複数拠点での機種選びと管理

A4の少量印刷と契約書のスキャン、A3の資料作成、帳票の大量印刷など、主な仕事で拠点を分類してみましょう。支店や営業所といった名称だけで決めず、その拠点の業務に合う機能を選びましょう。

使い方が近い拠点の基本構成を決めておくと、新設時に一から比較する手間を減らせます。専用帳票やFAX回線などの個別条件は、違いと理由を記録してください。

設置場所、機種名・製造番号、管理担当者、保守窓口、契約・更新を確認する情報を一覧にしておきましょう。問い合わせの際も、対象の機器と連絡先を確認できます。

社員の追加・削除、スキャン先の変更、セキュリティ更新についても、担当者を決めてください。

管理方法を共通にしても、全台を同じ管理者パスワードにする必要はありません。パスワードは社内の安全な管理方法に従い、必要な担当者だけが扱えるようにしてください。

同じシリーズでも、オプションや対応機能によって使える設定が異なる場合があります。印刷設定やスキャン先を共通にしたい場合は、各機種で必要な仕事ができるか確かめましょう。

拠点独自の設定には、理由と管理担当者を記録してください。異動や機器の入れ替えで見直す際に、その設定が必要か判断できます。

全拠点に広げる前に、代表的な使い方の拠点で印刷・スキャン・FAXを試しましょう。利用者認証と、保存先で文書を開く操作まで確認してください。

同じ機種でも、ネットワーク、回線、利用権限は拠点によって異なります。共通設定の配布後に現地で確認する項目を決め、各拠点の環境で動作を確かめましょう。

費用は、拠点ごとの印刷量を当てはめて比較してください。利用が少ない拠点が多い場合は、1台ごとの最低料金や固定費が合計に影響します。

保守の対応と消耗品の手配も、各設置先について確認しましょう。導入後に仕事が変わった拠点は、基本構成が現在の使い方に合うか見直してください。

Q-bicソリューションズでは、本社はA3、営業所はA4といった構成を、拠点ごとの利用状況に合わせて提案しています。複数拠点の複合機をまとめて提案・管理でき、対応地域は長崎・佐賀・福岡県のうち一部離島を除く地域です。