取引帳票を電子化するには？導入手順と業務改善の進め方

見積書や請求書を紙で管理していると、印刷・郵送・ファイリングなどに手間がかかります。また、書類に記載された金額や取引先名を、別の書類やシステムへ何度も入力している会社もあるのではないでしょうか。

こうした業務を改善する方法の一つが、取引帳票の電子化です。

取引帳票とは、見積書・注文書・納品書・請求書など、取引で使用する書類の総称です。電子化は、これらの書類をPDFなどの電子データで扱うことから始まり、確認・承認の電子化や、システム間のデータ連携へと発展させることができます。

この記事では、取引帳票を電子化すると何が変わるのか、どのような順番で進めるとよいのかを紹介します。

取引帳票の電子化とは？

取引帳票の電子化とは、紙で扱っていた書類を電子データに置き換えたり、書類の作成・送付・保存・確認などを電子的に行ったりすることです。

例えば、紙の請求書をスキャンしてPDFにすることも電子化の一つです。ただし、そのPDFを見ながら会計システムへ金額を手入力している場合、入力作業は残ります。

電子化は、次のように段階を分けて考えると分かりやすくなります。

すべての会社が最初から専用システムを導入する必要はありません。まずは書類を電子的に保存・共有するところから始め、業務に合わせて電子化の範囲を広げる方法があります。

取引帳票を電子化すると何が変わる？

取引帳票を電子化すると、書類の送付、保管、検索、社内確認などの方法が変わります。

例えば、取引先から届いた請求書を確認する場合を考えてみましょう。

紙で管理する場合は、郵送で届いた請求書を担当者へ回覧し、確認後にファイルへ綴じて保管する運用があります。過去の請求書を確認するときは、保管ファイルから探します。

電子データで管理する場合は、メールで届いたPDFを所定の保存場所へ登録し、取引先名や日付などから検索できます。共有フォルダーや文書管理システムを利用すれば、別の場所にいる担当者も同じ書類を確認できます。

紙の請求書を探す場合と、電子データを検索する場合の比較

ただし、PDFを担当者個人のメールやパソコンに保存しているだけでは、ほかの担当者が書類を確認できない問題は残ります。

また、紙の書類をPDFに変えても、承認のために毎回印刷しているのであれば、回覧作業はあまり変わりません。

何を電子化するかだけでなく、その前後の業務をどう進めるかまで考えることが、業務改善につながります。

取引帳票を電子化する5つの手順

取引帳票の電子化は、現在の業務を整理し、対象を絞って始めるのがおすすめです。

① 現在の書類と業務を整理する

まず、会社でどのような取引帳票を扱っているかを確認します。

見積書・注文書・納品書・請求書について、次のような情報を整理すると、電子化する範囲を考えやすくなります。

例えば、請求書の大半はメールで届いているのに、社内確認のためにすべて印刷している場合、印刷後の確認・承認方法を見直す余地があります。

② 電子化する書類と業務を決める

最初からすべての取引帳票を電子化するよりも、件数が多い書類や、同じ作業を繰り返している業務から始める方法があります。

例えば、毎月100件の請求書を受け取っている会社なら、まず請求書の受け取り・保存・確認を対象にします。

これまで郵送で受け取っていた請求書をPDFで受け取る、紙へ印刷せず画面で確認するなど、改善する業務を具体的に決めます。

この段階では、取引先が対応できる送付方法も確認しておく必要があります。

③ 作成・送受信・保存方法を決める

対象となる書類が決まったら、電子データをどのように扱うかを整理します。

例えば、次のような方法です。

• 作成： 表計算ソフトや業務システムで請求書を作成する
• 送付： PDFをメールで送る、または取引先が利用するシステムに登録する
• 受け取り： メール添付やWeb上で請求書を受け取る
• 保存： 会社が決めた保存場所へ登録する
• 検索： 取引先名・取引日・管理番号などから探す

また、電子化にあたっては、法律上の保存方法にも注意が必要です。

紙で受け取った書類をスキャンし、原本に代えて保存する場合は「スキャナ保存」の要件が関係します。一方、メールなどで電子的に授受した取引書類には「電子取引データ保存」のルールが適用されます。

紙のスキャンと、最初から電子で受け取ったデータの保存を区別する図

なお、電子帳簿保存法には、改ざん防止や検索などに関する保存要件があります。詳しくは「電子取引データとは？保存方法と電子帳簿保存法の基本ルール」で紹介しています。

④ 確認・承認の流れを整える

書類の保存方法を決めたら、誰が内容を確認し、誰が承認するのかを整理します。

例えば、請求書を受け取った後、担当者が注文内容との一致を確認し、上司が承認した後に経理担当者が支払処理を行う場合です。

紙で回覧していた業務を電子化するなら、システム上で確認・承認できるようにする方法があります。

また、金額や納期が変更された場合に、どの書類が正式に承認されたものなのか分かるようにしておくことも重要です。

受け取り方・保存先・確認・承認の担当者を整理する場面

承認の基本的な流れについては「承認フローとは？購入申請から発注までの流れと確認項目を解説」で紹介しています。

⑤ 一部の業務で試してから対象を広げる

新しい方法を決めたら、まずは一つの部署や一部の取引先で試してみるとよいでしょう。

例えば、特定の取引先から届く請求書について、PDFでの受け取りから保存、確認、承認までの運用を試します。

その際、次のような項目を電子化前後で比較すると、改善効果を確かめやすくなります。

電子化した結果、かえって確認作業が増えたり、取引先とのやり取りが複雑になったりしていないかも確認します。

問題点を修正したうえで、対象とする書類や部署を広げていく方法がおすすめです。

書類間でデータを連携して入力作業を減らす

取引帳票の電子化をさらに進めると、複数の書類に共通する情報を再利用できるようになります。

例えば、モニター10台を販売する場合を考えてみましょう。

見積書に取引先名・商品名・数量・金額を入力し、注文請書や請求書を作るときにも同じ情報を手入力しているとします。

この方法では、書類を作成するたびに入力作業が発生し、数量や金額を間違える可能性もあります。

共通の取引データを再利用する

販売管理システムなどでは、見積段階で登録した取引先名・商品名・数量・金額などを、受注後の書類作成に引き継げるものがあります。

書類ごとに入力する場合

共通データを再利用する場合

共通の取引データ：DEMO-001

説明用の架空番号 DEMO-001 を変更し、同じ取引番号を複数の書類で利用する仕組みを確認する図です。入力内容はブラウザ内だけで扱います。

※実際に連携できる情報や書類の作成方法は、使用するシステムによって異なります。

このような仕組みを利用すると、同じ取引先名や商品情報を繰り返し入力する作業を減らすことができます。

数量や金額が変更された場合は？

例えば、見積時にはモニター10台だったものが、正式な注文時に8台へ変更された場合です。

共通データを管理する仕組みなら、受注時の数量を8台に変更し、その情報を納品書や請求書の作成に利用できます。

ただし、すべての書類を一律に新しい数量へ書き換えればよいわけではありません。

見積書には当初提示した10台の条件を残し、注文請書や納品書には正式に決まった8台の内容を記載するなど、取引の経緯と実際の処理を区別する必要があります。

また、商品を分割して納品する場合は、注文数量と納品数量が一致しないこともあります。

共通データを再利用しながら、見積・受注・納品・請求それぞれの段階で必要な情報を管理することが、入力作業の削減と正確な帳票作成につながります。

電子化を進めるときの注意点

電子化を進める際には、社内の業務だけでなく、取引先とのやり取りも考える必要があります。

例えば、自社では請求書をPDFで送付できても、取引先が紙の請求書を必要としている場合があります。

そのため、移行期間中は紙と電子データの両方を扱う運用になることもあります。どの取引先に、どの方法で送付するのかを整理しておくと、送付漏れや二重送付を防ぎやすくなります。

また、新しいシステムを導入する場合には、既存の販売管理・会計システムと連携できるかも重要です。

例えば、請求書作成システムと会計システムが連携できなければ、請求書を電子化しても、会計処理のための入力作業が残ることがあります。

電子化を検討するときは、書類の作成・送付・保存だけを見るのではなく、その書類に関係する業務全体の中で、どの作業を減らせるかを考えてみてください。