検収とは？確認方法・検収書の書き方と受領との違い

注文した商品が届いたとき、数量がそろっていても、型番が違っていたり、傷が付いていたりすることがあります。

このような間違いや不具合がないか、注文した内容と実際に届いた商品を照らし合わせて確認するのが「検収」です。

検収は商品を購入したときだけでなく、工事やシステム開発など、依頼した作業の完了を確認する際にも行います。

この記事では、検収の意味や確認方法、問題が見つかった場合の対応、検収書の書き方について紹介します。

検収とは？

検収（けんしゅう）とは、納品された商品や完了した作業が、注文内容や契約で決めた条件に合っているかを確認し、受け入れることです。

例えば、会社でモニター10台を購入した場合、届いた商品が注文した型番と一致しているか、10台そろっているか、破損がないかなどを確認します。

また、モニターの設置作業まで依頼していた場合は、指定した場所への設置が完了しているかなども検収の対象になります。

何をどこまで確認するかは、商品やサービスの内容、取引先との契約条件などによって決まります。

受領と検収の違い

受領は、商品などを受け取ることです。一方、検収は、受け取った商品が注文した条件に合っているかを確認することです。

例えば、モニター10台がそれぞれ箱に入って届いた場合、外箱10箱を受け取った段階では、まだ中身が正しいとは分かりません。

その後、箱を開けて確認したところ、1台だけ注文した商品と異なる型番だった、という場合もあります。

商品を受け取ったことと、検収が完了したことは別です。

受領の際に署名や押印をしていても、それだけで商品の検収まで完了したとは限りません。受領について詳しく知りたい場合は、受領書を解説する記事も参考にしてください。

検収では何を確認する？

検収では、注文書や納品書などをもとに、届いた商品や完了した作業を確認します。

モニター10台を購入した場合には、次のような項目が考えられます。

• 型番：注文した商品と一致しているか
• 数量：注文した台数がそろっているか
• 状態：傷や破損などの問題がないか

型番・数量・状態を確認する場面

例えば、モニター本体が10台そろっていても、必要な電源ケーブルが1本不足していれば、注文条件を満たしていない可能性があります。

また、工事やシステム開発などの検収では、完成したものが依頼した仕様や作業範囲を満たしているかを確認します。

検収で不一致や不具合が見つかった場合

会社同士で商品を売買する場合は、原則として、受け取ったら時間を空けずに内容を確認します。商品や数量が注文と違う、不具合があるといった場合は、分かった時点ですぐに販売側へ知らせる必要があります。

連絡が遅れると、商品の交換や不足分の納品を求められなくなることがあります。契約で決めた確認方法や期限も踏まえ、社内の検収手続きが終わるのを待たずに連絡します。

検収中に数量の不足や型番違い、破損などが見つかった場合は、問題のある商品と、その内容を記録して販売側へ連絡します。

例えば、注文したモニター10台のうち、9台は注文どおりでしたが、1台だけ異なる型番が届いていた場合です。

この場合は、対応する注文番号、誤って届いた商品の型番、正しい型番、数量などを販売側へ伝えます。

交換や再納品などの対応を決めた後、正しい商品が届いたら、必要な確認を改めて行います。

• 注文番号と、問題のある商品の型番
• 数量・状態などの相違点を記録

不一致の内容を記録して販売側へ連絡する場面

問題のない9台だけ先に検収を完了できるか、10台すべての確認が終わるまで保留するかは、契約条件や社内の運用によって異なります。

確認が終わっていない商品や問題が残っている商品を、すべて検収済みとして扱わないことが重要です。

検収書とは？記載項目と書き方

検収書は、商品やサービスについて検収を行った結果を記録する書類です。

納品書は販売側が「何を届けたか」を示す書類ですが、検収書は購入側が「何を確認し、どのような結果だったか」を記録するために使います。

• 納品書：販売側が届けた内容
• 検収書：購入側が確認した結果

納品した内容と、検収した結果の違い

検収書に記載する主な項目

モニター10台の検収書の記入例

以下は、注文したモニター10台が届き、すべての確認項目に問題がなかった場合の例です。

検収書（説明用見本）

※架空の会社名・商品名・注文番号を使用した説明用の見本です。

検収書に記載する内容は、実際に確認した結果に合わせます。

例えば、10台のうち1台に型番違いがあった場合は、10台すべてを合格と記録するのではなく、問題のある商品と確認結果を明確にします。

検収書の発行と検収結果の記録方法

検収書は、検収結果を確認した後に作成する書類です。

ただし、すべての取引で独立した検収書を作成するわけではありません。

検収書に代えて、受発注システムに結果を登録したり、所定の確認票や納品書の控えに検収結果を記録したりする方法もあります。

また、検収結果を販売側へ通知し、その内容を請求手続きに利用する取引もあります。

どの方法で記録する場合も、誰が・いつ・何を確認し、どのような結果だったのかが分かるようにすることが基本です。

検収の方法や完了の判断、書面の提出方法は、法令上の検査・通知のルールと、取引先との契約条件に沿って社内で定めます。