不動産業の複合機選び

室内や外観の写真、間取り図を見せる資料には、カラー印刷が役立ちます。候補機では、普段の物件資料に近いデータを使うと、写真の色合い、間取りの線、注記の文字を具体的に比較できます。

商談中に数ページを出す使い方なら、毎分の出力枚数より、印刷を指示して最初の一枚が出るまでの時間が応対に関わります。

A3の店頭掲示や大きな図面を作る場合は、A3対応も候補になります。事前に用意する掲示物と、その場で差し替える資料では、手元で印刷する必要性が違います。

両面の申込書や契約書を何件も保存するなら、両面読み取りに対応したADFが便利です。原稿を自分で裏返す作業を減らせます。

保存する際は、別のお客様の書類が同じPDFへ混ざらないよう、案件ごとの区切りをそろえます。一案件の読み取りと保存を終えてから次へ進む方法なら、区切りを把握しやすくなります。

自動分割を使う場合も、予定した区切りでファイルになることが条件です。個人情報を含まない見本で、表裏、ページ順、保存先、名前付けまで試しておくと、日常の操作の違いが分かります。

物件番号や案件番号に合わせて保存先とファイル名をそろえると、担当者が替わっても必要な書類へたどりやすくなります。本文の会社名や言葉で探したい場合は、OCRと、文字情報を検索できる保存先を組み合わせる方法があります。

申込書や本人確認書類は、必要な担当者だけが開ける場所へ保存してください。機器へログインできる人を限定しても、保存先を全員が開ける状態では、文書の閲覧範囲を絞れません。

受信FAXを電子転送すると、担当者へ紙を運ぶ負担を減らせます。複数人が同じ保存先を見る場合は、誰の案件で、誰が対応するかが分かる方法を用意します。送信時には案件と宛先を照合し、登録番号も変更に合わせて更新してください。

来客のある店舗では、排紙部に残した書類や、原稿台の紙が見えることもあります。出力した人が回収する手順と、来客から見えにくい配置を組み合わせると、取り忘れと取り違えを減らせます。対応機種では、本人が認証してから印刷する機能も利用できます。

試用では、物件資料を必要なタイミングで出す操作と、契約書を一案件ずつ保存して開く操作を続けて試すと、店舗の二つの仕事に合うかを見比べられます。