見積依頼書とは？役割と記載項目

見積依頼書とは、購入したい商品や依頼したい作業について、販売店などに価格や納期などの条件を提示してもらうための書類です。

例えば、会社でノートパソコン20台を購入する場合、必要な機能や台数、希望納期などを伝え、その条件でいくらかかるのかを問い合わせるときに使います。

ここでは、見積依頼書の役割や主な記載項目、見積を依頼するときのポイントを紹介します。

購入担当者が販売担当者へ、導入するノートパソコンの用途や希望条件を伝えている場面。

見積依頼書に記載する主な項目

見積依頼書には、購入したい商品や数量のほか、希望する条件、納期、回答希望日などを記載します。

例えば、社員が使用するノートパソコン20台の見積を依頼する場合、次のような内容を伝えます。

※日付や条件は説明用の例です。

見積依頼書に記載する内容は、依頼する商品や作業によって変わります。例えば、設置作業まで依頼する場合には、設置する場所や作業の希望日時なども伝えると、商品代金と作業費を含めた見積を受け取りやすくなります。

また、見積依頼書に全国共通の決まった書式があるわけではありません。会社で用意された書式を使用するほか、メールの本文に必要な条件を書いて見積を依頼することもできます。

見積を依頼するときは、商品名や数量に加えて、どのような用途で使用するのか、何を希望しているのかを伝えることが大切です。

例えば、ノートパソコン20台を購入する場合でも、持ち運んで使用するのか、事務所のデスクで使用するのかによって、適した機種が変わります。

すでに購入したい機種が決まっている場合は、メーカー名や型番を指定して見積を依頼できます。

一方、機種が決まっていない場合は、「社員の事務作業に使用する」「Web会議を行う」「予算は1台あたり○万円程度」といった条件を伝え、販売店に機種を提案してもらう方法もあります。

複数の販売店へ見積を依頼する場合は、商品や数量、希望する条件をできるだけそろえておくと、受け取った見積を比較しやすくなります。

例えば、同じノートパソコン20台でも、ある販売店には本体のみ、別の販売店には初期設定作業も含めて見積を依頼すると、金額を単純に比較できません。

初期設定や配送なども必要であれば、見積に含めてほしい範囲をあらかじめ伝えておくとよいでしょう。

また、回答希望日を伝えておけば、購入を決定するまでの社内スケジュールも立てやすくなります。「できるだけ早く」ではなく、「10月30日まで」のように具体的な日付を示すと、販売店も回答の予定を立てやすくなります。

「見積依頼書」と「見積書」は名前が似ていますが、作成する側と役割が異なります。

見積依頼書は、購入を検討している会社が販売店へ送る書類です。購入したい商品や数量、希望する条件などを伝え、価格や納期の提示を依頼します。

一方、見積書は、販売店が購入を検討している会社へ提示する書類です。依頼された条件に対して、商品や作業の内容、数量、価格、納期などを示します。

書類	作成する側	役割
見積依頼書	購入側	希望条件を伝え、価格や納期の提示を依頼する
見積書	販売側	提示できる商品や価格、納期などを回答する

購入側から見積依頼書を送り、販売側から見積書を受け取る流れ。

例えば、購入側が「ノートパソコン20台の価格と納期を教えてほしい」と見積を依頼し、販売側が「この機種20台で、合計金額はいくら、納期はいつ」と回答する関係です。

なお、見積依頼書を送った時点では、まだ正式な注文ではありません。 購入側は受け取った見積書の内容を確認し、購入することを決めてから、注文書（発注書）などで正式に注文します。