リース満了後の選択肢

複合機やパソコンなどのリース期間が終わると、設備はどうなるのでしょうか？「リース料を払い終えたから、そのまま使っていてもよいのだろうか」と疑問に思う方もいるかもしれません。一般的なファイナンス・リースでは、期間が満了した後、設備を返却するか、再リースして使い続けるかを決める必要があります。また、新しい設備へ更新する場合には、旧設備の返却と新設備の導入を並行して準備します。

この記事では、リース満了後の選択肢と、返却・再リース・設備更新に必要な手続きを紹介します。

リース満了後の設備の扱い

返却・再リース・設備更新の違い

所有権が移らないファイナンス・リースでは、契約期間の満了時に、主に次のような対応を選ぶことになります。

例えば、5年間使用した複合機がまだ十分に使えるのであれば、再リースして使用期間を延ばすことができます。一方、故障が増えてきた場合や、新しい機能が必要になった場合には、新しい複合機へ更新する方法がおすすめです。

なお、新しい設備へ更新する場合でも、旧設備の返却と新設備の契約は別の手続きです。旧設備について、リース会社との契約終了手続きを行う必要があります。

リース料を払い終えたら自分のものになる？

ファイナンス・リースには、契約条件によって設備の所有権が利用企業へ移るものと、移らないものがあります。

一般的な所有権移転外リースでは、契約期間中にリース料をすべて支払っても、設備の所有権はリース会社にあります。例えば、複合機を5年間リースして、60か月分のリース料を支払い終えたとしても、その複合機が自動的に自社の所有物になるわけではありません。そのため、契約が満了したからといって、利用企業が自由に売却・廃棄することはできません。

一方、所有権移転リースなど、契約で定められた条件を満たすと所有権が移る契約もあります。

契約満了後の扱いを確認する

※返却・再リース・所有権移転の3つを、どの契約でも自由に選べるわけではありません。

一般的な所有権移転外リースであれば、まずは返却するか再リースするかを考え、所有権が移る契約の場合は契約書に定められた条件を確認してください。

設備を返却してリース契約を終了する場合

返却先・撤去・運送などの費用

リース契約を終了する場合は、リース会社が指定する方法で設備を返却します。リース会社によって、指定の場所へ発送する場合もあれば、専門業者による撤去・搬出が必要になる場合もあります。例えば、パソコンであれば梱包して発送できることがありますが、大型の複合機やサーバーなどは、撤去や運搬を業者へ依頼することが多いでしょう。

また、設備の返却では、次のような費用が発生する場合があります。

• 撤去費： 設置された設備を取り外すための費用
• 搬出・運送費： 設備を運び出し、指定場所へ返却するための費用
• 原状回復費： 設備の設置に伴う変更や、契約上必要な修復にかかる費用

これらの返却費用は、利用企業が負担することが一般的です。

また、設備によっては、ケーブルや電源アダプターなどの付属品も返却対象になります。返却前に、対象となる機器の型番やシリアル番号、付属品、返却先と返却期限を確認しておくと、手続きを進めやすくなります。

パソコンなどのデータ消去と返却準備

パソコンやサーバー、ストレージ機器などを返却する場合は、機器内に保存された情報にも注意が必要です。例えば、社員が使用していたパソコンには、社内資料や顧客情報、メール、ブラウザーに保存された認証情報などが残っていることがあります。

返却前には、業務で必要なデータを新しいパソコンなどへ移行し、社内のセキュリティ方針に従ってデータを消去する必要があります。また、端末管理サービスに登録されているパソコンでは、組織の管理登録やアカウントとの関連付けを解除する作業が必要になる場合もあります。

単にファイルを削除しただけではデータを復元できることがあるため、適切な消去方法を利用してください。

PCを返す前に、機器と情報を確認

複数のパソコンを返却する場合は、契約対象の機器と実際に返却する機器が一致しているか、シリアル番号などで確認しておくとよいでしょう。また、データ消去を外部業者へ依頼する場合には、消去作業の記録や証明書を受け取れるか確認してみてください。

同じ設備を再リースして使い続ける場合

再リースの料金と契約期間

再リースとは、当初のリース期間が満了した後、同じ設備を引き続き借りて使用する契約です。例えば、5年間リースした複合機がまだ正常に動作しており、あと1年間使用したい場合などに利用できます。

再リースは、当初のリース契約よりも低い料金で利用できることが多いのが特徴です。これは、リース会社が設備の購入代金や諸費用を、当初のリース期間中のリース料でおおむね回収しているためです。

再リースは1年単位の契約がよく見られます。再リース料についても、毎月支払うのではなく、1年分をまとめて支払う契約があります。例えば、当初は月額リース料を支払っていた設備でも、再リースでは年額の一括払いとなることがあります。

そのため、再リースを希望する場合は、料金だけでなく、契約期間・支払時期・次回の終了手続きについても確認しておくとよいでしょう。なお、再リース期間の途中で設備が不要になった場合でも、支払済みの再リース料が返金されない契約があります。

再リースと設備更新のどちらがよい？

再リースは、費用を抑えて今の設備を使い続けたい場合に便利な方法ですが、設備の状態やメーカーサポートの期限によっては、新しい設備へ更新した方がよい場合もあります。例えば、次のような違いがあります。

例えば、複合機をもう1年使い続けたい場合、再リース料が安くても、メーカーの保守対応が終了していると、故障時に修理を受けられない可能性があります。また、パソコンやサーバーなどは、正常に動作していても、OSやソフトウェアのサポート終了によって業務利用を続けることが難しくなる場合があります。

再リースを検討する際は、費用の安さに加えて、今後も安全かつ安定して使用できる設備なのかを考えることをおすすめします。

なお、新しい設備を導入する場合には、旧設備の返却と、新しい設備のリース契約は別に手続きする必要があります。

契約満了前に進めておきたい手続き

満了案内の通知と回答期限を確認する

リース契約の満了が近づくと、通常は満了の2〜3か月前に、リース会社から契約終了に関する案内が届きます。案内には、契約番号・対象となる設備・満了日・返却や再リースの条件などが記載されています。

このとき、特に確認しておきたいのが、返却・再リースの回答期限です。リース会社によっては、期限までに契約終了の申し出がなかった場合、自動的に再リースされる契約もあります。

例えば、満了案内に対して終了の申し出をしないと、同じ設備をさらに1年間再リースする扱いとなり、1年分の再リース料が請求される場合があります。このような契約では、設備が不要になっていても、回答期限を過ぎると再リースの費用が発生することがあります。

満了案内が届いたら、次の内容を確認してください。

• リース契約の満了日
• 返却・再リースの回答期限
• 回答しなかった場合の取り扱い
• 再リースの期間・料金・支払方法
• 返却する場合の期限・方法・費用

なお、満了日と回答期限は同じ日とは限りません。満了案内が届いていない場合や、すでに回答期限が近づいている場合は、契約書やリース会社の案内を確認し、早めに問い合わせることをおすすめします。

新しい設備へ更新する場合の準備

複合機やパソコン、サーバーなどを更新する場合には、現在のリース契約の満了日に合わせて、新しい設備を導入できるよう準備する必要があります。例えば、複合機を更新する場合、機種の選定・見積もり・リース審査・納品だけでなく、旧設備の撤去や新設備の設定なども必要になります。

新しい設備の納品が遅れたり、旧設備の返却日が先に決まっていたりすると、業務に必要な機器を使用できない期間が発生する可能性があります。そのため、満了日から逆算して、更新の準備を進めることをおすすめします。

満了から逆算して更新を準備

1. 新設備選定 →
2. 見積もり・審査 →
3. 納品準備 →
4. データ移行・撤去 →
5. 満了

例えば、サーバーを更新する場合、データ移行やシステムの切り替えに時間がかかることがあります。パソコンであれば、業務データやアカウントの移行、複合機であればネットワーク設定や印刷環境の切り替えなども必要です。

また、契約上の満了日だけでなく、メーカー保守やソフトウェアのサポート終了日も確認しておきたいところです。

新しい設備への更新が間に合わない場合は、再リースを利用して旧設備を使い続けられるか相談する方法もあります。ただし、再リースの期間や料金、保守の継続条件によっては適さないこともあるため、事前の確認が必要です。

Q-bicソリューションズでは、設備更新時のリース見積や契約手続きも支援しています。今の設備の返却・再リース・更新条件は契約ごとに異なるため、満了前に契約内容を確かめ、新設備の選定と合わせてご相談ください。

なお、契約期間が残っている設備を途中で入れ替える場合は、満了時の更新とは契約の扱いが異なります。詳しくは「契約中の設備の入れ替え・追加」をご覧ください。