販売業務の流れと使う書類
お客様から商品の購入相談を受けたとき、販売する会社ではどのような仕事が行われるのでしょうか？
販売業務は、価格や納期を提示する見積から始まり、注文の受付、商品の手配・納品、請求、入金確認へと進みます。それぞれの段階では、見積書や注文書、納品書、請求書などの書類が使われます。
ここでは、取引先からモニター10台の注文を受ける場合を例に、販売側の仕事の流れと、それぞれの書類の役割を紹介します。
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見積依頼の受付・条件確認
「モニター10台が欲しい」とのご相談。どんな商品をお探しだろう？
用途や希望する仕様、数量、希望納期などを聞き、見積に必要な条件をそろえます。
購入側の希望条件が販売側に伝わりました。
1. 見積依頼を受けて、条件をまとめる
お客様から商品の問い合わせや見積依頼を受けたら、まず希望する商品や数量、納期などを確認します。
例えば「モニターを10台購入したい」という相談でも、画面サイズや接続端子などの希望によって、提案する商品が変わります。納品先や設置作業の有無なども、見積を作成するうえで必要な情報です。
希望条件が分かったら、販売できる商品の価格や在庫状況、納期などを調べます。仕入先から取り寄せる商品であれば、仕入価格や入荷予定日を確認することもあります。
こうして整理した内容をお客様へ提示する書類が「見積書」です。
見積書には、商品名・数量・単価・金額・納期などを記載します。設置作業や配送費などが必要な場合は、商品代金と分けて記載すると、何にいくらかかるのかが分かりやすくなります。
- 商品・機種と必要台数
- 接続などの使用条件
- 納品先・希望納期
モニター10台の購入相談を受け、商品の仕様や数量、納品先などを確認している場面。
2. 注文内容を確認し、商品を手配する
お客様が見積内容に納得し、正式に注文すると、販売側には「注文書（発注書）」が届きます。
注文書を受け取ったら、商品名・数量・金額・納期などが見積書と一致しているか確認します。見積書と注文書の内容を照合することで、お客様と合意した条件に沿って商品を手配できます。
注文を引き受けたことや、承諾した条件をお客様へ伝えるために「注文請書」を発行する場合もあります。
受注後は、約束した納期に商品を届けられるよう準備を進めます。
自社に在庫があれば必要な10台を確保し、在庫がなければ仕入先やメーカーへ発注します。商品を取り寄せる場合には、入荷予定の確認や配送の手配なども販売側の仕事です。
このように、販売側はお客様から受けた注文をもとに、必要な商品をそろえて納品の準備を進めます。
3. 商品を納品し、受け取りを確認する
注文されたモニター10台がそろったら、お客様が指定した場所へ届けます。これが「納品」です。
納品の際には、届ける商品名や数量などを記載した「納品書」を添えることがあります。納品書は、何をどれだけ届けたのかを販売側と購入側で確認するための書類です。
今回の例では、注文を受けたモニター10台を納品します。販売側は、出荷した商品が注文内容と一致しているかを確認し、納品書にも10台と記載します。
お客様が商品を受け取った後、注文した機種や数量、商品の状態などを確認する作業を「検収」といいます。
販売側は、必要に応じてお客様の受領や検収の結果を確認します。注文した10台が問題なく納品・検収されたことを確認できれば、請求の手続きへ進みます。
4. 請求書を発行し、入金を確認する
商品の納品と必要な確認が終わったら、取り決めた条件に従って代金を請求します。その際に発行する書類が「請求書」です。
請求書には、請求する商品や数量、金額、支払期限、振込先などを記載します。
販売側では、注文書や納品記録と照らし合わせ、請求する内容に間違いがないか確認します。
今回の例では、注文を受けたモニター10台をすべて納品しているため、10台分の代金を請求します。
請求書を発行した後は、支払期限に合わせて入金状況を確認します。
代金が振り込まれたら、振込名義や入金額を確認し、どの請求に対する支払いなのかを照らし合わせます。この作業は「入金消込（にゅうきんけしこみ）」と呼ばれます。
請求した金額の入金を確認し、入金記録と請求情報を対応付けることで、代金の回収状況を管理できます。
販売業務は、商品を納品したら終わりではなく、請求した代金の入金を確認するところまで続きます。
モニター10台分
- 1請求先
- 購入会社A
- 2請求額
- 220,000円
- 1振込名義
- コウニュウガイシャ エー
- 2入金額
- 220,000円
銀行には、すでに入金が記録されています。
対応する請求を確認して、請求台帳へ記録
- 請求書番号
- DEMO-INV01
- 対応する入金記録
- まだ対応付けていない
- 台帳上の未消込額
- 220,000円
本文のモニター10台について、請求額220,000円と同額の入金を仮定した説明用例です。会社名・番号・日付は架空です。名義や金額などを照合し、対象の請求との対応を確認して記録します。操作はブラウザ内の説明用表示です。
販売業務で使う書類のつながり
販売業務では、前の工程で決まった条件や記録を、次の工程でも利用します。
今回のモニター10台の取引では、次のような書類が使われています。
| 書類 | 記録する内容 |
|---|---|
| 見積書 | モニター10台の価格や納期などを提示する |
| 注文書 | お客様がモニター10台を正式に注文する |
| 注文請書 | 販売側が引き受けた注文内容を伝える |
| 納品書 | モニター10台を納品した内容を記録する |
| 請求書 | モニター10台分の代金を請求する |
さらに、請求書に対する入金記録を管理することで、代金の支払いまで確認できます。
これらの書類は、商品名や数量、金額などの情報を引き継ぎながら、一つの取引を記録しています。
見積番号や注文番号などを使って書類を関連付けておけば、お客様から問い合わせがあった際にも、見積から受注・納品・請求までの内容を確認しやすくなります。