注文請書とは？注文書との違い・書き方・発行のタイミング

取引先から注文を受けたとき、「注文請書を発行してください」と言われたことはありませんか？

注文請書（ちゅうもんうけしょ）は、注文を受けた会社が、発注者に対して「この内容で注文をお受けします」と伝えるための書類です。

注文書と名前が似ていますが、発行する側と役割が異なります。

この記事では、注文請書の役割や注文書との違い、発行するタイミング、主な記載項目、注文内容と条件が異なる場合の対応を紹介します。

注文請書とは？

注文請書は、商品やサービスの注文を受けた側が、その注文を引き受けることを発注者に伝える書類です。

例えば、会社が販売店へモニター10台を注文したとします。

販売店は注文書に記載された商品名・数量・金額・納期などを確認し、その内容で対応できる場合に注文請書を発行します。

購入側は注文請書を受け取ることで、販売店がどのような条件で注文を引き受けたのかを確認できます。

注文請書は、注文内容について双方の認識をそろえ、後から取引条件を確かめるためにも役立ちます。

注文書と注文請書の違い

注文書と注文請書の最も大きな違いは、書類を発行する側と、相手に伝える内容です。

例えば、モニター10台を購入する会社は注文書を作成し、販売店へ送ります。

一方、注文を引き受けた販売店は、必要に応じて注文請書を発行し、購入する会社へ返します。

説明用の架空取引：購入会社A ／ 販売会社B

同じ取引について、注文番号・商品名・数量・金額などが対応しているかを示した説明用の見本です。

購入側が「この条件で注文します」と伝えるのが注文書、販売側が「その注文を引き受けます」と伝えるのが注文請書です。

注文請書はいつ発行する？

注文請書は、販売側が注文書を受け取り、注文内容を確認した後に発行するのが一般的です。

例えば、モニター10台の注文を受けた場合、販売店は商品の手配が可能か、価格や数量に間違いがないか、希望する納期に対応できるかなどを確認します。

その内容で注文を引き受ける場合に、注文請書を発行して購入側へ伝えます。

ただし、すべての取引で注文請書を発行するわけではありません。

注文請書を発行しない取引もある

注文書を受け取ったことや、注文を引き受けたことをメールで返信したり、受発注システム上で通知したりする取引もあります。

例えば、販売店が注文内容を確認し、「ご注文を承りました。納期は10月30日を予定しています」とメールで返信する方法です。

• 注文内容の確認
• 承諾した内容の返信・記録

注文書と見積書を照合し、注文内容を確認する場面
注文請書を発行しない場合も、どの注文をどのような条件で引き受けたかが分かるようにします。

なお、契約が成立するタイミングは、注文書や注文請書という書類の名称だけで決まるものではありません。双方の合意内容や、あらかじめ取り決めた取引条件などによって判断されます。

注文請書に記載する主な項目と書き方

注文請書には、どの注文を、どのような条件で引き受けたのかが分かる情報を記載します。

主な記載項目は次のとおりです。

モニター10台の注文請書の記入例

購入会社Aから、モニター10台の注文を受けた場合の例です。

注文請書（説明用見本）

※架空の会社・商品・金額・条件を使用した説明用の例です。

注文請書を作成するときは、対応する注文書と商品名・数量・金額・納期などを照合します。

特に、複数の注文を受けている場合には、注文番号を記載しておくと、どの注文を引き受けたのかが明確になります。

注文書と注文請書の内容が違う場合

注文を受けた販売側が、購入側の希望する条件に対応できないこともあります。

例えば、購入側が10月30日の納品を希望していても、販売側が対応できるのは11月5日になる場合です。

購入側の希望納期と、販売側が提示する納期が異なる例です。

この場合、購入側は11月5日の納品でも問題ないかを判断し、販売側へ回答する必要があります。

11月5日でよければ、その条件で進めることを双方で確認します。一方、10月30日までの納品が必要な場合は、別の商品への変更や数量の調整などを相談することになります。

注文請書に11月5日と記載されているだけで、購入側もその日付を承諾したことになるとは限りません。条件が異なる場合は、双方が納得した内容で取引を進めることが大切です。

納期だけでなく、商品名・数量・金額・作業範囲などが異なる場合も同様です。変更した条件について合意し、必要に応じて注文書や注文請書を修正します。

注文請書についてよくある質問

注文請書は必ず発行しなければならない？

通常の商品売買では、すべての取引について注文請書の発行を義務付ける共通の決まりはありません。

メールや受発注システムで注文を受け付ける場合もあります。ただし、業種や契約によって所定の書面が必要な場合があるため、取引先との取り決めに従ってください。

注文請書に収入印紙は必要？

注文請書という名称だけで、収入印紙が必要かどうかが決まるわけではありません。

例えば、商品の通常の売買と、工事や加工などの請負契約では、印紙税の取り扱いが異なります。

紙の注文請書が請負契約の成立を証明する文書に当たる場合は、収入印紙が必要になることがあります。

詳しい判断については、注文請書と印紙税を解説する関連記事で紹介します。

注文請書はメールで送ってもよい？

注文請書はPDFファイルにしてメールで送る方法もあります。

ただし、取引先との契約や業種ごとの規定によっては、書類の形式や交付方法が指定される場合があります。

送付後も、どの注文に対する回答なのかが分かるよう、注文番号やメールのやり取りを確認できる形で管理しておくとよいでしょう。

注文請書に印鑑は必要？

通常の商品売買で使用する注文請書について、必ず押印しなければならないという一律の決まりはありません。

ただし、取引先との契約条件や業種ごとの規定で、署名・押印などが求められる場合があります。使用する書類の形式に合わせて確認してください。