注文書・発注書とは？違い・書き方・主な記載項目

会社で商品を購入することになり、「注文書を作成しておいて」と頼まれたことはありませんか？

注文書（発注書）は、購入する商品や数量、金額などを販売側に伝え、正式に注文するための書類です。

見積書と似た項目が並んでいますが、見積書は販売側から条件を提示する書類、注文書は購入側から注文する内容を伝える書類という違いがあります。

この記事では、注文書と発注書の違い、主な記載項目や書き方、送付前の確認事項、注文した後の流れを紹介します。

注文書・発注書とは？

注文書・発注書は、商品やサービスを購入する側が、販売側に正式な注文内容を伝えるための書類です。

例えば、会社でモニター10台を購入する場合、販売店から見積書を受け取り、金額や納期などを確認した後、注文書を送って購入を依頼します。

注文書には、商品名や数量、金額のほか、希望納期や納品先などを記載します。販売側はその内容を確認し、受注手続きや商品の手配を進めます。

口頭やメールだけで注文する取引もありますが、注文書を使うと、何をどのような条件で注文したのかを書類として残すことができます。

注文書と発注書の違い

注文書と発注書は、実務上ほぼ同じ意味で使われています。

どちらも購入側から販売側へ注文内容を伝える書類で、会社や業界によって呼び方が異なります。

例えば、商品の購入には「注文書」、工事や業務の依頼には「発注書」という名称を使う会社もありますが、明確な使い分けが決まっているわけではありません。

• 購入側 → 販売側
• 書類名：注文書／発注書

購入担当から販売担当へ送る注文
どちらも、購入側が注文内容を伝える書類の呼び名です。

社内で決められた書式や取引先から指定された名称がある場合は、それに合わせて作成するとよいでしょう。

注文書・発注書に記載する主な項目

注文書には、販売側が商品やサービスを正しく手配できるよう、注文内容と取引条件を記載します。

記載する項目は、注文する商品やサービスによって異なります。

例えば、モニターなどの物品購入では商品名・型番・数量が中心ですが、設置工事や業務を依頼する場合には、作業内容や実施場所、完了希望日なども重要になります。

また、見積書をもとに注文する場合は、見積番号を記載しておくと、販売側がどの見積に対する注文なのかを確認しやすくなります。

注文書・発注書の書き方と記入例

注文書を作成するときは、販売側から提示された見積書をもとに、商品名・数量・単価・金額などを記載します。

例えば、見積を依頼していたモニター10台を、提示された条件で購入する場合を考えてみましょう。

モニター10台の注文書の記入例

以下は、税抜単価20,000円のモニターを10台注文する場合の例です。

注文書（説明用見本）

※金額・日付・商品名・条件は説明用の例です。

注文番号は、この注文を管理するための番号です。見積番号は、販売側から提示された見積書と対応させるために記載します。

同じ取引先から複数の見積書を受け取っている場合、「先日の見積どおり」と書くよりも、見積番号と商品名・数量を明記した方が、注文内容の取り違えを防ぎやすくなります。

見積書から金額を転記するときの注意

見積書をもとに注文書を作成する場合は、税抜金額・消費税額・税込合計を、それぞれ対応する欄へ転記します。

例えば、見積書に「本体価格200,000円、消費税20,000円、税込合計220,000円」と記載されていれば、注文書でも同じ金額と税区分になっているか確認します。

ただし、確認するのは金額だけではありません。

例えば、見積書では送料込みだったのに、注文書では送料が別料金になっていたり、設置作業の有無が異なっていたりすると、双方で想定している取引条件が変わってしまいます。

また、見積書が訂正・再発行されている場合は、古い見積書の金額を使っていないかにも注意が必要です。

見積書と注文書は、商品・数量・金額だけでなく、送料や作業範囲なども一致させることが大切です。

注文書を送る前に確認すること

注文書を送付する前には、必要な社内承認が完了しているか、記載した内容が正しいかを確認します。

特に、商品名・型番、数量、金額、納期、納品先などは、入力を間違えると、意図しない商品が届いたり、納品先を間違えたりする原因になります。

希望納期と確定した納期の違い

注文書に「10月30日納品希望」と記載しても、必ずその日に商品が届くと決まったわけではありません。

例えば、販売店から提示された納期が「ご注文後約1週間」だった場合、実際の注文日や在庫状況によって納品予定日が決まります。

購入側が希望する日付と、販売側が対応できる日付を確認し、必要に応じて調整することになります。

納期が重要な取引では、注文書を送る前に希望日への対応が可能か確認しておくとよいでしょう。

社内承認後に注文内容が変わった場合

社内承認を受けた後に、商品の価格や数量、納期などが変更されることもあります。

例えば、モニター10台を税込220,000円で購入する承認を受けた後、価格改定によって250,000円になった場合です。

そのまま注文書の金額だけを書き換えるのではなく、変更後の条件について再度社内承認が必要か確認してください。

金額が変わらない場合でも、商品や納品条件の変更によって承認手続きが必要になることがあります。

• 承認した見積書と、送付する注文書の内容を照合
• 変更があれば社内の決裁ルールに沿って確認

承認した見積を確認して発注する場面
承認済みの内容と、実際に注文する内容が一致しているかを確かめる場面です。

注文書を送った後の流れ

注文書を送付すると、販売側は注文内容を確認し、商品の手配や作業の準備を進めます。

販売側からは、注文請書や受注確認書が届くことがあります。

注文請書は、販売側が注文を引き受けたことを購入側へ伝える書類です。

注文請書を発行せず、メールや受発注システムで受注を確認する取引もあります。

購入側は、販売側からの回答を確認し、商品・数量・金額・納期などに間違いがないか確かめておくと安心です。

特に、希望納期と販売側が回答した納期が異なる場合は、実際にいつ納品される予定なのかを把握しておく必要があります。

その後は、商品の納品、納品内容の確認、請求書の受領、代金の支払いといった流れへ進みます。

なお、契約がいつ成立するかは、取引先との契約条件や双方の合意内容などによって決まります。注文請書が発行される場合も、必ずその時点で初めて契約が成立するとは限りません。

注文書・発注書についてよくある質問

注文書と発注書は、どちらを使えばよい？

どちらも正式な注文内容を伝える書類として使用できます。

社内で決められた名称や書式がある場合は、それに従ってください。取引先から指定された様式がある場合も、その指定に合わせるとよいでしょう。

注文書に収入印紙は必要？

通常の商品購入に使用する注文書では、収入印紙が不要なことが多くあります。

ただし、注文書という名称でも、実質的に契約の成立を証明する文書に該当する場合は、印紙税の課税対象となることがあります。

特に、工事などの請負契約に関する書類では、契約内容や書類の役割によって取り扱いが異なります。

収入印紙が必要かどうかは、書類の名称だけでなく、その内容をもとに判断します。

注文書を送った後に変更やキャンセルはできる？

商品や数量を変更したい場合は、できるだけ早く販売側へ連絡してください。

すでに商品を手配していたり、契約が成立していたりすると、一方的な変更やキャンセルができない場合があります。

変更することになった場合は、変更後の商品・数量・金額・納期などを双方で確認し、必要に応じて注文書を修正します。

社内承認を受けた注文内容が変わる場合は、再承認の要否も確認してください。

注文請書は必ず発行される？

すべての取引で注文請書が発行されるわけではありません。

メールや受発注システムで注文を受け付けたことを知らせる場合もあります。また、業種や契約によっては所定の書面が必要な場合もあります。

注文を受け付けたかどうかは、利用している取引方法に合わせて確認するとよいでしょう。