購買業務の流れと使う書類
会社でパソコンやモニターなどの備品を購入するとき、購買担当者はどのような仕事をするのでしょうか？
購買業務では、必要な商品の条件を整理して見積を取り、購入先を決めて注文します。商品が届いたら注文内容と照らし合わせ、請求書を確認して代金を支払うところまでが一連の流れです。
ここでは、会社でモニター10台を購入する場合を例に、購買側の仕事の流れと、それぞれの段階で使う書類の役割を紹介します。
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購入条件の整理
モニターを10台そろえたい。でも、いくらくらいするんだろう？
まずは販売店に、価格や納期を聞いてみることにしました。
用途・数量・希望納期のメモです。まだ取引先と書類は交わしていません。
買いたいものは「モニター10台」。価格や納期は、これから相談します。
1. 購入条件を整理し、見積内容を比較する
備品を購入するときは、まず必要な商品の種類や数量、希望する納期、予算などを整理します。
例えばモニター10台を購入する場合は、画面サイズや接続端子などの必要な仕様に加え、いつまでに、どこへ納品してほしいのかを販売店へ伝えます。
販売店はその条件に合わせて価格や納期を調べ、「見積書」を提示します。
見積書を受け取ったら、予算に合っているか、希望する納期に間に合うかなどを確認します。複数の販売店から見積を取る場合は、金額だけでなく、商品やサービスの条件も比較することが大切です。
例えば、同じ機種のモニター10台でも、送料が商品代金に含まれている見積と、送料が別料金になっている見積では、支払う合計金額が異なります。設置作業の有無や保証条件なども比較するポイントです。
本体だけでなく、送料と作業の欄も見比べます。
数量：10台
- 送料
- 商品代金に含む
- 設置作業
- 含む
数量：10台
- 送料
- 別途
- 設置作業
- 作業なし
同じ型番・10台を共通条件にした、架空の2社の見積抜粋です。費用・作業の範囲を比べるための例で、本文の個別の見積記入例とは別の設定です。
同じモニター10台の見積について、本体価格だけでなく、送料や設置費などの条件を比較している場面。
2. 購入を決定し、注文書を送る
見積内容を比較し、購入する商品と販売店を決めたら、正式な注文に進みます。
会社によっては、発注する前に上司などの承認が必要です。その場合は、購入する理由や商品、金額などを社内で申請し、承認を得てから注文します。こうした申請に「稟議書」などを使う会社もあります。
正式な注文を販売店へ伝えるための書類が「注文書（発注書）」です。
注文書には、商品名・数量・金額・納期・納品先などを記載します。今回の例では、見積内容に基づいてモニター10台を注文します。
販売店からは、注文を引き受けたことを示す「注文請書」が届く場合もあります。注文請書に記載された商品や数量、納期などが、注文した内容と一致しているか確認しておくと安心です。
注文書や注文請書は、後から注文内容を確認するときにも使うため、取引の記録として保管します。
3. 商品を受け取り、注文内容と照合する
注文したモニター10台が販売店から届いたら、商品を受け取ります。これが「受領」です。
商品の納品時には、商品名や数量などを記載した「納品書」が添えられていることがあります。
商品を受け取った後は、注文した内容と実際に届いた商品を照らし合わせます。この確認作業を「検収（けんしゅう）」といいます。
今回の例では、注文書と納品書を見ながら、注文した機種のモニターが10台そろっているか、商品に破損がないかなどを確認します。
「受領」は商品を受け取ること、「検収」は注文どおりの商品が届いたかを確かめることです。
検収が終わったら、その結果を記録します。会社や取引によっては「検収書」を作成したり、販売店へ確認結果を伝えたりすることもあります。
この検収結果は、後から請求内容を確認する際にも役立ちます。
4. 請求内容を確認し、支払いを進める
商品を受け取り、検収が終わると、販売店から「請求書」が届きます。
請求書には、購入した商品や数量、請求金額、支払期限、振込先などが記載されています。
購買担当者は、請求書の内容が見積書や注文書と一致しているか、実際に納品・検収した商品に対する請求になっているかを確認します。
今回の例では、注文したモニター10台をすべて受け取り、検収も終わっているため、10台分の代金が正しく請求されていることを確かめます。
会社によっては、購買担当者とは別に、経理部などが支払いを担当しています。
その場合、購買担当者は注文書や請求書に加え、商品が納品されたことや検収が終わったことを示す記録を支払担当者へ引き継ぎます。
- 購買担当
注文書・注文番号
- 納品・確認の記録
納品日・検収結果
- 支払担当
請求書と記録の照合
購買担当が注文内容や検収結果を確認し、支払担当へ必要な書類・情報を渡す流れ。
支払担当者は、引き継がれた書類を確認し、支払期限までに振込などの手続きを進めます。
支払いが終わったら、振込記録などを保管し、どの請求書に対する支払いなのかを確認できるようにしておきます。
購買業務で使う書類のつながり
購買業務では、見積で確認した条件をもとに注文し、届いた商品と注文内容を照合してから、請求された代金を支払います。
今回のモニター10台の購入では、主に次のような書類が使われます。
| 書類 | 購買業務での役割 |
|---|---|
| 見積書 | モニター10台の価格や納期などを確認する |
| 注文書（発注書） | モニター10台を正式に注文する |
| 注文請書 | 販売店が引き受けた注文内容を確認する |
| 納品書 | 届いたモニター10台の内容を確認する |
| 検収書・検収記録 | 注文どおりの商品を受け取った結果を記録する |
| 請求書 | モニター10台分の請求内容と支払期限を確認する |
これらの書類を関連付けて管理することで、「何を注文したか」「注文どおりの商品が届いたか」「いくら支払うのか」を確認できます。
また、購買担当者と支払担当者が別の部署にいる場合にも、注文番号や納品日、検収結果などを引き継ぐことで、一つの取引に関する情報を共有できます。
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