受領書とは？書き方と納品書・検収書・領収書との違い

会社に荷物が届いたとき、配送担当者から「受領のサインをお願いします」と言われたことはありませんか？

受領書（じゅりょうしょ）は、商品や書類などを確かに受け取ったことを記録するための書類です。

ただし、荷物を受け取ったことと、中身が注文どおりであることを確認したことは同じではありません。

この記事では、受領書の役割や書き方、発行するタイミング、納品書・検収書・領収書との違いを紹介します。

受領書とは？

受領書は、商品や書類などを受け取った事実を記録し、相手に伝えるための書類です。

例えば、会社が注文したモニター10台を販売店が届けた場合、購入側が荷物を受け取ったことを示すために使用します。

受領書があると、販売側は商品が相手に届いたことを確認でき、購入側もいつ、誰が、何を受け取ったのかを記録できます。

受領書は、受け取る側が自社で作成することもあれば、販売側が用意した書類に受取人が署名・押印することもあります。

受領書はいつ発行する？

受領書は、商品や書類を受け取ったタイミングで作成・記録するのが基本です。

例えば、配送担当者がモニター10台を届け、購入側の担当者が荷物を受け取ったときに、受領書へ日付や氏名を記入して返します。

ただし、受領書という独立した書類を毎回作成するわけではありません。

受領書を発行しない場合もある

受け取ったことを記録する方法には、次のようなものがあります。

• 受領書： 受け取った日付や商品、数量などを記載する
• 納品書の控え： 受取人が署名・押印して、販売側へ返す
• 配送会社の端末： 受取人がサインするなどして配達完了を記録する
• 受発注システム： 商品を受け取ったことを画面上で登録する

例えば、納品書の下部に受領印を押す欄が設けられている場合は、その納品書の控えを受領記録として使うこともあります。

どの方法を使うかは、取引先との取り決めや社内の運用によって異なります。

受領書に記載する項目と書き方

受領書には、誰が、いつ、何を受け取ったのかが分かる情報を記載します。

モニター10台を受け取った場合の記入例

以下は、モニター10台がそれぞれ箱に入った状態で届き、受取人が外箱10箱を受け取ったことを記録する例です。

受領書（説明用見本）

※架空の会社名・商品・番号を使用した説明用の見本です。

この例では、外箱10箱を受け取ったことを記録しています。箱の中の商品が注文どおりか、正常に使用できるかまでは確認していません。

受領書へ記載する数量は、何を数えた数量なのかが分かるようにするとよいでしょう。

納品書・検収書・領収書との違い

受領書と似た書類に、納品書・検収書・領収書があります。

受領書と検収書の違い

受領書は、商品や荷物を受け取ったことを示します。一方、検収書は、届いた商品が注文条件に合っているかを確認した結果を示す書類です。

例えば、モニター10台の箱を受け取った時点では、まだ箱の中身を確認していないことがあります。

その後、箱を開けて商品名や型番を確認したところ、10台のうち1台が注文した商品と異なっていた、という場合も考えられます。

1. 納品： 販売側がモニター10台を届ける
2. 受領： 購入側が外箱10箱を受け取る
3. 検収： 中身を確認し、1台の型番違いが見つかる

荷物を受け取った段階と、注文どおりの商品かを確認する段階の違いを示した図です。

このように、受領が済んでいても、検収で数量の不足や型番の違い、不具合などが見つかることがあります。

なお、検収の具体的な方法や完了の判断については、検収を解説する記事で詳しく紹介します。

受領書と領収書の違い

受領書と領収書は名前が似ていますが、通常の取引では、何を受け取ったかが異なります。

受領書は商品や書類を受け取った記録、領収書は代金などを受け取った記録です。

例えば、販売店からモニターが届いたときに使うのが受領書で、その購入代金を販売店へ支払った際に発行されるのが領収書です。

• 受領書：品物を受け取った記録
• 領収書：代金を受け取った記録

品物を受け取る場面と代金を受け取る場面

領収書は現金払いだけで使われるものではなく、銀行振込などによる支払いについて発行されることもあります。

受領書にサインする前に確認すること

荷物が届いて受領書への署名や押印を求められたときは、何を受け取ったことの確認なのか、書類の内容を見ておきましょう。

例えば、モニター10台を注文して10箱届いた場合、外箱の数はその場で確認できますが、中身の型番や動作については、開封してからでないと確認できないことがあります。

このような場合は、「外箱10箱を受領した」という記録と、「モニター10台の検収が完了した」という記録を区別することが重要です。

また、受け取った箱の数が不足していたり、外箱に目立つ破損があったりした場合は、その場で配送担当者に伝え、必要に応じて数量や状態を記録しておきます。

受領書に「検収済み」「異常なし」などの記載がある場合は、その意味も確認してください。単なる荷物の受け取りを記録する書類とは扱いが異なる可能性があります。

受領後に不足や不具合が分かったときは、内容を記録して速やかに販売側へ連絡します。商人間の売買では、発見後の通知の遅れが交換などの請求に影響するため、検収の記事で説明する検査・通知のルールも確認してください。