不動産業での選び方

お客様へ渡す物件資料は、見やすく、すぐ出せること。申込書や契約書は、取り違えずに保存できること。不動産の店舗や事務所では、この二つの使い方を分けて複合機を比べると、必要な機能が見えてきます。

カラーや印刷速度だけでなく、商談中の出力と、契約後のスキャンをそれぞれ試してみましょう。

商談中に渡す物件資料

写真や間取り図をその場で印刷するなら、カラー出力があると資料を用意しやすくなります。いつも使う資料に近い見本で、写真の見え方や、間取りの線・細かな文字を比べてみてください。

商談中に数ページ出す場合は、大量印刷の速さより、印刷操作から出始めるまでの待ち時間が気になることもあります。

A3は、店頭の掲示物や大きな物件資料を作るかで考えましょう。作る回数が少なくても、その場で必要になるのか、前もって用意できるのかで選び方が変わります。

両面の申込書や契約書をよく扱うなら、ADF（自動原稿送り装置）で両面を読める機種が向いています。表裏を自分で置き直す手間を減らせるためです。

保存するときは、別のお客様の書類が一つのPDFに混ざらないよう、案件ごとの区切りを決めておきましょう。自動で分ける機能を使わないなら、1案件を読み取り、保存を終えてから次へ進む方法が分かりやすいでしょう。

自動分割を使う場合も、意図した区切りになっているかは確認してください。試すときは個人情報を除いた見本で、表裏・ページ順・保存先・ファイル名まで見ておくと、毎日の操作を比べられます。

物件番号や案件番号でファイル名と保存先をそろえておくと、別の担当者も書類を探せます。本文の言葉から探したい場合は、OCRで文字を認識させ、保存先でもその文字を検索に使えるかを確かめましょう。

申込書や本人確認書類は、必要な担当者だけが開けるようにしてください。共有しやすくするために、誰でも見られる場所へ置く必要はありません。保存先のルールと閲覧権限を一緒に整えることが大切です。

受信FAXを電子データで転送できる機種なら、紙を配る手間を減らせます。ただし、複数の担当者が同じ受信先を見る場合は、誰の案件か、誰が対応するかが分かるようにしておきましょう。

送信するときは、案件と送付先を照らし合わせてください。古い送付先を選ばないよう、宛先表の更新も必要です。送信先を再確認する機能などが使える場合も、この日常の確認と組み合わせて使ってください。

複合機の排紙部に、お客様の書類を残したままにしないことも大切です。来客から見える位置にあるなら、機器の向きや置き場所を見直せます。本人が認証してから印刷する機能も、対応する機種では選択肢になります。

物件資料を必要なときに渡し、契約書を担当者だけが見られる場所へ保存する。この二つを普段の仕事に沿って試すと、店舗に合う1台を選びやすくなります。