納品書とは？役割・書き方・確認項目と分納時の注意点

注文した商品が届くと、荷物と一緒に「納品書」が入っていることがあります。

納品書は、販売側が「何を、いくつ届けたか」を購入側に伝えるための書類です。

商品を受け取る側は、納品書を見ながら注文した商品が届いているか確認します。一方、商品を届ける側は、実際の納品内容と一致するように納品書を作成する必要があります。

この記事では、納品書の役割や書き方、受け取ったときの確認方法、複数回に分けて納品する場合の注意点を紹介します。

納品書とは？

納品書は、販売側が購入側に対して、納品した商品や数量などを知らせる書類です。

例えば、会社で注文したモニター10台が届いたとき、納品書には商品名・型番・数量・納品日などが記載されています。

購入側は納品書と実際に届いた商品を照らし合わせ、注文した商品が届いているかを確認します。

購入担当者が、届けられたモニターの未開封の箱を受け取る場面です。

納品書は紙で商品に同封されるほか、PDFなどの電子データで送られることもあります。

また、納品書に「10台」と書かれていることと、購入側が実際に10台受け取り、内容を確認したことは同じではありません。納品書には販売側が届けた内容が記載されており、購入側はその内容を現物と照合します。

納品書と注文書・請求書の違い

納品書は、注文書や請求書と同じ取引で使用される書類ですが、それぞれ役割が異なります。

例えば、モニター10台の取引では、購入側が注文書を送り、販売側が商品と納品書を届け、その後、請求書によって代金を請求する流れが考えられます。

注文書は「何を注文するか」、納品書は「何を届けたか」、請求書は「いくら請求するか」を示します。

納品書と請求書には、同じ商品名や数量が記載されることがあります。ただし、納品書は届けた内容を示す書類で、請求書は支払いを求める書類です。

請求書が発行される時期は取引条件によって異なり、納品ごとに発行する場合もあれば、一定期間の取引をまとめて請求する場合もあります。

納品書に記載する主な項目

納品書には、購入側が注文内容や届いた商品と照合できるように、必要な情報を記載します。

納品書には単価や金額を記載する形式もありますが、商品名・数量を中心に記載し、金額を載せない形式もあります。

複数の事業所へ商品を届ける場合は、納品先の会社名だけでなく、部署や拠点名まで記載すると、どこへ届ける商品なのかが明確になります。

また、注文番号を記載しておくと、購入側は自社が発行した注文書と納品書を結び付けやすくなります。

納品書の書き方と記入例

販売側が納品書を作成するときは、注文書や出荷記録をもとに、実際に届ける商品と数量を記載します。

例えば、モニター10台を注文した会社へ、10台すべてを納品する場合を考えてみましょう。

モニター10台を納品する場合の記入例

納品書（説明用見本）

※架空の会社名・商品名・番号・日付による説明用の見本です。実際には納品先の住所など、取引に必要な情報を記載します。

納品書番号・注文番号・納品日・商品名・型番・数量などの記入位置を示します。

出荷する商品と納品書を照合する

納品書の作成時には、注文書の内容だけでなく、実際に出荷する商品も確認します。

例えば、型番の似たモニターを複数取り扱っている場合、注文された商品と出荷する商品の型番が一致しているかを確認する必要があります。

数量についても、注文書に10台と記載されていても、実際に出荷するのが9台であれば、納品書に10台と記載してはいけません。

納品書には、注文した数量ではなく、今回実際に納品する数量を記載します。

出荷担当者が商品・型番・数量を確認し、実際に届ける内容を納品書へ反映する場面です。

納品書を受け取ったときの確認方法

購入側は商品を受け取ったら、納品書に記載された内容と、注文書・現物を照合します。

主に確認するのは、商品名・型番・数量です。

例えば、注文書ではモニター10台を注文し、納品書にも10台と記載されているのに、実際には9台しか届いていなかったとします。

納品書には10台と記載されていますが、現物が9台しかないため、数量が一致していません。

このような場合は、不足が分かったら直ちに販売側へその旨を連絡し、追加で納品されるのか、出荷内容に間違いがあったのかを確認します。商人間の売買における検査・通知のルールは、検収の記事で紹介しています。

商品によっては、数量だけでなく型番や付属品も確認します。

例えば、モニター本体が10台そろっていても、電源ケーブルが不足していれば、その内容を記録して販売側へ連絡します。

なお、複数回に分けて納品することが決まっている場合は、注文した数量と今回届いた数量が一致しないこともあります。その場合は、今回の納品予定数と実際の数量を照合します。

分納する場合の納品書の書き方

注文した商品を複数回に分けて納品することを「分納（ぶんのう）」といいます。

例えば、モニターを10台注文されたものの、最初に6台を納品し、残りの4台を後日納品する場合です。

このとき、最初の納品書には、注文した10台ではなく、今回届ける6台を納品数量として記載します。

今回納品：6台

未納品の残り：4台

今回の納品書の数量欄 6台

• 注文数量：10台
• 今回の納品数量：6台
• 未納品の残り：4台

分納する場合の記入例

納品書（1回目・説明用見本）

残り4台を納品するときには、2回目の納品書に、その回に届ける4台を記載します。

分納の際には、今回届けた数量と、まだ納品していない数量が分かるようにしておくと便利です。

購入側も、予定されていた分納なのか、単に商品が不足しているのかを判断しやすくなります。

納品書と検収の違い

商品が届くと、「納品」「受領」「検収」という言葉が使われることがあります。

例えば、モニター10台の箱を受け取った段階では、まだ中身の確認が終わっていない場合があります。

その後、注文した型番と一致しているか、数量や付属品はそろっているか、破損がないかなどを確認し、問題がなければ検収を完了するという流れです。

納品書は販売側が届けた内容を示す書類であり、納品書を受け取ったことだけで、検収まで完了したことにはなりません。

検収の具体的な進め方や、不良品・数量不足があった場合の詳しい対応は、検収について解説する記事で紹介します。