介護・福祉施設での選び方

FAXを受け取った人と、その内容に対応する人が違う。対応の途中で勤務が交代する。こうした使い方の施設では、紙を出す速さだけでなく、次の担当者へ引き継ぎやすいことも複合機選びに関わります。

まずは、届いた文書がどこを通って担当者に渡るかを見てみましょう。紙の配布を減らしたいのか、月末の帳票を早く作りたいのかで、優先する機能が変わります。

FAXの配布と勤務交代

事務担当者がFAXを各部署へ持って回っているなら、電子保存・転送に対応する機種を検討できます。紙を運ぶ代わりに、決めた場所から文書を見られるようにする方法です。

受信文書を「未確認」「担当者が対応中」「対応完了」に分け、担当者が状態を更新して引き継ぎます。

※状態の更新は手作業。複合機の自動判定機能ではありません。

勤務交代の際に未完了の文書を渡せるか、休みの人の担当分は誰が見るかまで決めておくと、電子化した後も対応をつなげられます。

メールやフォルダーに届いても、担当者がすぐに見るとは限りません。確認する時間帯、急ぎの連絡方法、不在時に代わる人は、施設のルールに合わせて決めてください。

保存先へ転送できなかった場合の動作も、機種や設定で変わります。どこで文書やエラーを見られるのかを、管理・保守担当者と確かめましょう。紙の自動出力を止めるのは、こうした確認と引き継ぎを試してからです。

帳票や配布物をまとめて作るときは、1回に何ページを何部出すかで考えると具体的です。その量を、準備に使える時間内で印刷できるかを比べましょう。

途中で何度も紙を足すなら給紙容量、資料を部ごとにそろえるのが大変なら印刷設定や仕上げ機能が見直しどころです。最後の1枚が出るまでではなく、配れる状態になるまでを見ると、減らしたい手間に合う機能を選べます。

電子化した文書は、必要な担当者が探せる場所へ保存し、閲覧できる人を限定してください。施設内の共有だからといって、すべての職員が同じ情報を読める必要はありません。

スキャンでは、別の利用者の書類を一つのファイルに混ぜないよう、保存する区切りを決めておきましょう。表裏の抜けやページ順も、保存したファイルを開いて確かめる手順が必要です。

A4の帳票、FAX、日々のスキャンで仕事が済むなら、その使い方に合う機種から探せます。A3や高速印刷は、実際に使う資料と出力量に応じて追加すればよく、最初からすべてをそろえる必要はありません。

複数施設で導入する場合も、機器の性能は各施設に合わせられます。一方、保守の連絡先や管理担当、保存・引き継ぎのルールはそろえておくと、担当者が替わった際にも扱いやすくなります。