不動産業での選び方

商談中に渡す物件資料

写真や間取り図をその場で渡す場合は、カラー印刷が役立ちます。普段の資料に近い見本で、写真の見え方、間取りの線、細かな文字を比べてください。

商談中に数ページを出すなら、連続印刷の速度に加え、印刷ボタンを押してから出力が始まるまでの時間も確かめましょう。

A3は、店頭の掲示物や大きな物件資料を作るかで検討できます。頻度が少なくても、その場で必要か、前もって準備できるかによって選び方が変わります。

契約書を案件ごとにPDFへ

両面の申込書や契約書をよく扱うなら、ADF（自動原稿送り装置）で両面を読み取れる機種がおすすめです。自分で表裏を置き直す手間を減らせます。

別のお客様の書類が一つのPDFに混ざらないよう、案件ごとの区切りを決めてください。自動分割を使わない場合は、1案件の読み取りと保存を終えてから次へ進む方法があります。

自動分割を使う場合も、意図した区切りか確認が必要です。個人情報を除いた見本で、表裏、ページ順、保存先、ファイル名まで試しましょう。

後から探せる保存先

物件番号や案件番号に合わせてファイル名と保存先をそろえると、別の担当者も書類を探せます。本文の言葉で検索したい場合は、OCRで文字を認識できるかと、保存先がその文字情報の検索に対応しているかを確認してください。

申込書や本人確認書類は、必要な担当者だけが開ける場所に保存しましょう。保存ルールと閲覧権限を整え、共有のために誰でも見られる状態にしないことが大切です。

FAXの担当と対応状況

受信FAXを電子データで転送すると、紙の配布を減らせます。複数の担当者が同じ受信先を見る場合は、誰の案件で、誰が対応するかを分かるようにしてください。

送信前には案件と送付先を照合し、宛先表も更新しておきましょう。送信先の再確認機能がある場合も、日常の確認と合わせて使ってください。

来客から見えにくい置き場所

お客様の書類を排紙部に残さないようにしましょう。来客から見える場合は、機器の向きや設置場所を見直せます。対応機種では、本人が認証してから印刷する機能も利用できます。

物件資料の出力と、契約書を必要な担当者だけが見られる場所へ保存する操作を、普段の仕事に沿って試してみてください。