リース契約の流れ

複合機やパソコンなどの設備をリースで導入する場合、設備の選定から利用開始までにいくつかの手続きがあります。利用する会社が設備を選び、リース会社へ申込みを行い、審査と契約を経て設備が納品されます。納品後には、届いた設備が契約内容と合っているかを確認する手続きも必要です。

この記事では、法人向け設備のファイナンス・リースについて、設備の選定から利用開始までの流れと、それぞれの段階で必要になる手続きを紹介します。

リース契約から利用開始までの全体像

リースで設備を導入するまでの流れは、大きく5つの段階に分かれます。

設備の購入や納品は販売会社が関わりますが、リースの申込みや契約、リース料の支払いはリース会社との間で行います。それぞれの手続きについて、順番に紹介します。

1. 設備の選定と見積もり

設備の選定と販売会社の見積もり

最初に、導入したい設備と、その設備を購入する販売会社を決めます。例えば複合機を導入するなら、必要な印刷速度や給紙枚数、スキャン機能などを販売会社と相談し、機種やオプションを選びます。

機種が決まったら、販売会社から設備の見積もりを取ります。見積書には、設備本体の価格だけでなく、オプションや搬入・設置、初期設定などの費用が含まれる場合もあります。リース会社に見積もりを依頼するためにも、どの設備をいくらで導入するのかを明確にしておくことが必要です。

リース料の見積もり

販売会社の見積もりをもとに、リース会社からリース料の見積もりを取ります。販売会社の見積書には設備の購入価格が記載されますが、リース会社の見積書には、契約期間や毎月のリース料などの条件が示されます。

例えば、100万円の設備を5年間リースする場合、リース会社は設備の購入代金に資金コストや税金、保険料などを加味してリース料を算出します。そのため、100万円を60か月で割った金額が、そのまま月額リース料になるわけではありません。

見積もりを確認する際は、月額リース料だけでなく、契約期間全体の支払額や、リース料に含まれる費用も確認してみてください。

なお、リース料の提示や正式な条件の決定は、申込み・審査の前後で行われる場合もあります。

2. リースの申込みと審査

設備とリースの条件がまとまったら、リース会社へ申込みを行います。申込みには、設備の見積書や申込企業の情報などが必要です。契約内容によっては、決算書などの財務資料の提出を求められることもあります。

リース会社は、申込企業の経営状況や支払能力、導入する設備、契約期間などを確認し、リース契約を引き受けられるか審査します。審査の結果によっては、希望する条件で契約できなかったり、契約期間や保証などの条件について調整が必要になったりする場合もあります。

必要な書類や審査にかかる期間はリース会社によって異なるため、設備の導入希望日が決まっている場合は、余裕を持って申込みを進めるとよいでしょう。

3. リース契約の締結

審査が承認され、契約条件が決まったら、正式にリース契約を結びます。このとき、主に次の2つの契約が結ばれます。

• リース契約： 設備を利用する会社とリース会社との契約
• 売買契約： リース会社と設備を販売する会社との契約

利用企業はリース会社とリース契約を結び、リース会社は販売会社から設備を購入するために発注・売買契約を行います。

リース会社が設備を購入し、お客様へリースします。

契約（両矢印）支払い（片矢印）設備の納品

リース契約書には、対象設備、契約期間、リース料、支払方法、中途解約、契約満了後の取り扱いなどが定められています。特に、ファイナンス・リースは原則として中途解約ができないため、設備を何年間使用する予定なのかを踏まえ、契約期間を確認しておくことが大切です。

また、設備のリース契約とは別に、保守契約が必要になる場合があります。例えば複合機では、本体のリース料とは別に、印刷枚数に応じた保守料金が発生することがあります。保守契約には、点検や修理、消耗品の供給などの対応範囲が定められています。

本体の利用と、保守の対応範囲を確認

日常の利用本体の契約条件を確認

点検・修理などの保守料金・対応範囲・終了条件を確認

設備本体のリースと保守・メンテナンスは別の契約になることがあります。

利用を始めるまでに、故障時の連絡先や保守の対応範囲、料金についても確認しておきましょう。

4. 設備の納品と検収

納品された設備を確認する

契約と発注の手続きが完了すると、販売会社から利用企業へ設備が納品されます。納品された設備が注文内容や契約条件に合っているかを確認することを「検収（けんしゅう）」といいます。

例えば複合機を導入する場合には、次のような点を確認します。

• 注文した機種・台数がそろっているか
• 給紙トレイなどのオプションが正しく取り付けられているか
• 本体や付属品に傷や破損がないか
• 設置や初期設定を依頼している場合、必要な機能が正常に使えるか

届いた設備を、契約内容と照合

機種台数仕様・構成外観・状態

注文した内容と異なる設備が届いたり、不具合が見つかったりした場合は、販売会社へ連絡し、交換や修正などの対応を受けてから検収を完了させてください。

物件借受証を提出する

設備の検収が完了したら、リース会社へ「物件借受証（ぶっけんかりうけしょう）」を提出します。物件借受証とは、納品された設備が契約内容に合っていることを確認し、その設備を正式に借り受けたことをリース会社へ示す書類です。

単に商品が届いたことを知らせる書類ではなく、リース契約において設備の引き渡しが完了したことを確認する重要な役割があります。リース会社が物件借受証を受領すると、通常はそこに記載された借受日をもってリースが開始されます。

5. リース開始とリース料の支払い

リースが開始されると、利用企業は契約に従って設備を使用し、リース料を支払います。ここで知っておきたいのは、契約書に署名した日、設備が納品された日、リース開始日、最初にリース料を支払う日が必ずしも同じではないということです。

通常のファイナンス・リースでは、物件借受証に記載された借受日がリース開始日となります。一方、実際のリース料の請求や口座振替は、契約で定められた支払日や請求方法に従って行われます。例えば、設備が月の途中で納品・検収された場合でも、最初の請求日や請求対象期間は契約条件に応じて定められます。

初回の支払いについては、リース開始日だけでなく、最初の請求対象期間と支払日も確認しておくとよいでしょう。

Q-bicソリューションズへの相談の流れ

Q-bicソリューションズは、設備内容や導入条件を伺い、リース見積の作成と契約手続きを支援します。導入後も、対象機器の保守に関する連絡・調整が必要な場合には対応しています。