契約中の設備の入れ替え・追加

「社員が増えたのでパソコンを追加したい」「まだリース期間が残っているけれど、複合機を新しい機種に入れ替えたい」といった場合、現在のリース契約はどうなるのでしょうか？リース中でも設備の追加や入れ替えを検討できますが、新しい設備を導入しても、現在の契約が自動的に変更・終了するわけではありません。

この記事では、設備を追加・入れ替え・移設するときの契約の扱いと、費用を確認する方法について紹介します。

リース中の設備を追加する場合

追加した設備は別契約になることがある

例えば、社員の増加に伴い、リースで導入したパソコン20台に、新たに5台を追加する場合を考えてみましょう。追加する5台は、既存の20台と同じリース契約に含められるとは限りません。

既存契約は20台のパソコンを対象に締結されているため、追加する5台については、新たなリース契約を結ぶことがあります。その場合、同じ会社で使用するパソコンであっても、契約番号や契約開始日、月額リース料などが異なります。

また、追加分は既存契約と同じリース会社になるとは限りません。追加時の見積条件や審査によって決まります。

追加分と既存分で契約満了日がずれる

設備を追加するときに気を付けたいのが、契約の満了時期です。例えば、既存のパソコン20台は5年契約で、すでに3年使用しているとします。そこに新たなパソコン5台を5年契約で追加すると、既存分は2年後、追加分は5年後に満了します。

追加分と既存分で、満了時期がずれる例

時間の流れ →

※既存の20台、追加の5台ともに5年契約とした概念例です。実際の期間・終了日は各契約で確認します。

2年後にすべてのパソコンを一斉更新したくても、追加した5台にはまだ3年間のリース契約が残ります。このように、追加分が別契約になると、設備を更新する時期だけでなく、返却や契約満了の管理も別々に行う必要があります。

定期的に全台を更新する運用であれば、追加する設備の契約期間を既存分とそろえられるか、事前に相談してみてください。一方、必要な台数を随時増やしていく運用であれば、契約期間が異なる設備を管理することを前提に、契約番号・対象機器・満了日を一覧にしておくと管理しやすくなります。

リース中の設備を新しい機種へ入れ替える場合

新しい設備を導入しても旧契約は残る

リース中の複合機やパソコンを新しい機種に入れ替えても、現在のリース契約が自動的に終了するわけではありません。例えば、5年間のリース契約で導入した複合機を、3年目に新しい機種へ入れ替える場合です。この時点では旧契約が2年間残っているため、新しい複合機を導入する前に、旧契約をどうするか決める必要があります。

対応としては、旧契約を満了まで続ける方法や、リース会社との合意によって途中終了する方法などが考えられます。ファイナンス・リースは原則として途中解約できないため、旧設備を返却するだけで残りの支払いをなくすことはできません。また、旧契約の残額を、いつでも新しいリース契約にまとめられるわけでもありません。

旧契約の精算額と新設備のリース料を確認する

設備を入れ替える場合は、旧契約と新契約を分けて考えることが大切です。

既存契約と新設備を、2つの流れで整理

↓ 新旧を合わせた総負担と終了時期を比較

既存契約を継続する場合は、満了までの支払いが残ります。一方、合意によって途中終了する場合は、リース会社から提示された精算額や返却費用などを確認する必要があります。新設備については、月額リース料だけでなく、契約期間とリース料総額、設置費用や保守費用も確認してください。

なお、新旧契約を並べて比較することは、2つの契約を統合することではありません。契約の変更や終了には、リース会社との手続きが必要です。

リース中の設備を移設・減数する場合

別の拠点へ設備を移動する

オフィスの移転や拠点統合に伴い、リース中の設備を別の場所へ移すこともあります。例えば、現在使用している複合機を、新しい事務所へ移設する場合です。

リース物件はリース会社の所有物であるため、設置場所の変更には事前の連絡や承諾、変更届の提出などが必要になることがあります。これは、リース会社が契約物件の所在地を管理しているほか、固定資産税や保険の手続きに設置場所の情報が関係するためです。

また、複合機やネットワーク機器を移設する場合には、次のような設備面の条件も考える必要があります。

• 複合機： 搬出入や設置作業、電源、ネットワーク設定、保守会社の対応エリア
• ネットワーク機器： 移転先の配線やネットワーク構成、再設定の必要性
• サーバー： 設置環境、電源・空調、データやシステムの移行

同じ設備を引き続き使用できるのであれば、現在のリース契約を継続したまま移設できる場合があります。移転が決まった段階で、リース会社と保守会社へ連絡し、移設に必要な手続きや費用を確認しておくことをおすすめします。

リース中の設備の台数を減らす

社員数の減少や業務の変更などによって、リース中の設備が一部不要になることもあります。例えば、パソコン20台をまとめてリースしている会社で、5台が不要になった場合です。

不要になった5台を返却すれば、月額リース料も5台分減額されると思うかもしれません。しかし、ファイナンス・リースでは、契約期間中に一部の設備を返却するだけで、リース料が自動的に減額されるわけではありません。

20台を一つの契約でリースしている場合は、契約対象の一部変更や部分的な終了が認められるか、リース会社への確認が必要です。一方、5台がそれぞれ独立した契約であれば、対象となる契約ごとに終了条件を確認することになります。

また、不要になったパソコンを別の部署や拠点で使用する方法も考えられます。設置場所が変わる場合は、リース会社への届出などが必要になることがあります。

設備を減らしたい場合は、契約単位を確認し、一部返却の可否と、その場合の精算条件を確かめてみてください。

設備を変更するときの契約・費用の確認方法

旧契約と新契約の支払いを比較する

設備を入れ替える際は、新しい機種の月額リース料が安くなっていても、会社全体の支出が減るとは限りません。例えば、次のような契約を考えてみましょう。

※金額は税抜きの説明用仮定値です。

新しい設備は旧設備より月額3,000円安くなっています。しかし、旧契約を満了まで継続しながら、新たなリース契約を開始すると、最初の12か月間は両方のリース料を支払うことになります。

この例では、入れ替え後の12か月間は、毎月47,000円の支払いが必要です。12か月間の支払総額は、次のようになります。

新しい設備だけを見ると月額3,000円安くなりますが、旧契約が残っているため、最初の1年間は毎月の支出が22,000円増えることになります。また、新契約は60か月続くため、旧契約が満了した後も、新設備のリース料を48か月間支払います。

一方、旧契約についてリース会社との合意により途中終了できる場合は、提示された精算額と新設備のリース料を使って比較します。例えば、旧契約の精算額が提示された場合は、旧契約を継続する場合の残額30万円とは別の案として考えてください。残りのリース料と精算額を二重に加算する必要はありません。

設備の入れ替えを検討する際は、少なくとも旧契約が満了するまでの期間について、新旧契約を合わせた支払額を確認することが大切です。また、更新を急ぐ必要がなければ、旧契約の満了を待ってから新しい設備を導入する方法も比較してみてください。

販売会社・リース会社へ確認する内容

リース中の設備を変更したい場合は、現在の契約内容と、新しく導入したい設備の情報を整理してから相談すると、具体的な条件を確認しやすくなります。

現在の契約で確認すること

• リース会社と契約番号
• 対象設備の名称・型番・数量
• 契約満了日と残りの契約期間
• 月額リース料と残りの予定支払額
• 中途解約や物件変更に関する条件
• 保守契約と設備の返却条件

新しい設備について確認すること

• 追加・入れ替えする設備の名称と数量
• 新設備の見積金額
• 新たなリースの契約期間・月額・総額
• 既存契約と追加契約の満了時期
• 設置・移設・返却などに必要な費用

設備の追加・入れ替え・移設・減数のどれを希望するかによって、必要な手続きは異なります。特に入れ替えの場合は、旧契約を満了まで続けるのか、合意して途中終了できるのかを先に確認することをおすすめします。

Q-bicソリューションズでは、リース契約期間中の新しい設備の導入についてもご相談を受け付けています。ただし、旧契約の支払いが残ったまま新設備をリースすると、両方の費用が発生して総負担が増えるため、こうした入れ替え方法は基本的におすすめしていません。

ご相談の際は、現在の契約書と、契約満了日・残りの契約期間がわかる資料をご用意ください。中途終了の可否や精算額については、契約先のリース会社と契約条件に基づいて確認する必要があります。

なお、旧契約の途中終了に関する詳しい説明は「リースの途中解約」、契約満了後の設備の扱いについては「リース満了後の選択肢」をご覧ください。