設備の導入方法の選び方

複合機やパソコン、オフィス家具などを導入するとき、リース・現金購入・レンタル・割賦のどれを利用すればよいか、迷うことはありませんか？

設備を数年間使うのか、短期間だけ必要なのか。最終的に自社で所有したいのか。導入時にどのくらいの資金を使えるのか。こうした条件によって、適した導入方法は変わります。

この記事では、4つの導入方法の特徴を整理し、自社に合う方法を選ぶための判断ポイントを紹介します。

4つの導入方法の比較

設備の主な導入方法には、「リース」「現金購入」「レンタル」「割賦」があります。それぞれの特徴をまとめました。

※リースは所有権移転外ファイナンス・リース、割賦は所有権留保付きの契約を中心に説明しています。実際の契約条件は提供会社や設備によって異なります。

4つの方法のうち、どれか一つが必ず優れているわけではありません。例えば、数年間使う設備でも、途中で不要になる可能性が高ければ、契約期間中に解約できないリースは負担になることがあります。また、長く使う設備でも、購入代金を一括で支払うと手元資金が不足するのであれば、割賦などの分割払いが適している場合があります。

導入方法を絞るための3つの質問

設備を使う期間や必要台数は決まっている？

最初に考えたいのは、設備を何年間使用するのか、途中で必要台数が変わる可能性があるのかという点です。例えば、半年間のプロジェクトで使用するパソコンなら、使用期間に合わせて借りられるレンタルがおすすめです。プロジェクトが終了したら機器を返却できるため、長期間の契約を残さずに済みます。

一方、社員が毎日使用する複合機やパソコンなど、数年間継続して使う設備であれば、リースや購入、割賦が選択肢になります。

ここで注意したいのが、使用期間は決まっていても、必要台数が変わる可能性がある場合です。例えば、社員が常時使用するパソコン50台と、繁忙期に追加で必要となるパソコン10台がある場合、すべてを同じ契約にする必要はありません。常時使用する50台はリースや購入、短期間だけ必要な10台はレンタルというように、利用条件に合わせて導入方法を組み合わせることもできます。

最終的に設備を自社で所有したい？

設備を長く使い続けたい場合は、最終的に自社で所有する必要があるかどうかも重要です。現金購入であれば、購入した設備は自社の所有物になります。割賦でも、所有権留保付きの契約では、代金を完済すると所有権が自社へ移ります。

例えば、オフィスデスクや収納家具など、長期間使用する予定の設備は、自社で所有する方法が適しています。使い続ける期間や、将来的な売却・処分を自社で判断できるためです。

一方、数年後に新しい機種へ更新する予定の設備であれば、所有することにこだわらず、リースを利用する方法もあります。ただし、リース契約が満了しただけで自動的に新しい設備へ交換されるわけではありません。新しい設備へ更新する場合は、改めて契約や導入の手続きが必要です。

導入時にまとまった資金を使える？

設備を現金購入する場合は、購入代金を一度に支払う必要があります。例えば、パソコンや複合機、ネットワーク機器などをまとめて更新すると、導入時の支出が大きくなることがあります。

購入資金を十分に確保できており、設備を長期間使う予定であれば、現金購入は有力な方法です。

一方、運転資金や別の設備投資に資金を残しておきたい場合には、リースや割賦を利用することで、支払いを数年間に分散できます。最終的に自社で所有したいなら割賦、所有にはこだわらず数年間使いたいならリースが候補になります。

ただし、分割払いには資金コストなどが反映されるため、月々の負担だけでなく、契約期間全体の支払総額も考えることが大切です。

利用条件別の導入方法の選び方

ここまで紹介した3つの質問で、導入方法の候補はある程度絞れます。ただし、実際には「長く使いたいけれど購入資金は残したい」「数年間使う予定だけれど台数が変わるかもしれない」など、複数の条件が重なることもあります。

5年間使う複合機で、購入資金を手元に残したい場合

複合機を2台導入し、5年間使用する予定の会社を考えてみます。購入資金は確保できていますが、会社としては、その資金を運転資金や別の投資に残しておきたいと考えています。

この場合は、リースがおすすめです。設備代金を一括で支払う必要がなく、5年間の使用予定に合わせて契約期間を検討できるためです。

一方、購入代金を支払っても資金に余裕があり、5年後も同じ設備を使い続ける可能性があるなら、現金購入も有力な方法です。この場合は、リース料の総額と購入に必要な費用を比較し、手元資金を残すメリットがどの程度あるかを考えるとよいでしょう。

長期間使う家具や業務用設備を、分割払いで導入したい場合

オフィスデスクや収納家具を10年以上使用する予定で、購入資金も確保できている場合は、現金購入がおすすめです。自社で所有できるため、長期間使い続けたり、不要になったときに売却・処分したりすることができます。

一方、高額な業務用設備を長期間使用したいものの、導入時に代金を一括で支払うことが難しい場合もあります。

例えば、印刷会社が大型の裁断機を導入し、代金を支払い終えた後も長く使い続けたい場合です。このような設備では、割賦による分割購入が選択肢になります。代金を分割で支払い、完済後は自社の設備として継続利用できるためです。

購入する設備を長期間所有したいのであれば、まず現金購入と割賦を比較し、購入時に用意できる資金や総支払額を踏まえて判断することをおすすめします。

半年間のプロジェクトで、パソコンの利用期間が延びる可能性がある場合

半年間のプロジェクトのために、パソコン20台を追加する場合を考えてみます。プロジェクト終了後はパソコンが不要になりますが、進捗によっては使用期間が延びる可能性もあります。

この場合は、レンタルがおすすめです。半年間の利用に対応したサービスであれば、プロジェクト終了時に返却できます。さらに延長にも対応していれば、必要に応じて利用を続けることもできます。

レンタルでは、希望する性能のパソコンを20台そろえられるかに加え、延長料金や途中返却の条件が重要になります。また、プロジェクトの終了時期だけでなく、途中で必要台数が減る可能性がある場合は、一部の機器だけを返却できるかも確認しておきたいところです。

見積もりを比較するときにそろえたい条件

導入方法の候補が絞れたら、実際の見積もりで費用や契約条件を比較してみましょう。ここで重要なのは、同じ設備を、同じ期間、同じ条件で使用する場合に、どのくらいの費用がかかるかという点です。

例えば、リースと現金購入を比較する場合、購入代金とリース料総額だけでは費用の差を正しく判断できません。保守料金や保険料、設備の返却・処分費用なども考える必要があります。また、購入した設備は使用期間の終了後も自社に残るため、その後の継続利用や売却も判断材料になります。

一方、レンタルでは、月額料金に保守や故障時の交換対応などが含まれる場合があります。サービスの範囲が異なる見積もりを単純に比較しないことも大切です。

主な比較項目をまとめました。

リース料にすでに含まれている税金や保険料などは、重複して加算しないようにしてください。

また、契約期間が異なる2つの見積もりでは、支払総額が安い方が必ずしも有利とは限りません。実際に使用する期間に合わせて、追加の契約や延長料金が必要になるかも考える必要があります。

見積もりを依頼する際には、導入したい設備だけでなく、使用予定も合わせて伝えることをおすすめします。例えば、「複合機2台を5年間使用する予定。導入時の資金を残したいためリースを検討しているが、現金購入との総費用も比較したい」というように、使用期間と重視する条件を整理しておくと、比較しやすくなります。

それぞれの契約について詳しく知りたい方は、「リースと購入の違い」、「リースとレンタルの違い」、「リースと割賦の違い」も参考にしてみてください。