受信FAXの紙を減らす方法

届いたFAXをすべて印刷せず、画面で見て、必要なものだけ紙にする方法があります。紙を配る手間も減らしたいなら、保存先と確認する担当者を決めるところから始めてみましょう。

設定で自動印刷を止める前に、これまで紙で渡していた文書を、誰がどこで受け取るかを用意しておくことが大切です。

1．紙で使うFAXを分ける

受信した文書を見て、画面で確認できるもの、紙を使って処理するもの、保存が不要なものを、社内ルールに沿って分けてみましょう。

50ページ受信し、仕事で紙が必要なのは10ページだとします。残り40ページ分は、画面で確認するなどの方法で紙出力を減らせる余地があります。

※文書の使い方・保存要件に合わせて判断してください。

電子保存・転送に対応する機種なら、メールや共有フォルダーなどの転送先を選べます。使える送り先は機種や環境で異なるため、担当者が普段使う場所へ送れるかを確認してください。個人情報や機密情報は、必要な人だけが開けるようにしてください。

最初に受信を見る人と、不在時に代わる人も決めておきましょう。複数人で同じ場所を見られても、「誰かが見るだろう」では確認が抜けることがあります。

担当者がFAXを確認する場所に合わせ、Q-bicソリューションズでは共有フォルダーやメールへの転送を提案し、設定を支援しています。対応方法や設定条件は、機種・利用環境・権限・契約に応じて確認します。

文書を開いて読んでも、注文の入力や折り返しの連絡が終わったとは限りません。「未確認」「担当者が対応中」「対応完了」など、人が状態を更新して分かるようにしておくと、引き継ぎに使えます。

状態ごとにフォルダーを分ける、既に使っている業務管理の仕組みに記録する、といった方法があります。

状態の更新は人が行う作業で、複合機が自動で完了を判定するものではありません。誰が対応するかも残しておけば、二重に処理することを避けやすくなります。

受信FAXの対応状況

受信・転送が成功文書が指定した保存先に届いた状態

ここでは、まだ対応完了ではありません

ここからは、担当者が文書の状態を更新します。

確認済みと対応済みは別です。対応完了は、業務を終えた担当者が記録します。

保存先のパソコンが止まる、接続に問題が起きるなどで、転送できないことがあります。そのとき文書が本体に残るか、再送されるか、紙で出るかは、機種や設定によって違います。

管理・保守担当者と、文書やエラーをどこで見られるか、誰が確認するかを決めてください。本体の保存容量にも限りがあるため、「後で直せばよい」と放置せず、受信を続けられる条件と復旧までの扱いを説明書で確かめておきましょう。

業務に影響しないテスト方法を担当者と決め、FAXを受信してみましょう。予定の場所へ届くこと、必要な人が開けること、対応が終わったと分かることを確かめてください。不在時の引き継ぎや、転送失敗に気付く方法も試してください。

そこまで確認してから、不要な自動印刷を減らしていきましょう。紙で回覧する文書や、紙に書き込んで使う帳票は、必要な段階で印刷して構いません。

受信日、取引先、案件など、普段探す手がかりに合わせて保存先やファイル名を決めておくと、必要なFAXを探し直せます。保管期間や削除、バックアップは、文書の種類と社内ルールに合わせて管理してください。

紙を減らした後も、担当者が内容を確認し、必要な対応を終え、後で文書を探せること。この流れができれば、紙を配る代わりの方法として日々の仕事に使えます。