。

例えば、試用の際は、各席から普段の声量で話し、遠隔参加者に聞こえ方を確認してもらう方法がおすすめです。そのうえで、遠隔参加者にも話してもらい、会議室の近い席と遠い席の両方で聞こえるか試します。

また、壁や床などで音が反射しやすい会議室では、声が響いて聞き取りにくくなることがあります。相手の声がマイクへ戻るエコーも、実際のオンライン会議で確認しておきましょう。

なお、同じ会議室で複数のPCからオンライン会議へ参加する場合は、音声が重複してエコーやハウリングが発生しないよう、使用するマイクとスピーカーを整理することが重要です。

参加者が映るカメラの画角と位置

会議室のカメラは、参加者が座る位置と、どこまで映す必要があるかに合わせて考えるのがおすすめです。例えば、少人数の会議室では、広角のカメラを使用することで、テーブルを囲む参加者を一つの画面に収めやすくなります。

一方、広い会議室では、参加者全員を映そうとすると、一人ひとりの顔が小さくなる場合があります。こうした会議室では、カメラの向きやズームを調整できる製品や、話している人に合わせて映像を調整する機能を備えた製品も便利です。

また、資料を説明するために画面の横へ立つ人がいる場合は、その位置まで映せるかも重要です。例えば、着席している参加者は映っていても、画面の横へ立って説明を始めると、カメラの範囲から外れてしまうことがあります。カメラを試すときは、座った状態と立って説明する状態の両方を確認してみてください。

さらに、参加者の背後に窓がある場合は、逆光によって顔が暗く映ることがあります。普段使用する照明やカーテン、座席配置の状態で映り方を確かめるとよいでしょう。

遠い席の文字、声、カメラを一緒に確認

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1最も遠い席から文字を確認

2近い席・遠い席の声を確認

3座る人・説明する人が映るか

画面・カメラの設置とケーブルの配線

壁面取り付けと移動式スタンド

会議室のモニターには、壁面へ固定する方法と、スタンドへ設置する方法があります。

壁面取り付けは、画面の位置を固定して使用する会議室に向いています。例えば、会議テーブルの正面へ大型モニターを固定すれば、机や床に独立したスタンドを置かずに済みます。

ただし、大型モニターを壁へ取り付ける場合は、壁の下地や強度、取付金具とモニターの適合が重要です。また、故障時にケーブルを交換したり、モニターを取り外したりできるよう、保守のための空間も考えておく必要があります。

一方、会議室のレイアウトを頻繁に変更する場合や、複数の部屋でモニターを共有したい場合は、移動式スタンドも便利です。キャスター付きのスタンドなら、使用する部屋や席の配置に合わせてモニターを移動できます。

移動式スタンドでは、モニターの大きさや重量に対応した製品を使用し、転倒しないように設置することが重要です。特に、部屋を移動させる場合は、出入口の幅や移動経路、電源ケーブルなども合わせて考えてください。

映像・USB・電源の配線

会議室では、モニターだけでなく、カメラやマイク、スピーカーなど複数の機器を接続することがあります。例えば、会議室の前方にモニターとカメラを設置し、中央のテーブルにマイクを配置する場合、それぞれの機器へケーブルを接続する必要があります。また、持ち込みPC方式では、社員がパソコンを置く位置まで映像ケーブルやUSBケーブルを用意しておくと便利です。

ケーブルを延長するときは、必要な長さで映像・USB通信を扱える製品を使います。USB-Cに給電もまとめるなら、延長後の電力対応も必要です。1本接続の条件はUSB-Cケーブル1本で映像出力と充電をまとめる方法で紹介しています。

また、床を横切るケーブルは、参加者が歩いたり、椅子を動かしたりする際に妨げにならないように配置する必要があります。壁際や配線用の経路を利用するなど、ケーブルが引っ張られたり、踏まれたりしにくい設置方法がおすすめです。

会議室設備を相談する際に必要な情報

会議室の設備を販売店などへ相談する際は、部屋の広さや参加人数に加えて、普段どのような会議を行っているかを伝えることが大切です。例えば、同じ8人用の会議室でも、資料を共有することが多い場合と、オンライン会議で全員が発言する場合では、必要な設備が異なります。

また、現在の会議室で困っていることを伝えると、改善したい内容に合った機器を検討しやすくなります。

例えば、「会議室の奥に座るとExcelの数字が読みにくい」「オンライン会議で遠い席の声が相手に届かない」といった具体的な状況が分かれば、モニターの大きさだけでなく、マイクの数や配置も含めて検討できます。また、社員が持ち込むパソコンを使用するのか、会議室専用端末を設置したいのかを伝えておくと、接続方法や必要な管理機能も整理しやすくなります。

会議室の設備を整える際は、画面・音声・カメラを個別に考えるだけでなく、実際の席に座り、資料の見やすさと声の届き方、参加者の映り方を一緒に確かめることが重要です。