電子取引データとは？保存方法と電子帳簿保存法の基本ルール

取引先からメールで請求書のPDFが届いたとき、印刷して紙のファイルに保管していませんか？

メールやWebサイトなどを通じてやり取りした請求書や領収書などは、電子帳簿保存法に従って、原則として電子データのまま保存する必要があります。

この記事では、電子取引データに該当する書類や、紙の書類との保存方法の違い、電子データを保存するときの基本ルールと具体的な手順について紹介します。

電子取引データとは？

電子取引データとは、メールやインターネットなどを通じて、電子的にやり取りした取引情報のことです。

例えば、次のようなものが該当します。

電子取引データは、受け取ったものだけでなく、取引先へ送ったものも保存の対象になります。

例えば、メールにPDFの請求書を添付して取引先へ送った場合、その請求書データも保存する必要があります。

メールで請求書などを受け取り・送る場面

また、取引情報がメールの本文に直接記載されている場合は、その本文も保存対象になります。一方、請求書などの取引情報が添付PDFだけに記載されている場合は、原則としてその添付ファイルを保存すれば足ります。

紙の書類と電子取引データの保存方法の違い

同じ請求書でも、紙で受け取った場合と電子データで受け取った場合では、保存方法が異なります。

紙で受け取った書類

紙のまま保存するか、所定の要件を満たしてスキャナ保存する。

電子的に受け取った書類

電子取引データの保存要件に従って保存する。

紙で受け取った書類を後からスキャンする「スキャナ保存」と、最初から電子的に受け取ったデータを保存する「電子取引データ保存」は、電子帳簿保存法上の異なる制度です。

例えば、メールで受け取ったPDF請求書を印刷して紙のファイルに保管しても、それだけでは電子取引データの保存義務を満たせません。元の電子データも保存する必要があります。

電子取引データの保存に必要な基本ルール

電子取引データを保存する際には、主に「改ざん防止」と「必要なときに確認できる状態で保存すること」が求められます。

改ざんを防止する

保存した電子データが、不当に書き換えられたり削除されたりしないようにするための措置が必要です。

対応方法には、タイムスタンプを利用する方法や、訂正・削除の履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムで、取引データを授受・保存する方法などがあります。

保存専用のシステムを利用する場合は、その機能だけで電子取引の改ざん防止要件を満たすとは限らないため、タイムスタンプや事務処理規程など、別の方法による対応が必要です。

また、専用システムを導入しなくても、不当な訂正・削除を防止するための事務処理規程を定め、運用する方法で対応することもできます。

事務処理規程とは、保存したデータの訂正・削除を行う場合の手続きや責任者などを定めた社内ルールです。

必要なデータを確認・検索できるようにする

保存した電子取引データは、必要になったときに画面で確認したり、印刷したりできる状態にしておく必要があります。

また、原則として次の3項目で検索できることが求められます。

さらに、日付や金額の範囲を指定した検索、複数の項目を組み合わせた検索なども、原則として必要です。

ただし、税務調査などで電子データのダウンロードの求めに応じられる場合には、一部の検索要件が不要になります。

例えば、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者や、電子取引データを印刷して日付・取引先ごとに整理した書面を提示・提出できる事業者は、所定の条件を満たせば検索機能の確保が不要です。

検索要件が緩和される場合でも、電子データそのものを保存する必要があることに変わりはありません。

電子取引データの具体的な保存手順

実際にメールでPDFの請求書を受け取った場合を例に、保存するまでの流れを紹介します。

1. 受け取った請求書の内容を確認する

メールに添付されている請求書を開き、取引先名、請求金額、請求内容などを確認します。

内容に誤りがある場合は、取引先に確認し、必要に応じて訂正された請求書を受け取ります。訂正前のデータの扱いについても、会社の保存ルールに従ってください。

2. 会社が指定する保存先へ登録する

請求書データを、会社が定めた文書管理システムや共有フォルダーなどに保存します。

個人のパソコンのダウンロードフォルダーに置いたままでは、ほかの担当者が確認できなかったり、パソコンの交換時にデータが失われたりするおそれがあります。

会社が指定する保存先へ登録し、保存期間中に必要なデータを確認できる状態にします。

3. 取引日・金額・取引先を管理する

例えば、請求書をファイル名で管理する場合は、次のような名称が考えられます。

20261015_220000_販売会社A.pdf

これは、2026年10月15日付、220,000円、販売会社Aの請求書であることを表した例です。

ファイル名に取引日・金額・取引先を含める方法のほか、Excelなどで索引簿を作成する方法や、文書管理システムの検索機能を利用する方法もあります。

必ずこのファイル名にしなければならないわけではありません。会社の管理方法と、適用される検索要件に合わせて保存してください。

4. 保存したデータを確認する

登録後は、ファイルが正しく開けることや、必要な情報を手がかりに探せることを確認します。

所定の保存場所へ登録して探せる状態にする

なお、ここまでの操作に加えて、会社全体として改ざん防止措置などの保存要件を満たす仕組みを整えておく必要があります。

電子取引データの保存でよくある疑問

PDFを印刷して保管すればよい？

電子的に受け取った請求書や領収書は、原則として電子データの保存が必要です。

紙に印刷して経理処理に使用することはできますが、印刷した書類だけを残して元の電子データを削除する方法では、電子取引データの保存義務を満たせません。

電子帳簿保存法に対応した専用システムが必要？

必ずしも専用システムの導入が必要なわけではありません。

改ざん防止のための事務処理規程を定める方法や、ファイル名・索引簿などで検索機能を確保する方法もあります。

ただし、保存要件を満たすかどうかは、利用する仕組みと運用方法によって判断する必要があります。

ファイル名は変更してもよい？

保存する電子データのファイル名は、取引を探しやすくするために変更することができます。

ただし、請求金額や取引日など、請求書の内容そのものを勝手に書き換えてはいけません。

会社が定めた命名ルールや保存手順がある場合は、そのルールに従って管理します。

電子取引データは何年間保存する？

電子取引データの保存期間は、法人税など、その取引情報に適用される税法上の保存期間に従います。

法人税関係の帳簿書類は原則7年間ですが、一定の事業年度では10年間の保存が必要になります。

保存期間の数え方については、別記事「取引書類は何年保存する？保存期間と数え方・廃棄の判断」で詳しく紹介しています。