フリーアドレス向けモニター環境の整え方

フリーアドレスを導入するオフィスでは、日によって異なる社員が同じ席を利用します。そのため、モニターやキーボードなどの周辺機器を席に常設し、社員が持ち込んだノートパソコンを接続して使用する構成が便利です。ただし、社員によって使用するパソコンの機種が異なる場合、同じケーブルでは接続できなかったり、必要な電力を供給できなかったりすることがあります。

この記事では、フリーアドレスで使用するモニターの画面構成、USB-C接続、周辺機器の配置、試用方法など、共用席の環境を整える際のポイントを紹介します。

フリーアドレスの業務に合わせた画面構成

1画面席と2画面席の使い分け

フリーアドレスのモニター環境は、社員が行う仕事に合わせて画面数を考えるのがおすすめです。例えば、メールの確認や業務システムへの入力が中心であれば、24型前後のモニター1台が比較の出発点です。

一方、見積書を作成しながら商品一覧表を参照したり、複数の資料を照合したりする仕事では、2画面構成が向いています。片方に入力画面、もう片方に参照資料を表示することで、ウィンドウを切り替える回数を減らすことができます。

2画面を使用する場合は、ノートパソコンの内蔵画面と外部モニターを組み合わせる方法もあります。外部モニターを2台設置する場合は、パソコン側がその画面数に対応していることも必要です。

全席を統一する場合と用途別に分ける場合

フリーアドレスでは、すべての席を同じ構成にする方法と、業務に応じて席を分ける方法があります。全席を同じ仕様にすると、どの席でも同じ接続方法で仕事を始めやすくなります。モニターやケーブルなどの機器管理も統一しやすい構成です。

一方、業務によって必要な画面数が異なる場合は、1画面席と2画面席を分ける方法が向いています。例えば、通常の事務作業に使う1画面席を中心に設け、資料照合などを行う社員向けに2画面席を用意する構成です。用途別に席を分ける場合は、席ごとの画面数や接続方法を案内しておくと、社員が仕事内容に合った席を利用しやすくなります。

USB-Cケーブル1本で接続できる条件

共用席では、利用者がPCへ接続するケーブルを減らすと、着席してから仕事を始めやすくなります。映像・USB通信・給電をまとめるにはPC・モニターまたはドック・ケーブルの対応が必要です。機能の条件はUSB-Cケーブル1本で映像出力と充電をまとめる方法で解説しています。ここでは、社内PCごとに使える接続方法を整理します。

社内PCによって必要な接続が異なる場合

複数の機種を使用している会社では、PCの種類によって接続方法が異なることがあります。例えば、あるノートパソコンではUSB-Cケーブル1本で映像と充電を利用できても、別の機種では必要な電力が不足し、電源アダプターを併用する場合があります。また、外部モニターを何台使用できるかも、パソコンの機種や構成によって異なります。 機種ごとの必要W数の調べ方は、ノートPCのUSB-C給電は何W必要？で確認できます。

共用席を整備する際は、社内PCを機種ごとに整理し、実際に使用できる接続方法をまとめておくと便利です。例えば、次のような案内です。

※機種A・B・Cは説明用の例です。実際の対応方法は社内PCで試用して決めます。

PCの機種名だけでなく、映像出力、受電、使用できる外部画面数も確認しておくと、席ごとに必要な機器を整理しやすくなります。

ハブ内蔵モニターとドックの使い分け

必要な端子・LAN・給電をモニターにまとめる方法と、外付けドックへまとめる方法があります。モニターと接続機器を別々に管理するかも含めて選びます。構成の比較はドッキングステーションとUSBハブ内蔵モニターの違いで紹介しています。

どちらの方法でも、2画面を使用する場合は、パソコンと接続機器が必要な解像度・リフレッシュレートを同時に出力できることが重要です。

また、有線LANを利用する場合は、社内ネットワークへの接続条件も考える必要があります。ドックによっては、専用のドライバーやソフトウェアを使用するものもあるため、情報システム担当者と対応条件をそろえておきましょう。

誰でも使いやすいモニターとケーブルの配置

使う人に合わせて高さと角度を調整する

フリーアドレスでは、同じ席を身長や体格の異なる社員が使用します。そのため、モニターの高さや角度を簡単に調整できることが重要です。例えば、前に使用した社員に合わせて画面が高く設定されている場合、次の社員は画面を見上げる姿勢になることがあります。高さ調整機能を備えたモニターや、位置を動かしやすいモニターアームなら、利用者が自分の姿勢に合わせて画面を調整できます。

また、画面を動かした際にケーブルが引っ張られないことも、共用席では重要です。

接続ケーブルを取りやすい位置へ残す

共用席では、ノートパソコンへ接続するケーブルと、席に常設するケーブルを分けて配置すると使いやすくなります。例えば、モニターの電源ケーブルや有線LAN、キーボードなどの配線は机の下や背面へ整理し、利用者が接続するUSB-Cケーブルだけを机の上の取りやすい位置に残す方法です。こうすることで、社員が席に着いた際に、どのケーブルを接続すればよいか分かりやすくなります。

また、ケーブルホルダーなどを使用すると、ノートパソコンから取り外したUSB-Cケーブルが机の下へ落ちることを防げます。ケーブルの長さは、ノートパソコンを置く位置やモニターの可動範囲に合わせてください。画面の高さや角度を変えたときにも、端子へ無理な力がかからない配置が重要です。

席に戻ったとき、取りやすい位置へ

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1使う人に合わせる高さ

2取りやすいPC接続ケーブル

接続・取り外し・スリープ復帰の試用方法

席に着いてから取り外すまで試す

フリーアドレスのモニター環境は、代表的な席で実際の仕事を試してから導入する方法がおすすめです。試用では、モニターに映像が表示されることだけでなく、社員が席に着いてパソコンを接続し、仕事を終えて取り外すまでの流れを確認します。例えば、次のような使い方です。

特に、ノートパソコンを閉じた状態で使用する場合は、OSの電源設定や外部画面数の対応条件に注意が必要です。パソコンによっては、内蔵画面を使用しているかどうかで、接続できる外部モニターの台数や画面構成が変わることがあります。

また、USB-C給電を利用する場合は、ノートパソコン付属の電源アダプターを外した状態でも、普段の業務を続けられるかを試すとよいでしょう。例えば、Web会議や業務システムを使用している間に、パソコンのバッテリー残量が減り続けないかも確認します。

不具合が出たときの切り分け

共用席では、同じ席で複数のパソコンを使用するため、モニターが映らない場合に、席側とPC側のどちらに原因があるか分かりにくいことがあります。例えば、ある社員のノートパソコンを接続すると外部モニターが映らない場合、社内ルールに従って、次のように確認すると原因を絞り込みやすくなります。

1. 同じPCを、別の対応する共用席へ接続する
2. 別の対応するPCを、問題が発生した席へ接続する

同じPCが別の席でも使えない場合は、PC側の設定や接続条件などが原因として考えられます。一方、別のPCでも同じ席だけで問題が発生する場合は、モニターやドック、ケーブルなど席側の機器を調べる手掛かりになります。

不具合が発生した際は、利用した席、PCの機種、接続方法、発生した症状を記録しておくと、情報システム担当者などが調査しやすくなります。

試用結果に基づく共用席の仕様統一

代表席で確認できた構成を基に、1画面席・2画面席と、PCごとの接続方法を決めます。USB-Cだけでは給電が足りない機種はACアダプターを併用するなど、試用で分かった違いを案内に反映します。

利用者へ接続方法を案内する

共用席の設備を統一した後は、社員が接続方法をすぐに分かるようにしておくと便利です。例えば、席にUSB-C接続の案内を設け、使用できるPCの種類や、電源アダプターの併用が必要な機種を示す方法があります。「機種AはUSB-Cケーブル1本」「機種BはUSB-Cケーブルと電源アダプターを接続」といった案内があれば、利用者自身で接続方法を判断できます。

また、1画面席と2画面席を分けている場合は、席の種類も分かりやすく表示しておくと、仕事内容に合った場所を利用しやすくなります。

モニター環境の整備を販売店などへ相談する場合は、共用席の数、使用するパソコンの機種、1席あたりの画面数、必要な接続方法と給電条件を整理して伝えるとよいでしょう。例えば、USB-Cケーブル1本で使用したい席の数や、2画面構成が必要な席の数をまとめておけば、必要なモニターやドック、ケーブルなどの構成を相談しやすくなります。