紙と電子の取引書類は何が違う？送付・承認・保存方法を比較

見積書や請求書を、紙ではなくPDFなどの電子データでやり取りする会社が増えています。

電子化すると、郵送や書類を手渡す手間が減り、離れた場所にいる担当者とも書類を共有しやすくなります。一方、保存場所や承認方法が決まっていないと、必要な書類を探せなかったり、どれが正式な書類なのか分からなくなったりすることもあります。

この記事では、紙と電子の取引書類について、送付・受け取り、社内承認、保管・検索の違いを紹介します。

紙と電子の取引書類の違い

見積書、注文書、請求書、領収書などの取引書類は、紙でも電子データでも作成・送付できます。

書類としての役割は同じですが、扱い方には次のような違いがあります。

例えば、同じ請求書でも、紙の場合は郵送で受け取って担当者に回覧し、承認後にファイルへ綴じる運用があります。

電子の場合は、メールで受け取ったPDFを所定の場所へ登録し、関係者が画面で内容を確認して承認する方法があります。

ただし、PDFを使っているだけで、自動的に承認や管理ができるわけではありません。電子化の効果は、どのような仕組みで運用するかによっても変わります。

書類の送付・受け取り方の違い

紙の書類を送る場合

紙の書類は、印刷して郵送するか、相手へ直接渡して届けます。

郵送では、印刷・封入・発送などの作業が必要になり、相手に届くまでにも日数がかかります。

一方、契約書など、紙の原本を取り交わすことが取引先との間で決められている書類もあります。

電子の書類を送る場合

電子データなら、作成した見積書や請求書をPDFにしてメールへ添付したり、取引先が利用するシステムへ登録したりする方法で送付できます。

郵送にかかる時間がなくなり、相手も受け取ったデータをそのまま社内で共有できます。

ただし、送信先を間違えると、取引金額や取引先情報などが第三者に渡ってしまうおそれがあります。また、メールの送信履歴が残っていても、相手が内容を確認したとは限りません。

重要な書類では、送付先の確認に加え、受領確認の方法も決めておくとよいでしょう。

社内での回覧・承認方法の違い

会社では、受け取った見積書や請求書について、担当者や上司が内容を確認し、承認する業務があります。

紙の場合

紙の書類では、担当者から上司、経理担当者へと順番に回覧する方法があります。

押印や署名によって承認した人を確認できますが、承認者が不在の場合は、書類の回覧が止まることがあります。

また、複数の担当者が確認するためにコピーを作成すると、修正前の書類が手元に残る場合もあります。

電子の場合

電子データでは、メールで関係者へ送付する方法のほか、ワークフローシステムを使って承認を依頼する方法があります。

ワークフローシステムとは、申請から承認までの流れを電子的に管理する仕組みです。

例えば、請求書を受け取った担当者がシステムに登録すると、上司へ承認依頼が届き、承認後に経理担当者へ回すといった運用ができます。

対応するシステムでは、誰が、いつ承認したのかを履歴として残すこともできます。

また、書類が修正された場合に、修正前と修正後のファイルを区別し、どの版が承認されたのか分かるように管理できます。

電子データでは、書類を共有することと、正式に承認することを分けて管理することが重要です。

メールでPDFを送っただけでは、相手が承認したのか、単に受け取っただけなのか分からない場合があります。

保管・共有・検索方法の違い

紙の書類と電子データでは、保管場所と探し方にも違いがあります。

紙の保管ファイルと共有場所のPDFを探す場面

紙の書類を管理する場合

紙の書類は、取引先別や年度別にファイルへ綴じ、書庫などに保管する方法があります。

例えば、2026年度の請求書を取引先別に整理しておけば、必要な書類を該当するファイルから探せます。

ただし、書類が増えるほど保管場所が必要になり、離れた事業所の担当者が確認するには、コピーやスキャンなどの作業が必要になります。

電子の書類を管理する場合

電子データは、共有フォルダーや文書管理システムなどへ保存できます。

例えば、請求書番号や取引先名を手がかりに検索できるようにしておけば、大量のファイルから目的の請求書を探しやすくなります。

また、閲覧権限を設定することで、必要な担当者だけが書類を確認できるようにすることもできます。

ただし、担当者がそれぞれのパソコンやメールボックスにPDFを保存しているだけでは、ほかの人が必要な書類を探せません。

電子データを共有するときに決めておきたいこと

電子データを複数人で扱う場合は、次のような管理方法を決めておくと便利です。

保存先・閲覧権限・承認状況をそろえて管理する場面

例えば、請求書の金額が訂正され、取引先から新しいPDFが届いた場合、古いファイルと新しいファイルが混在すると、誤った金額で支払処理を行うおそれがあります。

訂正された理由や、どちらが処理対象の書類なのかを分かるように管理することで、こうした間違いを防ぎやすくなります。

なお、税務上保存が必要な電子取引データについては、保存要件に従って管理する必要があります。

紙と電子を切り替えるときの注意点

紙の書類を電子化する場合や、電子で受け取った書類を印刷する場合には、保存に関するルールも確認する必要があります。

紙の書類をスキャンして保存する場合

紙で受け取った請求書や領収書をスキャンし、PDFとして保管する方法があります。

ただし、紙の原本に代えて電子データを保存する場合には、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。

単にスキャンして共有フォルダーに保存しただけで、必ず紙の原本を廃棄できるわけではありません。

電子で受け取った書類を印刷する場合

メールで受け取ったPDF請求書などは、電子帳簿保存法上の「電子取引データ」に該当します。

業務上の確認や回覧のために紙へ印刷することはできますが、原則として電子データ自体の保存が必要です。

印刷した書類だけを残して電子データを削除する方法では、電子取引データの保存義務を満たせません。

紙のスキャンと、最初から電子で受け取ったデータの保存の違い

保存期間や電子取引データの詳しい保存要件については、関連記事で紹介しています。

• 「取引書類は何年保存する？保存期間と数え方・廃棄の判断」
• 「電子取引データとは？保存方法と電子帳簿保存法の基本ルール」

紙と電子のどちらを利用する場合でも、書類の送付・承認・保存の方法を取引先や社内で整理しておくことで、必要な記録を後から確認しやすくなります。