複合機・プリンター・コピー機の違い

職場で「コピー機」と呼んでいる機器から、パソコンの資料を印刷したり、紙をPDFにしたりしていませんか？その機器は、いくつかの機能をまとめた「複合機」かもしれません。

名前だけでは区別しにくいので、まずは何をする機器なのかを見ていきましょう。

コピー・印刷・スキャンの違い

申込書をもう1部作るならコピー、パソコンで作った請求書を出すなら印刷、署名をもらった契約書をPDFにするならスキャンです。同じ機器で行っていても、作業の中身はこうして分かれています。

複合機は、印刷・コピー・スキャンなどが1台にまとまった機器です。FAXを使えるものもあります。

例えば契約書なら、パソコンから印刷し、必要な部数をコピーし、署名後にスキャンして保存するところまで、1台で進められます。

使える機能は機種や追加オプションによって異なります。特にFAX、両面の読み取り、ホチキス留めなどを使いたいときは、見積もりにその機能が含まれているかを確かめてください。

印刷だけを行うのが、単機能プリンターです。受付で渡す書類や、倉庫で使う帳票など、紙の読み取りをせずに印刷する場所に向いています。

ただし、「プリンター複合機」のように、プリンターという名前でもコピーやスキャンができる製品があります。購入時は、名前よりも機能一覧を見ると確実です。

「コピー機」と「複写機」は、基本的には同じ意味です。職場では、コピーもできる複合機をまとめて「コピー機」と呼ぶこともあります。

学校で同じ教材を何百部も刷るような仕事では、孔版印刷機が使われることもあります。原稿に合わせた版を作り、版に開いた穴からインクを通して印刷する方式です。

一方、版を使わないデジタル印刷機もあります。「印刷機」という名前だけで方式が決まるわけではありません。

同じ教材を大量に配るのか、内容が異なる請求書を1件ずつ出すのか。印刷する量に加え、原稿が同じかどうかでも向いている機器が変わります。

共用の複合機でコピーやスキャンを行い、受付の近くにはプリンターを置く方法もあります。会議資料を大量に印刷している間も、受付で必要な書類をすぐ出せるようにするためです。

印刷が少なく、共用機までの移動にも困っていなければ、1台にまとめてよいでしょう。管理する機器や消耗品を増やさずに済みます。

まずは、印刷だけなのか、紙を読み取る仕事もあるのか。この違いから考えると、必要な機器を選びやすくなります。