録画映像の管理ルール

店舗で盗難が発生したときや、来店者から問い合わせがあったとき、防犯カメラの映像は誰が確認し、どのように保存・提供すればよいのでしょうか？

防犯カメラの録画映像には、来店者や従業員などの個人情報が含まれることがあります。そのため、映像を閲覧できる担当者を決めるだけでなく、USBメモリーなどへの保存や社外への提供についても管理が必要です。

この記事では、防犯カメラ映像の閲覧権限、書き出した映像の保管方法、警察や社外への提供、共有・削除のルールについて紹介します。

録画映像の管理の基本

防犯カメラの映像は、録画装置やクラウドサービスに保存されている間だけでなく、パソコンやUSBメモリーなどに書き出した後も適切に管理する必要があります。

例えば、店舗で盗難が発生した場合には、次のような流れで映像を取り扱います。

例えば、録画装置から取り出した映像を担当者のパソコンに保存すると、元の録画装置とは別の場所に映像が残ります。そのファイルをメールで送ったり、USBメモリーへコピーしたりすれば、さらに保存先が増えることになります。録画装置に保存された映像だけでなく、書き出したファイルや共有先まで管理することが重要です。

録画映像の閲覧・書き出し権限

防犯カメラの映像を閲覧できる人は、業務上必要な担当者に限定することをおすすめします。例えば、複数店舗を運営している企業では、各店舗の責任者は自店舗の映像を閲覧でき、本部の管理者は複数店舗の映像を確認できる設定が考えられます。

また、防犯カメラシステムには、映像の閲覧、書き出し、設定変更、アカウント管理などの権限を分けられるものがあります。

例えば、店舗責任者には録画映像を確認する権限を与え、USBメモリーなどへの書き出しは本部の管理者だけが実行できるようにすれば、映像の持ち出しを管理しやすくなります。

ただし、システムによって設定できる権限は異なります。細かな権限設定ができない場合には、書き出しを行う際の申請・承認ルールなどで補う方法があります。

映像の閲覧・操作履歴の記録

防犯カメラシステムには、利用者のログインや映像の閲覧、書き出しなどの操作履歴を記録できるものがあります。例えば、10月10日の15時ごろに発生した荷物の受け渡しトラブルを調べる場合、誰が、どのカメラの、何時から何時までの映像を確認したのかを記録します。操作ログに対応していないシステムでも、閲覧の申請内容や担当者、確認した日時などを社内で記録する方法があります。

また、モニターの設置場所にも配慮が必要です。

録画映像を閲覧する場面

例えば、受付カウンターに防犯カメラのモニターを設置する場合、来訪者から画面が見えない向きに配置することで、ほかの人の映像を不用意に見られることを防げます。

利用者別のアカウントを設定し、従業員の異動や退職に合わせて権限を変更・削除することも大切です。

USBメモリー・パソコンへの書き出しの注意点

録画映像をUSBメモリーやパソコンへ保存することを「書き出し」や「エクスポート」と呼びます。例えば、盗難が発生したときに、該当するカメラの録画映像をUSBメモリーへ保存しておけば、録画装置から離れた場所でも映像を確認できるようになります。

ただし、書き出した映像は録画装置の管理から離れるため、保存先や取り扱う担当者を決めておく必要があります。

書き出し時には、次のような情報を記録しておくとよいでしょう。

• 書き出した理由と担当者
• 対象となるカメラと録画日時
• 保存したファイル名と保存先
• 書き出しを行った日時
• 保管を終了する予定時期

個人所有のパソコンやUSBメモリー、私用のメールアカウントなどは避け、会社で管理している保存先を利用することをおすすめします。

元の録画映像と確認用コピーの管理

事故や盗難などの重要な映像は、加工していない記録を保全し、必要に応じて確認用のコピーを作る方法があります。例えば、社外へ映像を提供する際に、関係のない人物の顔をぼかしたり、必要な場面だけを切り出したりする場合があります。このような加工を行う際は、加工前の映像も適切に保管し、どのような変更を加えたのかを記録しておくと、元の状況を確認しやすくなります。

また、録画装置の時計が実際の時刻とずれている場合は、その差も記録しておくとよいでしょう。例えば、録画装置の時刻が実際より3分進んでいる場合、その情報を残しておけば、別のカメラや入退室記録と照合する際に役立ちます。

なお、これらの管理によって映像の証拠としての評価が保証されるわけではありません。重要な事案で保全方法の判断が必要な場合は、関係機関や専門家へ相談してください。

書き出した記録媒体の保管例

USBメモリーや外付け記録媒体へ保存する場合は、暗号化などの保護措置を講じ、施錠できる場所で保管する方法があります。

録画映像の第三者提供

防犯カメラに映っている人物を識別できる映像は、個人情報に該当します。さらに、特定の個人を検索できるように体系的に管理された映像などは、個人データに該当する場合があります。

個人データを第三者へ提供する場合は、原則として本人の同意が必要ですが、法令に基づく提供など、同意を得ずに提供できる場合もあります。そのため、社外から映像の提供を求められた場合には、受付担当者の判断だけで映像を見せたり渡したりせず、管理責任者が依頼内容を確認する運用をおすすめします。

被害を申し出た人への映像提供

例えば、店舗で財布を紛失したお客様から、「防犯カメラに映っているか確認したい」と依頼されることがあります。しかし、その映像にはほかのお客様や従業員も映っている可能性があります。そのため、依頼を受けた担当者が、その場で録画装置の画面を見せたり、映像ファイルを渡したりすることは避けた方がよいでしょう。

まずは、対象となる日時や場所、依頼の内容を確認し、管理責任者へ引き継ぎます。

また、本人から個人情報保護法に基づく開示請求を受けた場合には、対象映像が「保有個人データ」に当たるかどうかなどに応じて、法令に沿った対応が必要になります。本人以外の人物が映っている場合には、その人の権利や利益にも配慮しながら、開示の方法や範囲を判断します。

警察からの映像提供依頼

店舗で盗難が発生した際などに、警察から防犯カメラ映像の提供を求められることがあります。刑事訴訟法に基づく捜査関係事項照会など、法令に基づく照会に応じる場合は、本人の同意を得ずに映像を提供できることがあります。

例えば、警察から特定の日時・場所の映像について照会を受けた場合には、次の内容を確認して対応します。

• 照会した警察署や担当者
• 照会の根拠と目的
• 提供を求められているカメラと録画日時
• 映像を渡す方法と提供先
• 社内の承認担当者

法令に基づく正式な照会と、任意の協力依頼では、回答義務などの取り扱いが異なる場合があります。

また、映像の提供後に、どの担当者へ、いつ、どの範囲の映像を渡したのかを記録しておくと、後から対応を確認できます。

保守会社・クラウドサービスとの映像共有

防犯カメラの保守やクラウドサービスの利用では、社外の事業者が録画映像や管理情報を取り扱うことがあります。例えば、防犯カメラが正常に録画できなくなった場合、保守会社が遠隔から機器の設定や録画状態を確認するケースです。このような場合には、保守作業に必要な範囲だけアクセスを許可し、作業終了後は不要な権限を停止するなどの管理が適しています。

また、個人データの取り扱いを外部へ委託する場合は、委託先に対する必要かつ適切な監督が求められます。委託先を選定する際には、情報の管理体制や契約内容、事故が発生した場合の対応なども確認しておくとよいでしょう。

グループ会社・海外クラウドでの取り扱い

例えば、複数の会社で構成される企業グループにおいて、各社の防犯カメラ映像を本部で管理する場合があります。グループ会社であっても別法人であれば、委託、共同利用、第三者提供など、映像を共有する仕組みに応じた対応が必要です。

また、海外のクラウドサービスを利用する場合には、サーバーの設置場所だけでなく、海外の事業者が個人データを取り扱うかどうかも重要です。外国にある事業者への個人データの提供に該当する場合は、国内での取り扱いとは異なる法的な対応が必要になることがあります。そのため、クラウドサービスの契約時には、データの保存場所や運営事業者、映像へのアクセス方法などを確認しておくことをおすすめします。

共有URL・USBメモリーでの受け渡しの注意点

録画映像を社外へ提供する方法には、共有URL、メール添付、USBメモリー、共有フォルダーなどがあります。それぞれの方法によって、映像を閲覧できる人や、複製・保存できる範囲が異なります。

例えば、クラウドサービスの共有URLを発行する場合、リンクを知っている人なら誰でも映像を閲覧できる設定になっていることがあります。特定の相手だけに共有したい場合は、閲覧者を指定できる機能や、有効期限を設定できる機能が役立ちます。

また、共有URLを無効にしても、相手が既にダウンロードした映像ファイルまで削除できるわけではありません。そのため、映像を渡す前に、必要な場面だけを選び、共有する相手と範囲を決めておくことが重要です。

書き出した映像の保存期間と削除

防犯カメラの録画映像は、利用目的に応じた期間を設定して保存することが基本です。例えば、通常の録画映像は一定期間が経過すると自動的に上書きされるように設定し、事故やトラブルが発生した場合に必要な映像だけを別途保存する運用があります。

この場合、通常の録画映像と、事故対応のために書き出した映像では、保存期間を分けて管理するとよいでしょう。例えば、通常録画の保存期間が30日間でも、盗難事件の調査に必要な映像は、対応が終わるまで別途保管することがあります。その際には、保管を延長する理由や管理責任者、保存期間を見直す時期などを記録します。

また、保存する必要がなくなった個人データは、遅滞なく消去するよう努めることが求められます。

削除する際には、録画装置やクラウドサービスに残っている映像だけでなく、次のような場所に保存された複製も対象になります。

• パソコンや社内サーバーに保存したファイル
• USBメモリーや外付け記録媒体
• クラウドストレージや共有フォルダー
• 映像をメールに添付して送信した場合の保存データ

例えば、事故対応が終了した後も、関係者のパソコンに映像ファイルが残っていることがあります。映像を削除する際は、どこへ保存・共有したかの記録を確認し、会社で管理できる範囲の複製も含めて整理することをおすすめします。

閲覧・書き出し・提供の記録表

防犯カメラの映像を適切に管理するためには、誰が、どの映像を、何の目的で扱ったのかを記録しておくと役立ちます。例えば、店舗で事故が発生した場合に、現場責任者が録画映像を確認し、その後、本部担当者が映像を書き出して警察へ提供することがあります。

こうした対応を後から確認できるよう、次のような管理記録を用意する方法があります。

例えば、社外へ映像を提供する場合は、提供先と対象期間だけでなく、誰が提供を承認したのかも記録しておくと、社内での対応経緯を確認しやすくなります。

なお、この表は社内管理のための記録例です。個人情報保護法では、個人データを第三者へ提供する際に法定の記録義務が生じる場合がありますが、法令に基づく提供や一定の委託・共同利用などでは取り扱いが異なります。

防犯カメラの映像は、閲覧する場面だけでなく、書き出した後の保存や共有、削除まで管理する必要があります。閲覧・書き出し・提供の権限と手順を決め、映像を扱った記録を残すことが、事故やトラブルが発生した際にも適切な対応を続けるための基本です。