プリンター・コピー機・複合機の違いと特徴

プリンターは、パソコンやスマートフォンの文書・画像を紙に印刷する機器です。印刷だけを行うものを「単機能プリンター」と呼びます。

代表的な印刷方式には、インクジェット方式とレーザー方式があります。

インクジェット方式

インクジェット方式は、液体のインクを細かい粒にして、用紙に吹き付けて印刷する方式です。写真の色合いやなめらかな濃淡を表現するのが得意で、商品写真や物件の写真など、画像の仕上がりを重視する印刷に向いています。

卓上に置けるコンパクトな機種も多く、少人数の事務所や自宅での仕事にも取り入れやすいのが特徴です。

レーザー方式

レーザー方式は、トナーと呼ばれる粉末状の色材を用紙に移し、熱と圧力で定着させる方式です。文字や細い線をくっきりと印刷でき、会議資料や請求書など、文字中心の文書の出力に向いています。

まとまった量を続けて印刷する用途にも適しており、帳票をまとめて出す職場や、複数の部署で機器を共用するオフィスでよく使われます。

どちらの方式にも、印刷専用のプリンターと、コピーやスキャンを備えた複合機があります。

コピー機は、紙の原稿を読み取り、同じ内容を別の用紙に印刷する機器です。受け取った申込書や手書きの書類など、元のデータが手元になくても写しを作ることができます。

現在は、コピー機能を複合機にまとめた製品が多く、職場で「コピー機」と呼んでいるものも、パソコンからの印刷やスキャンに対応していることがあります。

複合機は、印刷・コピー・スキャンなどの機能を一台にまとめた機器です。FAXに対応した機種では、文書の送受信も行えます。

プリンターがデータを紙に印刷するのに対し、複合機では、紙の内容をPDFなどのデータに変えるスキャンも行うことができます。例えば、契約書を印刷して相手に署名してもらい、署名済みの書類をスキャンして保存する、といった一連の作業を一台で行えます。

印刷した会議資料をホチキスで留めるなど、仕上げまで任せたい場合には、対応するフィニッシャーを追加する方法があります。フィニッシャーは、印刷した用紙を部ごとにそろえて留めたり、二つ折りにしたりする装置です。会議資料を何十部も用意するときなど、印刷後に人の手で留める作業を減らすことができます。

複合機を共用しながら、印刷する場所に単機能プリンターを置く使い方もあります。

例えば、経理が複合機で帳票をまとめて印刷している間も、受付では来客に渡す書類をすぐに出したいことがあります。このような職場では、受付にプリンターを置くと、帳票の印刷が終わるのを待たずに書類を用意できます。