受信FAXの紙を減らす方法

受信FAXは、画面で確認し、必要な文書だけ印刷する方法があります。保存先と確認担当を決めると、紙の配布も減らせます。

自動印刷を止める前に、これまで紙で渡していた文書を、誰がどこで受け取り、対応するかを準備しましょう。

1．紙で使うFAXの確認

受信文書のうち、画面で確認できるもの、処理に紙が必要なもの、保存が不要なものを、社内ルールに沿って確認してください。

50ページ受信して、紙が必要なのが10ページなら、残り40ページは画面での確認などによって出力を減らせる可能性があります。

※文書の使い方と保存要件に合わせて判断してください。

電子保存・転送に対応した機種では、メールや共有フォルダーなどを利用できます。対応先は機種や環境によって異なるため、担当者が普段使う場所へ送れるか確認してください。個人情報や機密情報は、必要な人だけが開けるようにしましょう。

最初に受信を見る人と、不在時の代行者を決めてください。複数人が同じ場所を見られる場合も、確認する担当が必要です。

Q-bicソリューションズでは、担当者の確認場所に合わせた共有フォルダー・メールへの転送を提案し、設定を支援しています。対応方法と設定条件は、機種・利用環境・権限・契約に応じて確認します。

文書を読んでも、注文入力や折り返し連絡が終わっているとは限りません。「未確認」「担当者が対応中」「対応完了」などの状態を記録すると、引き継ぎに使えます。

状態別のフォルダーや、使用中の業務管理の仕組みを利用する方法があります。

状態を更新するのは担当者です。複合機が自動で完了を判定する機能ではありません。対応する人も記録しておくと、二重処理を防ぎやすくなります。

受信FAXの対応状況

受信・転送が成功文書が指定した保存先に届いた状態

ここでは、まだ対応完了ではありません

ここからは、担当者が文書の状態を更新します。

確認済みと対応済みは別です。対応完了は、業務を終えた担当者が記録します。

保存先のパソコンの停止や接続不良で、転送できないことがあります。その際に本体へ文書が残るか、再送されるか、紙で出力されるかは、機種・設定によって異なります。

文書とエラーを確認する場所・担当者を、管理・保守担当者と決めてください。本体の保存容量にも限りがあります。受信を続けられる条件と復旧までの扱いを説明書で確認し、エラーを放置しないようにしましょう。

業務に影響しないテスト方法を担当者と決め、FAXを受信してみてください。予定の場所に届くか、必要な人が開けるか、対応完了を確認できるかを試しましょう。不在時の引き継ぎと、転送失敗に気付く方法も確かめてください。

確認後に、不要な自動印刷を減らしていきましょう。紙で回覧する文書や書き込みに使う帳票は、必要な段階で印刷できます。

受信日、取引先、案件など、普段の探し方に合わせて保存先とファイル名を決めましょう。保管期間、削除、バックアップは、文書の種類と社内ルールに従って管理してください。

受信後の確認、必要な対応、後日の検索まで行えるかを確かめると、紙の配布に代わる運用として使えます。