複合機・コピー機・プリンター用語集

ICCプロファイルは、画像の色空間や機器の色再現特性を記述したデータです。入力側と出力側の特性に合わせて色を変換するカラーマネジメントに使われます。

プリンター用のプロファイルは、機器だけでなく、用紙などの印刷条件に合わせて作られていることがあります。別の用紙用のプロファイルを指定しても、色が正確になるとは限りません。

光沢紙から普通紙に変えるときは、プロファイルに加えて、用紙種類や印刷品質の設定も見直してください。条件を記録した試し刷りを残しておくと、次回の印刷で色が変わったときに比較できます。

IPアドレスは、IPネットワーク上で通信先を識別するための番号です。複合機では、パソコンからの印刷、Web管理画面への接続、スキャン保存先との通信などに使います。

複合機のIPアドレスが変わっても、パソコンの印刷先が古い番号のままだと、印刷できなくなる場合があります。本体の設定画面や構成情報で現在のIPアドレスを調べ、パソコン側の印刷先と合っているかを確認してください。

IPアドレスは、ネットワークの範囲やほかの機器との重複を考えて管理する必要があります。固定で設定する方法やDHCPで割り当てる方法などを、社内の管理方針に合わせて使います。変更するときは、管理者に確認してください。

IPv4とIPv6は、IPネットワークで使う通信方式のバージョンです。IPv4は32ビット、IPv6は128ビットのアドレスを使い、表記や設定の仕組みも異なります。両方を併用する構成をデュアルスタックと呼びます。

複合機が両方式に対応していても、印刷、スキャン、管理画面などを同じ条件で使えるとは限りません。導入時は、必要な機能ごとの対応状況を確認してください。

社内でIPv6を導入するときは、印刷に加えて共有フォルダー送信、宛先登録、機器監視なども確かめましょう。「IPv6対応」という表示だけで既存のIPv4設定を削除せず、名前解決や通信制限も含めて管理者と設定を整理してください。

IPフィルタリングは、接続元や接続先のIPアドレスなどを条件に、通信を許可・拒否する機能です。管理用パソコンだけがWeb管理画面へ接続できるようにするなど、利用範囲を絞る際に使われます。

ただし、アドレスは利用者本人を証明するものではないため、認証や権限管理の代わりにはなりません。誤設定で管理者自身が接続できなくなる可能性もあり、変更前に復旧手段を確認してください。

複合機の管理画面を社内の管理端末からだけ使いたい場合は、接続を許可するアドレス範囲を決めてください。設定後は、許可した端末と許可していない端末の両方で、意図したとおりに接続が許可・拒否されるかを確認しましょう。

アクセス権は、誰がどの情報や機能を使い、何をできるかを決める許可です。文書を見る、保存する、変更する、削除するなど、操作ごとに区別します。

利用者を確認する「認証」とは別のものです。ログインできる人でも、すべての文書を見られるようにする必要はありません。複合機のボックスや共有フォルダーでは、送信用アカウントと閲覧者の権限を分け、必要な範囲に限定してください。

給与関係のスキャン文書は、全社員の共有フォルダーではなく、担当者だけが閲覧できる場所に保存します。複合機が書き込む権限と担当者が読む権限を整理し、異動があったときに見直しましょう。

複合機のアドレス帳は、FAX番号、メールアドレス、共有フォルダーなどを登録して呼び出す仕組みです。毎回手入力する手間を減らせます。登録内容に変更があったときは、正しい情報に更新してください。

表示名だけで選ぶと、同名の会社や部署、以前の担当者を選ぶおそれがあります。新規登録、変更、削除を行う担当者と確認手順を決め、共有宛先と個人宛先の扱いも分けておきましょう。

取引先のFAX番号が変わったときは、新しい番号の登録に加えて、古い番号の削除やグループ宛先の更新も確認してください。登録名に部署や用途を含めておくと、選ぶときに宛先を区別しやすくなります。

網点は、細かな点の大きさ、密度、配置を変えて濃淡を表す方法です。離れて見ると点が混ざり合い、写真や中間の色に見えます。

印刷物の規則的な点模様をスキャナーで読み取ると、模様が干渉して縞などが見えることがあります。これは、モアレが生じる原因の一つです。

印刷済みのパンフレットを読み取って縞が出た場合は、元の電子画像があればそちらを使ってください。紙から読み取るときは、写真向けの設定やモアレ低減機能を少量の原稿で試し、縞が減るかを確かめてみましょう。

ECMは「Error Correction Mode」の略で、FAX通信中のデータの誤りを検出し、必要な部分を再送する仕組みです。回線の状態による画像の欠けなどを抑えるために使います。

送信側と受信側の両方が対応している必要があります。回線の状態が悪いと再送が増え、通信に時間がかかることがあります。通信自体が成立しない問題を、すべて解決できる機能ではありません。

原稿の汚れや、スキャナーが読み取れなかった文字も修復できません。FAXの画像に欠けが出るときは、同じ原稿をコピーした結果と比べ、原稿や読み取りの問題か、通信中の問題かを確かめてください。

インサーターは、表紙や合紙などを指定位置へ挿入する装置です。複合機の仕上げ装置には、印刷済みの紙を印刷エンジンに通さず、後の工程へ送るポストインサーターなどがあります。

本文とは別に作ったカラー表紙を加えるときに使えますが、挿入する紙に印刷できるとは限りません。用紙の向き、挿入するページ位置、対応坪量、折りやとじとの組み合わせを確認してください。

モノクロの本文に、外部で印刷したカラー表紙を付けるなら、表紙をインサーターにセットして組み合わせます。表裏と上下の向きが合っているか、最初の1部で確かめてから、残りを印刷しましょう。

印刷可能枚数は、トナーやインクを一定の試験条件で使った際の出力枚数の目安です。実際の枚数は、文書の色の面積、写真の量、1回に印刷する枚数、清掃などの条件で変わります。

メーカーの公称値は、その枚数を必ず印刷できるという保証ではありません。消耗品の交換時期や費用を概算するための比較情報として使います。メーカーや製品によって測定方法が異なる場合は、数字だけで比べないようにしましょう。

文字中心の文書と、全面に写真を配置したチラシでは、同じA4の1枚でも使う色材の量が異なります。公称枚数で費用を概算した後、実際に印刷する文書と利用量に照らして、消耗品の交換実績を確認してください。

Web管理画面は、ブラウザーから複合機の状態を確認したり、設定を変更したりする機能です。メーカーによって名称は異なり、アドレス帳、利用者、ネットワーク、保存文書などを管理できる場合があります。

離れた端末から操作できますが、接続できる範囲が広く、管理者アカウントの保護も弱いと、情報漏えいや不正な設定変更のおそれがあります。HTTPS、管理者認証、接続元の制限を組み合わせ、不要にインターネットへ公開しないようにしてください。

管理者がアドレス帳を更新するときは、管理する機器の正式な画面であることを確かめてからログインしてください。操作後はログアウトし、変更内容を記録しましょう。共有パソコンには、認証情報を無造作に保存しないようにしてください。

WebDAV送信は、WebDAVに対応したサーバーへスキャンデータを書き込む機能です。WebDAVは、HTTPを拡張してファイルを操作する仕組みです。

利用するには、接続先のURL、保存場所、認証情報、書き込み権限を設定してください。通信を暗号化するには、HTTPSや証明書への対応も確認が必要です。WebDAV対応でも、すべてのクラウドストレージに直接接続できるわけではありません。

社内の文書サーバーがWebDAVに対応している場合は、部署専用の保存先を作り、スキャン用アカウントに必要な書き込み権限を与える方法があります。テスト文書を送り、指定した場所へ保存できるかを確かめてください。

ウォームアップタイムは、電源を入れてから機器が所定の使用可能な状態になるまでの時間です。操作画面が使えるまでの時間と、印刷できるまでの時間を分けて示す機種もあります。

スリープからの復帰時間や、印刷を指示してから1枚目が出るまでの時間とは、測る区間が異なります。仕様を比べるときは、同じ種類の時間かを確認してください。

毎朝電源を入れて窓口業務を始める場合は、起動してから使えるまでの時間が関係します。日中に少量ずつ印刷する場合は、スリープからの復帰や1枚目の出力時間も確認しておきましょう。普段、どの場面で待ち時間が生じるかに合わせて比べてみてください。

HTTPSは、HTTP通信をTLSで保護する仕組みです。複合機の管理画面などで、通信内容の盗み見や改変を防ぐために使います。

HTTPSを使っていても、管理者パスワードやアクセス権の管理は別に必要です。証明書の名前、有効期限、信頼性なども確認してください。警告が出たときは、理由を調べずに無視しないようにしましょう。

管理画面で証明書エラーが出た場合は、接続先名、機器の時刻、証明書の期限や発行元を確かめてください。見慣れた画面でも、それだけを理由に認証情報を入力しないようにしましょう。

SNMPは、ネットワーク機器の状態を監視・管理するための通信方式です。複合機では、稼働状態、エラー、消耗品などの情報を取得するときに使う場合があります。

印刷データを送る方式とは役割が異なります。バージョンによって認証や暗号化の条件が違うため、監視ソフトと機器の対応を確認してください。使わない管理方式はむやみに有効にせず、接続元も必要なものに絞りましょう。

管理ソフトで複合機のトナー残量を取得できない場合は、SNMPが有効か、バージョンと認証情報が合っているか、通信が許可されているかを確認してください。印刷できることだけでは、監視用の設定が正しいとは判断できません。

SMTPは、メールを送信・中継するための通信方式です。複合機では、スキャンした文書のメール送信や通知メールに使います。

利用するメール環境に合わせて、サーバー名、ポート、認証、送信者、TLSなどを設定してください。メールを受信する仕組みとは別なので、受信用のパスワードだけでは送信できない場合があります。認証ポリシーや中継の制限は変わることがあるため、サービスの現在の接続条件を確認しましょう。

パソコンでは送れるのに複合機から送れない場合は、複合機が同じ認証方式に対応しているかを調べてください。送信元アドレスが許可されているか、証明書、時刻設定、接続経路にも問題がないかを確かめましょう。

SMBは、ネットワーク上でファイルやプリンターなどを共有するための通信方式です。複合機のSMB送信では、この方式で保存先の共有フォルダーに接続します。

バージョンによって署名や暗号化などの条件が異なり、古い機器と新しいOSでは、認証やセキュリティ設定の違いで接続できない場合があります。保護を外して接続するのではなく、機器やOSの更新、または安全な別の送信方法で対応できるかを確認してください。

保存先のOSを更新した後にスキャンを送れなくなった場合は、複合機のSMB対応と、署名・認証の条件を照合しましょう。OS全体を弱い設定へ戻す前に、複合機のファームウェアや対応機能の情報を調べてください。

FTP送信は、FTPサーバーへスキャンしたファイルを送る機能です。サーバーのアドレス、保存ディレクトリー、利用者名、パスワードなどを指定して使います。

通常のFTPでは通信内容が暗号化されません。機密文書を扱う場合は、利用するネットワークや別の送信方式も含めて検討してください。FTPSとSFTPは異なる方式なので、「FTP送信対応」という表示だけでは、どちらに対応しているかは分かりません。

既存システムがFTPでファイルを取り込む場合も、接続できる機器を社内の必要なものに限定し、保存先の権限と文書の扱いを管理者に確認してください。暗号化された方式へ切り替えるときは、複合機と受信側の両方が対応しているかを調べましょう。

LDAPは、利用者や組織などの情報を持つディレクトリーへアクセスする通信方式です。複合機では、メールの宛先検索や、構成に応じたユーザー情報との連携に使います。

宛先の検索と、その利用者としてのログインは別の機能です。利用するサーバー、検索範囲、属性、認証方式、通信の保護を設定し、不要な情報までアクセスできる状態にしないようにしてください。

部署のメールアドレスを複合機のパネルで検索するには、ディレクトリー内の名前やメールアドレスの項目（属性）と、複合機側の項目を対応付けます。同姓同名の人や古い所属が残っている場合もあるため、宛先を選ぶときに部署やアドレスを確かめられる表示を検討してください。

折り機能は、印刷物を指定した形に機械で折る仕上げ機能です。二つ折り、三つ折り、Z折りなどがあり、対応する形は装置ごとに異なります。

使える用紙サイズ、坪量、枚数は折り方によって異なります。紙目や表面加工などで折り目の見え方も変わるため、実際の用紙で試してみましょう。印刷面の向きと、折ったときに表に出る面も確認してください。

案内状を三つ折りにして封筒へ入れるなら、折った後の寸法が封筒に収まるかを確かめます。複数枚をまとめて折りたい場合は、1枚ずつ折る機能とは別に、装置が対応しているかを調べてください。

カールは、用紙が丸まったり反ったりする状態です。保管時の湿気、紙質、印刷中の熱や水分の変化などが関係します。

反りが大きいと、排紙がそろわない、両面印刷で紙が詰まる、ステープルの仕上がりが悪くなるといった影響が出る場合があります。どの紙も同じ設定で直るとは限らないため、機器に合う用紙か、適切に保管されているかを確かめ、機種の案内に従って紙種設定などを調整してください。

開封したまま長く保管した紙で反りが目立つなら、適切に保管した新しい紙と比べてみましょう。設定は一度に複数変えず、紙種や印刷面の条件を記録して、違いを確かめてください。

階調は、色や明るさを表す段階のことです。段階が足りないと、滑らかな変化のはずの部分に、帯状の境目が見えることがあります。

8ビットのグレースケールは、計算上256段階を持ちます。ただし、ファイルに記録された段階の違いを、紙の上でもすべて見分けられるとは限りません。

薄い灰色の背景や写真の影を多く使う資料は、濃淡が徐々に変わる図や、影のある写真で仕上がりを確かめてください。文字だけの見本では分かりにくい、白飛びや黒つぶれを確認できます。

書き込み解像度は、印刷する文字や画像を、どれだけ細かな点で作れるかを示す仕様です。一般にdpiで表し、「600×600dpi」のように縦横の値を分けて示す場合もあります。

小さな文字や細い罫線の仕上がりに関係しますが、印刷品質は数値だけでは決まりません。色や濃淡の表現、用紙、元データの品質も影響します。

原稿を読み取るスキャナーの解像度とは別の項目です。画像処理で高めた「相当値」と、実際に作れる点の細かさも区別して確認してください。重要な資料は、実際の原稿を標準モードと高品質モードで印刷し、細部の見え方と処理時間を比べてみましょう。

拡大・縮小印刷は、原稿の縦横の長さを指定した倍率で変えて出力する機能です。100％は原寸、50％は縦横それぞれが半分になり、面積は4分の1になります。

定型用紙に合わせるときは、用紙の縦横比も関係します。「用紙に合わせる」は印刷可能な範囲に自動で調整するため、原寸になるとは限りません。寸法が重要な図面やラベルは、印刷したものの長さも測ってください。

原稿の10cmの線を50％で印刷すると、計算上は5cmになります（例）。縮尺を保つ必要がある資料は、アプリとドライバーで自動調整が有効になっていないかを確認し、試し刷りした線を定規で測ってみましょう。

傾き補正は、斜めに読み取られた原稿の向きを検出し、画像を回転させて整える処理です。読みやすくしたり、OCRで文字を認識しやすくしたりするために使います。読み取り範囲から外れた端の文字を復元する機能ではありません。

上下逆のページを直す自動回転や、本の中央のゆがみを直す処理とは別の機能です。原稿ガイドを合わせるなど、原稿が斜めに送られないようにすることも必要です。

ADFで読み取った請求書の行が少し右上がりになっている場合は、傾き補正で向きを整えられます。金額欄が端で欠けている場合は、原稿を置き直して再スキャンしてください。

紙づまりは、用紙が搬送経路を正常に通れず、途中で止まる状態です。紙の折れや湿気、積みすぎ、設定の不一致、ローラーの状態などが関係します。

給紙時、両面印刷で紙を反転するとき、排紙時など、どこでいつ詰まるかを確認すると、原因を絞りやすくなります。内部には高温になる部分もあるため、本体の表示と取扱説明書に従い、無理に引き抜いたり分解したりしないでください。

厚紙を入れたときだけ詰まるなら、その紙に対応する給紙口、坪量、用紙種類の設定を確認してください。普通紙でも同じ場所で繰り返す場合は、用紙以外の原因も考えられるため、詰まる位置とエラーを保守窓口へ伝えましょう。

カラーマネジメントは、機器ごとの色の特性に合わせてデータを変換し、意図した色の見え方に近づける仕組みです。ICCプロファイルは、その特性を伝えるデータとして使われます。

プロファイルの指定と、機器の状態を一定に整える調整は別の作業です。カラーマネジメントを使っても、すべての機器で全く同じ色を再現できるわけではありません。

営業資料の製品写真を安定した色で印刷するには、原稿、アプリの色設定、ドライバー、用紙を一組の条件として管理してください。用紙を変えた後に色が違って見える場合は、画像を加工する前に、印刷条件を確かめてみましょう。

管理者パスワードは、複合機の重要な設定や情報へアクセスするための認証情報です。利用者、宛先、ネットワーク、保存データなどを管理するため、通常の利用者のパスワードより影響する範囲が広くなります。

初期設定のままにせず、推測しにくく、ほかの用途と使い回さないパスワードを設定してください。一人の担当者しか知らず、引き継げない状態も避ける必要があります。組織が認めた安全な方法で保管し、引き継ぎましょう。

複合機の導入時は、管理責任者と代理担当者を決め、初期の認証情報が変更されているかを確認してください。保守会社に作業を依頼するときも、必要な権限と作業後の認証情報の扱いを明確にしておきましょう。

機械占有寸法は、機器を設置して使うときに必要なスペースを示す寸法です。本体寸法とは異なり、手差しトレイや排紙部を開いた状態、装着したオプションなどを含む場合があります。

そのほかに、保守作業、カセットの引き出し、人が操作するための空間も必要です。カタログの幅と奥行きだけで机や通路に収まると判断せず、寸法を測った条件と、周囲に必要な空間を確認してください。

壁際に置くときは、本体が収まっても、側面カバーを開けられなければ紙づまりの処理や点検に支障が出ます。図面に本体、トレイを開く範囲、操作・保守に必要な空間を描いて、設置できるかを確かめましょう。

機能制限は、利用者や部署に応じて、使える機能を許可したり禁止したりする設定です。カラー印刷、FAX、社外へのスキャン送信、USB保存などを制限できる場合があります。

費用管理や情報保護に使えますが、必要な業務まで止めると、制限を避けて作業するおそれがあります。誰にどの機能が必要かを整理し、例外を申請する方法と、定期的に見直す方法を決めておきましょう。制限できる機能や設定の細かさは、機種や認証方式によって異なります。

一般社員はモノクロ印刷を基本にし、販促資料を作る担当者にはカラー印刷を許可する運用が考えられます。機密書類をUSBで持ち出すことへの制限は別に設定し、費用管理と情報管理を分けて考えてください。

共有フォルダーは、ネットワークを通じて、ほかの機器から使えるようにした保存場所です。サーバー、NAS、パソコンなどに作り、スキャン文書の保存先として使います。

利用者や用途に応じて、読み取り、書き込み、削除の権限を設定する必要があります。共有名を登録するだけでは、安全な運用にはなりません。個人のパソコンを保存先にすると、電源が切れている日や、担当者の休暇、機器の入れ替えで業務に影響する場合があります。

全員で同じスキャンフォルダーを使う場合は、機密文書まで全員に見える設定になっていないかを確認してください。部署や用途ごとに保存先を分け、送信用アカウントと、文書を読む人の権限を整理しましょう。

原稿サイズ混載は、異なるサイズの原稿をADFにまとめて載せ、サイズを識別しながら読み取る機能です。対応する組み合わせや、原稿の幅をそろえる必要があるかは、機種によって異なります。

小さな紙を大きな紙の間に無造作に挟むと、斜め送りや読み取り漏れにつながります。また、原稿のサイズを検知する機能と、同じサイズの用紙に出力する機能は別なので、コピーするときは出力側の設定も確認してください。

A3の図面とA4の説明書を一つのPDFにする場合は、混載できる向きに原稿をそろえて読み取ってください。保存後は、各ページのサイズが正しいか、端の欠けやページの抜けがないかを確認しましょう。

原稿台ガラスは、原稿を直接置いて読み取る平らなガラス面です。本や冊子、ADFに通せない原稿を読み取るときに使います。

原稿の角は基準マークに合わせてください。離れた位置に置くと、サイズを誤認識したり、端が欠けたりすることがあります。厚い本を強く押し付けると原稿や装置を傷めるため、対応する厚さや押さえ方を取扱説明書で確認しておきましょう。

付箋が残った契約書をADFに通しにくい場合は、原稿台で1ページずつ読み取り、連続読み込みで一つのPDFにまとめられます。見開きの中央に影が出るときは、読み取り方法や原稿の置き方を調整してみてください。

電子写真方式の現像は、感光体上に作った電気的な画像にトナーを付け、目に見える画像にする工程です。その後、画像を紙などへ移す転写と、紙に固定する定着が続きます。

現像部の構成は方式によって異なり、トナーとキャリアを使うものなどがあります。印刷の薄さやむらは現像だけが原因とは限らないため、原稿設定、トナー、感光体、転写などを順に調べます。

文書全体が薄いときは、まず濃度設定、省トナー設定、原稿の色を確認してください。設定が正常でも続く場合は、出力見本と発生条件を保守窓口に伝え、現像部を含む点検を依頼しましょう。

コート紙は、表面に塗工層を設け、滑らかさや印刷に適した性質を調整した用紙です。光沢が強い種類と、光沢を抑えた種類があります。

見た目が似ていても、インクジェット用と電子写真方式用では、必要な性質が異なります。普通紙と同じサイズや坪量でも、表面処理の違いで給紙や定着に問題が出ることがあるため、先に対応用紙かを確認してください。

商品案内をつやのある紙に印刷する場合は、紙のパッケージに記載された対応方式と、複合機の対応表を照合してください。少量を印刷し、乾き具合、こすれ、色味に加えて、重ねたときに貼り付かないかも確かめておきましょう。

国際エネルギースタープログラムは、一定の省エネルギー基準を満たす製品を識別するための国際的な制度です。複合機などの画像機器も対象です。

基準への適合は、定められた方法で評価した結果であり、実際の使用環境での電気代を保証するものではありません。比較するときは製品区分、基準、測定方法をそろえ、印刷性能や必要な機能も併せて比べてください。

適合製品が調達条件になっている場合は、正式な型番と登録情報を確認しましょう。シリーズ全体の説明だけで判断せず、対象となる構成や販売地域も調べてください。

固定IPアドレスは、同じ機器に一定の値を割り当てて使うIPアドレスです。本体に手動で設定する方法と、DHCPサーバーで同じ機器に同じ値を割り当てる予約などがあります。

手動で設定するときは、ほかの機器やDHCPの配布範囲と重複しないように管理してください。ネットワークの範囲、ゲートウェイ、DNSも、アドレスに合わせて設定する必要があります。IPアドレスを固定しても、それだけで印刷速度や安全性が向上するわけではありません。

複合機を同じアドレスで管理したい場合は、社内の管理方針に従って手動設定か予約を選んでください。機器を入れ替えるときは、印刷先に加えて、監視ソフトやスキャン機能の設定も更新しましょう。

再生紙は、古紙を原料に使って作られた紙です。古紙配合率、白色度、坪量は製品ごとに異なり、再生紙という名称だけでは品質や印刷への適性は分かりません。

複合機で使う場合は、対応する坪量と用紙種類を確認してください。環境面でも、調達方針に合う古紙配合率、認証、製品情報かを確かめる必要があります。

社内資料を再生紙に切り替えるときは、大量に発注する前に、両面文書とカラー図表を試し刷りしてみてください。現在の紙と、裏写り、読みやすさ、給紙の安定性を比べてから選びましょう。

G3は、一般的な電話回線を使うFAXの規格区分です。スーパーG3は、より高速なモデム通信に対応するFAXの呼び方です。

カタログの通信時間は、特定の原稿や条件で測った値です。実際には、電話をかけて接続し、相手機器と通信条件を決める時間などもあるため、所要時間は仕様の値と異なります。通信速度は遅い側の機器や回線状態にも左右され、送信側を高性能にしても同じように短縮できるとは限りません。

見積書1枚を送る場合も、仕様にある「数秒」が操作開始から完了までの時間を示すわけではありません。業務にかかる時間は、宛先の確認、接続待ち、送信結果の確認も含めて見積もってください。

JPEGは、写真などの画像を保存するときに広く使われる形式です。一般的なJPEG圧縮では一部の情報を省いて容量を抑えるため、圧縮を強くすると文字の周囲や細い線がにじむことがあります。

複合機のスキャンでは、通常は1ページごとの画像ファイルになります。複数ページの書類を一つのファイルにまとめるときは、PDFやマルチページTIFFと使い分けます。

掲示物の写真を資料に貼り付けるなら、JPEGが扱いやすい場合があります。20ページの契約書（例）を保存するなら、ページ順を管理しやすいPDFなどを選びましょう。

自動トレイ切り替えは、印刷中の給紙トレイが空になったときなどに、条件が合う別のトレイに切り替えて給紙する機能です。通常は、用紙サイズや種類が一致する必要があります。

印刷済み用紙や色紙のトレイも同じ普通紙として登録すると、意図しない紙が使われるおそれがあります。自動切り替えの対象は、トレイの用途に合わせて決めてください。

A4普通紙を上下2段に入れて長い資料を印刷する場合は、両段に登録するサイズと種類をそろえ、自動切り替えの対象にします。請求書専用紙の段は対象から外し、一般資料の印刷に使われないようにしてください。

シフト排紙は、部やジョブの区切りで紙束の位置をずらす機能です。区切りが見えるため、複数人の印刷物や大量の配布資料を取り分けやすくなります。

紙をとじる機能ではないので、持ち運ぶときに順序が崩れることがあります。ずらせる単位、対応用紙、フィニッシャーが必要かどうかは、機種によって異なります。

10ページの資料を30部印刷する場合、ソートと部単位のシフトを組み合わせると、1部ずつの境目が分かりやすくなります（例）。配布前に紙束を数え、不足や別の資料の混入がないかを確認してください。

消費電力は、その時点で使う電力の大きさで、WやkWで表します。消費電力量は、一定時間に使った電気の量で、WhやkWhで表します。

電力量料金は、消費電力量に単価を掛けて計算します。複合機の最大消費電力を営業時間全体に掛けると、実際の使用量から大きくずれる場合があります。印刷中、待機中、スリープ中それぞれの消費電力と時間を分けて考えてください。

100Wの状態が2時間続く場合（例）は、100W×2時間＝200Wh＝0.2kWhです。1kWh当たり30円と仮定すると、電力量料金は6円になります。実際の複合機では動作状態によって電力が変わり、料金単価や基本料金も契約によって異なります。

初期費用は、複合機を使い始めるまでに発生する費用です。本体やオプションの代金のほか、搬入、設置、ネットワーク設定、既存機の撤去、データ移行などが含まれる場合があります。

これらの費用を月額契約に組み込む場合もあり、見積もりでの示し方はさまざまです。「初期費用ゼロ」とあっても、別の支払いに含まれていないか、対象外の費用は何かを確認してください。

階段しかない建物では、搬入条件によって追加の作業が必要になる場合があります。現地で追加条件が判明しないよう、設置場所、搬入経路、電源、ネットワークの状況を事前に伝えておきましょう。

ジョブセパレーターは、出力物の種類やジョブなどに応じて排紙先を分け、混在を減らすための装置・機能です。コピー、プリンター、FAXなどを別のトレイへ出す運用が代表例ですが、割り当て方法は機種により異なります。

紙を置く場所を分けても、利用者を認証したり機密性を保証したりするわけではありません。どこに設置し、誰が出力物を回収するかも決めておきましょう。

FAX受信紙を一般の印刷物と別のトレイへ出すと、担当者が回収しやすくなります。ただし、来客にも見える場所なら情報保護の問題は残るため、保存受信や認証など別の方法も検討します。

ジョブログは、印刷、コピー、スキャン、FAXなどの処理履歴です。利用者、時刻、文書名、ページ数、送信先、結果などが記録される場合があります。記録される項目や保存件数は、機種によって異なります。

業務の調査や利用状況の集計に使えますが、文書名や宛先も機密情報になることがあります。ログを残すだけでは、自動で監視や検知が行われるとは限りません。確認する担当者と、保存・削除の方針を決めておきましょう。

誤送信を調べるときは、該当する時刻、利用者、宛先、結果を照合してください。共用アカウントでは、実際に操作した人を特定できない場合があるため、認証の方法も考える必要があります。

スキャナーは、原稿の明暗や色を読み取り、画像データにする機器です。本や傷みやすい紙は原稿台に置き、複数枚の原稿はADFで送る方法が向いています。

スキャンで画像を作る処理と、画像内の文字を文字データに変える処理は異なります。文字検索や項目入力まで必要な場合は、OCRの利用と、保存後のファイルの管理方法も検討してください。

契約書の控えを電子化するときは、文字が読めるか、全ページの表裏がそろっているか、ファイル名と保存先が正しいかを確認してください。原本とスキャン後のページ数を比べると、読み取り漏れに気付きやすくなります。

スキャナ保存は、紙で受け取ったり作成したりした対象の国税関係書類を、所定の要件に沿って読み取り、電子データで保存する制度です。書類を画像やPDFにするだけの操作とは異なります。

紙の領収書を電子保存に切り替えるなら、受領、読み取り、内容確認、登録、検索までの手順を整えてください。裏面の読み忘れや、画像の欠けにも注意が必要です。

対象書類、読み取り条件、期限、検索・閲覧、訂正・削除への対策などは、適用される要件に沿って確認します。複合機がスキャンやPDF/Aに対応しているだけでは、制度に適合するかは判断できません。紙の原本を処分する前に、国税庁の現行資料を基に、必要な保存と確認が済んでいるかを確かめてください。

スキャンした画像の同じ位置に線が出る場合は、読み取り部分の汚れなどが考えられます。ADFの流し読み用ガラスに小さな汚れがあると、原稿が送られる間に、その汚れが長い線として画像に写ることがあります。

プリンター側の汚れが原因で、印刷した紙にだけ線が出ることもあります。スキャン画像にも線があるか、原稿台で読み取っても同じかを比べると、点検する箇所を絞れます。

ADFでコピーすると縦線が出て、原稿台では出ないなら、ADFの読み取り経路を確認してください。取扱説明書に示された細いガラス部分を指定の方法で清掃し、もう一度読み取ってみましょう。

ストレージは、データを保持する記憶装置です。複合機ではHDDやSSDなどが使われ、文書、印刷ジョブ、宛先、設定、ログなどを保存する場合があります。

一時的な作業に使うメモリーとは用途が異なり、電源を切っても情報が残る場合があります。機種ごとに何がどこへ保存されるかを確認し、利用中のアクセス制御と、返却・廃棄時の消去方法を決めておきましょう。

リース満了で返却するときは、ボックス文書に加え、アドレス帳、認証情報、履歴も消去対象かを確認してください。消去には、媒体の種類に合ったメーカー指定の手順を使います。

スリープモードは、使っていないときに機器の一部の動作を抑え、消費電力を減らす状態です。電源オフとは異なり、印刷要求などを受けて復帰できる機種もあります。受信やネットワーク機能への対応は、機種と設定によって異なります。

スリープに入るまでの時間を短くすると省電力に役立ちますが、利用頻度によっては復帰を待つ回数が増えます。使う頻度と復帰にかかる時間を踏まえて、設定を調整しましょう。

午前中に集中して使い、午後はほとんど使わない部署なら、実際の待機時間を調べて設定を検討します。FAX受信やスキャン送信への影響も確認し、単純に電源を切る運用とは分けて考えてください。

Z折りは、紙を互いに逆方向へ折り返し、Z字状にする仕上げです。複合機では、大きな図表を折り込んで、ほかのページと大きさをそろえるときに使います。

A3用紙をA4の資料に入れる方式では、紙を三等分するとは限りません。どのサイズをどの寸法に折るか、装置の仕様を確認してください。折り位置や余白、穴あけやステープルとの組み合わせで、開きやすさも変わります。

A4の会議資料にA3の工程表を挟むときは、Z折りにして、広げて見られる位置に入れる方法があります。とじた部分が折り返しを塞がないか、実際に開いて確かめてください。

全文検索は、ファイル名だけでなく文書の本文などを対象に検索する仕組みです。紙をスキャンした画像に文字情報がない場合は、OCRでテキスト化し、検索システムの索引に取り込む必要があります。

検索可能PDFでも、保存先のシステムが内容を索引に取り込まなければ、複数の文書を横断して検索できない場合があります。閲覧権限のない文書が検索結果に出ないことも確かめてください。

過去の契約書を会社名で探したいなら、OCR付きPDFを作成し、文書管理システムの全文索引が使えるかを確認しましょう。表記の違いや認識誤りに備え、取引先コードや契約日などの管理項目も併用します。

タイムスタンプは、電子文書がある時点で存在したことと、その後に改変されていないかを検証するための仕組みです。ファイルの更新日時を示す情報とは役割が異なります。

利用するサービス、検証方式、長期保存時の扱いを確認してください。電子帳簿保存法では、制度や要件によって別の方法が認められる場合もあり、すべての文書に有料のタイムスタンプが必要とは限りません。

取引文書の保存方法を決めるときは、改ざん防止や時点の確認に何が求められるかを整理しましょう。タイムスタンプを使うなら、いつ付けるかと、後から検証できる環境があるかを併せて確認してください。

ダウンタイムは、故障、保守、更新などで必要な機能を利用できない時間です。機器全体の停止だけでなく、スキャンだけ使えないといった、一部の機能の停止も業務に影響します。

保守担当者が到着するまでの時間と、修理が終わって通常業務に戻れるまでの時間は異なります。停止の長さに加え、業務の締切、代替機の有無、文書を作り直す手間も考えておきましょう。

午前中に出す請求書が印刷できなければ、1時間の停止（例）でも大きな影響が出ることがあります。別のプリンターで印刷する、電子送付に切り替えるなど、業務上認められる代替手段を事前に決めておいてください。

帳票の項目抽出は、文書から取引先名、日付、金額などを取り出し、業務で使う項目に対応させる処理です。OCRで文字を読み取ることと、その文字がどの項目を表すかを正しく判断することは、別の処理です。

同じ帳票に請求額、税額、合計、前月繰越などがあれば、どの数値を使うかを決める必要があります。取り込んだ値を確認し、業務システムに渡す形式と、エラーが起きたときの処理を決めてください。

請求書の金額を抽出するときは、総額と税抜額を取り違えないよう、項目の定義を明確にしましょう。取引先コードとの照合、重複請求の確認、読み取れなかった場合の修正まで、実際の手順を試してください。

通信管理レポートは、FAXの送受信日時、相手先、ページ数、結果などを確認する帳票や記録です。送信ミスの調査や業務の引き継ぎに使えます。「正常終了」は通常、通信の結果を示すもので、相手の担当者が内容を読んだことまでは分かりません。

記録される項目や保存件数は機種で異なります。古い記録が上書きされることもあるため、必要な記録を残す方法を決めておきましょう。

取引先から「届いていない」と連絡があった場合は、送信時刻、番号、ページ数、結果を照合してください。正常終了でも、別の部署に届いている可能性があります。相手に確認するまでは、担当者への到達や内容の確認が済んだと判断しないようにしましょう。

DHCPは、IPアドレスなどのネットワーク設定を機器へ自動で配布する仕組みです。手動入力の手間を減らせますが、割り当てられるアドレスは条件によって変わることがあります。

パソコンの印刷先が古いアドレスのままだと、変更後に印刷できなくなる場合があります。名前で接続する方法や予約など、社内の管理方針に合わせた運用を決めておきましょう。

ルーターを交換して複合機が見つからなくなった場合は、現在のアドレスと、アドレスを配布する側の設定を確認してください。以前の値を入れ直す前に、新しいネットワークの範囲と管理方針を確かめましょう。

DNSは、ホスト名やドメイン名に対応する情報を調べる仕組みです。複合機では、メールサーバーや保存先を名前で指定するときなどに使います。

IPアドレスでは接続できるのに名前では接続できない場合は、名前解決の設定に問題がある可能性があります。ただし、IPアドレスを直接指定すると証明書や認証の条件が変わる場合があるため、そのまま恒久的な回避策にしないでください。

スキャンのメール送信が失敗し、サーバー名を解決できないというエラーが出る場合は、DNSサーバーと名前の登録を確認してください。複合機の時刻やネットワーク接続も調べ、原因を絞り込みましょう。

TLSは、ネットワーク通信を保護するための仕組みです。HTTPS、メール送信、印刷などで使われ、通信相手を確認し、内容の漏えいや改ざんを防ぐ役割があります。

対応バージョン、暗号方式、証明書、時刻設定などが合わないと、接続できない場合があります。古い取扱説明書の設定が現在も安全とは限らないため、機器と接続先の最新の対応状況を確認してください。

メールサーバーのセキュリティ更新後に送信できなくなったときは、複合機のTLS対応とファームウェアを調べましょう。暗号化を外して送る前に、更新や対応する送信方法を管理者と検討してください。

TIFFは画像を保存する形式で、スキャン文書やFAXの処理にも使われます。圧縮方式や色の扱いに複数の種類があるため、TIFFという名前だけでは容量や画質は分かりません。

複数ページを一つのファイルに保存するマルチページTIFFもあります。使う閲覧ソフトで、すべてのページを表示できるか確かめてください。保存システムが形式を指定している場合は、その指定に合わせます。

文書管理システムに白黒TIFFを取り込む場合は、複合機の色設定、圧縮方式、マルチページ対応を確認してください。1ページ目だけが表示されている可能性もあるため、保存後は原稿とファイルのページ数を照合しましょう。

デフォルトゲートウェイは、直接つながっているネットワークの外へ通信するときに使う、標準の転送先です。一般にルーターなどがこの役割を担います。

同じネットワーク内で印刷できるのに、別拠点のサーバーやインターネット上のサービスへ接続できない場合は、この設定を確認してください。DNSやIPアドレスとは役割が異なり、同じ値を入れればよいわけではありません。サブネットなど、ネットワークの範囲の設定とも合わせる必要があります。

社内のパソコンから印刷できても、複合機から外部のメールサーバーへ送れない場合は、ゲートウェイの設定に問題がある可能性があります。ファイアウォールや認証も関係するため、ゲートウェイだけで原因を判断しないようにしましょう。

電子証明書は、人や機器などの情報と公開鍵を結び付けるデータです。複合機では、HTTPS接続時の相手確認や、文書への電子署名などに使われます。

証明書があっても、利用者の環境で信頼できると判断されるとは限りません。発行元、対象の名前、有効期限、利用目的を確認してください。証明書と対になる秘密鍵も、無断で共有したり外部へ持ち出したりしないよう管理します。

複合機の名前を変えた後にHTTPSの警告が出たときは、接続に使う名前と証明書に記載された対象名が一致しているかを確かめましょう。発行元、期限、用途も併せて確認してください。

複合機の電子署名は、デジタル署名を付けて、文書の作成者や作成機器、署名後の改変を検証できるようにする機能です。氏名の画像や印影を文書に貼る操作とは異なります。

通常、署名は内容を隠すための暗号化とは目的が異なります。機器署名かユーザー署名か、必要な証明書は何か、検証用ソフトが対応しているかを確認してください。法的な扱いは方式や運用にもよるため、機能名だけでは判断できません。

重要なスキャン文書に署名を付けるときは、受け手のソフトで検証結果を表示できるか試してみましょう。署名後のページ編集や結合が検証結果に影響することもあるため、編集の順番も決めておいてください。

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿・書類を電子的に保存する方法や、電子取引データの保存について定める法律です。保存の制度は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存に分かれます。

会計ソフトで作った帳簿、紙で受け取った領収書、メール添付で届いた請求書では、該当する保存区分が異なります。複合機で紙を電子化する場合は、主にスキャナ保存に関係します。

対象書類や受領方法に応じて、保存、検索、改ざん防止などの要件を確認してください。すべてを同じようにPDF化したり、機器やソフトを導入したりするだけでは、対応は完了しません。国税庁の最新資料を確認し、自社の運用は経理担当者や税理士などと整理しましょう。

電子取引データ保存は、所得税・法人税で帳簿書類の保存義務がある事業者などが、電子的に受け渡した取引情報を法令に沿って保存することです。メール添付やWebからのダウンロードなど、受け渡しの経路はさまざまです。

受け取ったデータだけでなく、送った取引情報も対象になります。紙に印刷するだけで済ませず、保存方法、改ざん防止、検索・提示などの要件と、緩和・猶予措置が適用される条件を確認してください。

Webサービスで受け取った請求書は、担当者の個人フォルダーだけに残さず、組織の保存先に登録しましょう。サイトの閲覧期限や、退職後のアカウント停止で取得できなくならないよう、いつ保存するかも決めておいてください。

転写は、感光体などに作ったトナー画像を紙へ移す工程です。中間転写ベルトなどを経由する方式もあります。

画像にトナーを付ける現像と、紙に固定する定着の間に行われます。画質は紙の性質や状態、装置の構成にも左右されるため、色むらや欠けがあっても、転写部の故障とは限りません。対応用紙と設定を確認してから、保守担当者に相談してください。

特定の加工紙でだけ色が抜ける場合は、その紙が機器に対応しているか、紙種設定が合っているかを確認しましょう。複数の紙でも同じ症状が続く場合は、印刷見本を用意し、転写を含む工程の点検を依頼します。

同報送信は、一つの原稿を複数の宛先へまとめて送る機能です。同じ案内を宛先ごとに送る手間を減らせますが、宛先を間違えると誤送信の影響も広がります。

複数の宛先を一度に指定できても、すべての宛先へ同時に通信するとは限りません。回線数や装置の動作によって順番に送られ、宛先ごとに成功・失敗が分かれる場合があります。

取引先へ休業案内を送る場合は、登録グループの宛先を事前に見直してください。送信後は失敗した宛先を確認し、必要な相手だけに再送すれば、全件への重複送信を防げます。

とじしろは、ステープル、穴あけ、ファイリングなどのために確保する余白です。画像をずらして左側などに余白を作る方法と、縮小して余白を作る方法があります。設定によっては、反対側が欠けたり、文字が小さくなったりすることがあります。

両面印刷では、表と裏のとじしろを、とじる側に合わせてください。アプリで既に余白を作っている原稿に、ドライバーでもとじしろを加えると、余白が広くなりすぎることがあります。

報告書を2穴ファイルにとじる場合は、穴が本文や表の数値に重ならないよう、とじしろを設定してください。両面印刷した用紙を実際のファイルに入れ、表裏ともに内側の文字が隠れないかを確かめてみましょう。

ノズルチェックは、インクジェット機で専用パターンを印刷し、各ノズルから正常にインクが出ているかを確かめる機能です。元データや用紙設定でも文字や写真がかすれることがあるため、ノズルが原因かを調べるときに使います。

パターンに欠けや途切れがあれば、機種の手順に従い、必要なヘッドクリーニングを行ってください。不要なクリーニングを繰り返すと、インクを消費します。

青い部分だけが欠けるなら、ノズルチェックで該当する色のパターンを確認しましょう。欠けがなければ文書データや色設定も調べ、欠けがあれば機種の案内に従って対応します。

排紙容量は、排紙トレイやフィニッシャーに収容できる、印刷後の用紙の量です。給紙容量が大きくても、排紙先が先にいっぱいになると、用紙を取り除く必要があります。

仕様の枚数は、特定の用紙条件で示されます。用紙サイズ、坪量、紙の反り、仕上げ方によって実際の扱いやすさは変わり、中とじ冊子やステープルでとじた束は、ばらの用紙と同じ枚数を置けるとは限りません。

100ページの資料を20部印刷すると、合計2,000ページ分を排出します（例）。片面か両面かに合わせて用紙枚数を計算し、排紙容量と比べてください。容量を超える場合は、途中で紙束を取り除く担当者や、分割して印刷する方法を決めておきましょう。

白紙スキップは、読み取ったページを白紙と判定したときに、保存対象から除く機能です。片面原稿と両面原稿が混ざる場合などに便利ですが、薄い印字、小さな印影、裏写り、汚れによって判定が変わります。

白紙が残ることも、必要なページが除かれることもあります。原稿の枚数と保存したページ数が合わなくなる場合があるため、重要文書では保存後のページ確認を省略しないでください。

片面・両面が混ざった申込書をまとめて読み取るときは、裏面の空白を除くために使えます。小さな受付印だけのページが消えないか、普段扱う原稿で確かめてから使いましょう。

バックアップは、故障、誤削除、破損などから復旧できるよう、必要なデータのコピーなどを別に保存する仕組みです。複合機のボックスや共有フォルダーに置くだけでは、その保存先の障害に備えられない場合があります。

同期は変更や削除も反映するため、必ずしもバックアップと同じではありません。過去の何世代を残すか、保存先、アクセス権、復元手順を確認し、実際に戻せるか試してみましょう。

スキャン文書を共有フォルダーに保存するなら、毎日のコピーに加え、誤って消した前日の版を戻せるかも確かめてください。元データと同じ権限でバックアップも簡単に削除できてしまう構成は、見直しておきましょう。

針なしとじは、金属針を使わず、圧着などの方法で紙束を固定する機能です。針を取り除く手間を減らせますが、とじられる枚数や用紙の条件は、通常のステープルと異なります。

頻繁にめくる資料、厚い束、長期保存する資料には、紙束を保持する強さと使い方を踏まえて、適しているかを確かめてください。針がなくても、どの処分方法でそのまま扱えるかは別に確認が必要です。

ページ数の少ない社内配布資料なら、針なしとじを使う方法もあります。実際の紙でとじてページをめくり、配布や持ち運びの間に外れないかを試してから、標準設定にしましょう。

パンチは、印刷した用紙にファイリング用の穴を開ける機能です。穴の数や位置、対応サイズは装置によって異なるため、使うファイルに合うかを確認してください。

原稿の向きやとじる側の設定を誤ると、意図しない辺に穴が開いたり、文字に重なったりする場合があります。穴あけくずの容器も点検し、満杯で停止しないように処理しておきましょう。

A4の報告書を2穴ファイルにとじるなら、左側にとじるための余白を取って印刷します。横長のページが混ざる場合は、そのページも読みやすい位置に穴が開くか、試し刷りで確認してください。

PDFは、文書のページ構成や見た目を保って共有するためのファイル形式です。「Portable Document Format」の略で、見積書の送付やスキャンした書類の保存などに使われます。

PDFには、文字情報を持つものと、紙面を画像として保存したものがあります。スキャンしたPDFで文字を検索・コピーしたい場合は、OCRで文字情報を付ける方法があります。PDFとして保存するだけでは、必ず文字検索ができるとは限りません。

パスワードや電子署名は追加の機能で、長期保存向けのPDF/Aは別の規格です。配布や保存の目的に合わせて設定を選び、ページの欠けや文字の読みにくさがないかを確認してください。

ファーストコピータイムは、所定の状態から最初のコピーが排出されるまでの時間を示す仕様です。原稿台かADFか、どの給紙段を使うか、カラーか白黒かなど、測定条件も確認してください。

準備完了状態で測った数値には、主電源を入れて起動する時間や、スリープから復帰する時間は含まれません。

来客の書類を1枚だけコピーする受付では、連続速度よりも、1枚目が出るまでの待ち時間が使い勝手に影響します。原稿を置き、設定し、出力を受け取るまで試して、仕様の秒数に含まれない操作時間も確かめてみてください。

ファーストプリントタイムは、所定の印刷指示から最初の1枚が出るまでの時間を示す指標です。測定条件によって含まれる処理の範囲が異なるため、仕様の注記を確認してください。

利用者が実際に待つ時間には、アプリの処理、通信、印刷待ち、スリープからの復帰も関係します。連続印刷速度を表すppmだけでは、この待ち時間は分かりません。

伝票を1枚ずつ発行する業務では、1枚目を待つ時間が繰り返し生じます。同じ伝票を使い、直前にも印刷した状態と、しばらく使っていない状態で比べてみてください。印刷処理と省電力状態からの復帰が、それぞれ待ち時間にどれだけ影響するかを確かめやすくなります。

ファームウェアは、複合機本体の機能や動作を制御するソフトウェアです。不具合の修正、機能の改善、セキュリティ対応などの更新が提供される場合があります。

パソコンに入れるプリンタードライバーとは別のものです。どちらを更新する必要があるかを確かめてください。更新中に電源が切れると問題が起きることもあるため、公式手順、対象機種、作業時間帯、設定の保存方法を確認してから実施します。

スキャン先の認証方式が変わり、更新を検討するときは、リリース情報に必要な対応が含まれているかを確認しましょう。更新後は、印刷、スキャン、FAX、認証など、普段使う機能を試してください。

ファイアウォールは、通信元、通信先、プロトコルなどのルールに基づいてネットワーク通信を制御する仕組みです。ネットワーク機器のほか、パソコンやサーバーにも備わっています。

印刷はできるのにスキャン保存だけできない場合は、それぞれの機能が使う通信と、適用されるルールが異なることも考えられます。調査のためにファイアウォール全体を無効にするのではなく、必要な通信と接続範囲を特定して許可してください。

共有フォルダーへの保存が失敗したときは、複合機から保存先への通信が許可されているかを管理者に確認してもらいましょう。必要な範囲への通信許可と、インターネット全体へのポート開放は区別して設定します。

FAXは、相手の機器との間で文書の画像を送受信する仕組みです。複合機では電話番号を指定する方法が一般的ですが、IPネットワーク、メール、クラウドサービスを使う方法もあります。接続条件は方式によって異なります。

印刷やスキャンができる複合機でも、FAXはオプションや非対応の場合があります。導入前に、回線の種類、電話番号、同時通信の可否、受信文書の保存先を整理してください。

受信した文書は、対応機能があればデータで保存し、必要なものだけ印刷できます。取引先がFAXを使っていても、すべてを紙に出す必要はありません。受信漏れを防ぐため、確認する担当者と保存方法を決めておきましょう。

普通紙は、一般的な文書印刷に使う紙の区分です。複合機の「普通紙」に当たる坪量の範囲は、メーカーや機種によって異なります。

コピー用紙やPPC用紙として販売されていても、白さ、表面の性質、裏写りの程度は製品ごとに違います。大量に使う事務文書では、価格に加えて、両面印刷の読みやすさ、給紙の安定性、保管のしやすさも確かめてください。

日常の報告書を両面印刷に変える場合は、現在の紙で、表裏の文字が重なって読みにくくならないかを試してみてください。色の濃い図表が入った書類と、文字中心の書類の両方で確認しましょう。

不定形サイズは、A4やB5などの定型サイズ以外の幅と長さを指定する用紙設定です。「ユーザー定義サイズ」「カスタムサイズ」とも呼ばれます。

指定できる寸法は、機種や給紙口、印刷方法、両面機能によって異なります。数字を入力できても、機器の最小・最大寸法を超える紙は使えません。対応範囲を確認し、アプリ、ドライバー、本体に同じ寸法を登録してください。

幅150mm・長さ250mmの案内状を印刷する場合は、対応範囲を確かめて寸法をそろえ、印刷する面と紙を送る方向を確認してください（例）。試し刷りで端の欠けや位置ずれを確認し、必要に応じて調整しましょう。

プルスキャンは、パソコンのアプリから指示して、スキャナーや複合機に置いた原稿を取り込む方法です。TWAINなどの対応方式を使う場合があります。

読み取り設定から保存までをアプリ内で行いやすい一方、原稿を置くために複合機まで移動したり、ほかの利用者の作業が終わるまで待ったりする必要があります。本体の操作パネルで宛先を選んで送るプッシュ型のスキャンと、業務の流れに合わせて使い分けましょう。

文書管理ソフトで書類を取り込み、その場で分類する業務では、プルスキャンが適する場合があります。共有複合機では、作業中にほかの人が原稿を置き替えないよう、操作の区切りを明確にしておきましょう。

文書管理は、文書の作成・受領から、分類、検索、共有、更新、保存、廃棄までを扱う仕組みです。複合機でのPDF化は、管理するための電子データを用意する作業の一つです。

保存場所、最新版の見分け方、閲覧できる人、保存期間を決めておきましょう。専用システムでもフォルダー中心の管理でも、業務のルールと担当が決まっていなければ使いにくくなります。

契約書を電子化するなら、会社名や契約日で探せる管理情報を付け、閲覧権限を限定してください。更新契約と旧契約の関係が分かるようにし、保存期間と、廃棄を判断する責任者も決めておきましょう。

ペーパーレス化は、紙で行っていた情報の作成・共有・確認・保存などを電子的な方法へ置き換える取り組みです。既存の紙をスキャンすることに加え、新たに印刷する工程を減らすことも含みます。

成果を見るときは、紙の削減量だけでなく、探す時間、転記、承認、誤処理がどう変わったかも確かめてください。法令や取引先の要件で紙が必要な場面は、分けて扱います。

会議資料を電子配布するなら、参加者が最新版を開けるかを確認し、注記や持ち出しの扱いも決めておきましょう。電子化で別の手作業が増えていないかも確認してください。

ヘッドクリーニングは、インクジェット機のノズルから正常にインクが出るよう、回復を試みる動作です。通常はインクを消費し、廃インクをためる部分にも影響するため、必要以上に繰り返さないようにしてください。

まずノズルチェックで欠けを確かめ、機種が指定する回数や待ち時間に従ってクリーニングを行います。通常の清掃と強力清掃などを選べる機種では、それぞれの実施条件とインク消費量に関する注意も確認しましょう。

文字がかすれ、ノズルチェックにも欠けがあれば、クリーニング後に再チェックして改善したかを確かめます。改善しない場合は何度も続けず、取扱説明書で次の対応を調べるか、保守窓口に相談してください。

保守・サポート終了は、修理、部品供給、ソフト更新、問い合わせ対応などの全部または一部が提供されなくなることです。何がいつ終了するかは、製品やサービスごとに異なります。

本体が動いていても、新しいOSや認証方式への対応、脆弱性を修正する更新が提供されなくなる場合があります。故障の有無だけで継続利用を決めず、業務と情報保護への影響を確認してください。

再リースを検討するときは、次の契約期間中も、修理部品や必要なソフトが提供されるかを確かめましょう。更新が終了する機器では、接続範囲の見直しや、代替機への移行計画も検討してください。

保存データ暗号化は、複合機の記憶装置に保存する情報を暗号化する機能です。記憶媒体の持ち出しなどに備える対策の一つで、対象データや有効にするための条件は機種によって異なります。

正規の権限でログインした利用者による閲覧まで、自動的に防ぐものではありません。通信の暗号化、アクセス権、認証、返却時の消去と組み合わせて使います。

機密文書をボックスに保存するときは、保存領域の暗号化が有効かを確認し、閲覧できる利用者を限定してください。機器の入れ替え時も、暗号化されているという理由だけで消去を省略しないようにしましょう。

マルチページファイルは、複数のページを一つのファイルにまとめたものです。PDFや対応するTIFFなどで利用できます。

1ページずつ保存する方法と比べて、契約書や会議資料をひとまとまりで管理しやすくなります。ただし、異なる取引先や案件の書類をまとめると、配布やアクセス権の管理が難しくなります。機器が扱える最大枚数に加え、業務上どこでファイルを分けるかも決めておきましょう。

申込書3ページと添付資料2ページ（例）を1案件のPDFにまとめる場合は、合計5ページの順序を確かめて保存してください。次の案件は別ファイルにし、ファイル名にも案件を識別できる情報を付けましょう。

無線LANは、電波で端末や機器をネットワークにつなぐ仕組みです。ケーブルを引きにくい場所で使えますが、電波の届き方、周波数帯、周辺機器、接続台数、認証方式などの影響を受けます。

パソコンがWi-Fi、複合機が有線LANでも、同じ管理されたネットワーク内で通信できれば、印刷できる場合があります。両方を無線接続にする必要はありません。

会議室のノートパソコンから印刷するときも、複合機は安定した有線接続のままで使える場合があります。ゲストWi-Fiでは社内機器への通信が禁止されていることがあるため、接続しているネットワークを確認してください。

メタデータは、文書を説明したり管理したりするための情報です。文書名、取引先、日付、担当部署、版、保存期限などがあります。

PDFの内部情報として持たせる場合と、文書管理システムの項目として登録する場合があります。本文の全文検索に加え、属性を使って正確に絞り込めます。同じ取引先が別の名前で登録されないよう、入力ルールと表記をそろえてください。

請求書を保存するときに、取引先名、請求日、金額を登録しておくと、複数の条件を組み合わせて探せます。OCRで抽出した値は、重要な項目を確認してから確定してください。

メモリー受信は、受信したFAXを機器内のメモリーや保存領域に残す機能です。用紙切れのときに一時保存する場合や、常に保存して後で確認する使い方があります。

保存できる量には限りがあり、満杯になったときの動作や、電源が切れたときにデータを保持できるかは機種によります。保存されても担当者が確認したとは限らないため、受信を知らせる方法と、処理後に削除するルールを決めておきましょう。

夜間に届いたFAXを翌朝確認する場合は、受信件数に加えて未確認文書の一覧も見てください。必要な記録を決められた保存先へ移してから、不要な文書を本体から削除しましょう。

USB接続は、USBケーブルでパソコンと複合機などをつなぐ方法です。ネットワークを設定せず、1台のパソコンから使いたい場合などに選びます。

機器のUSB端子には、パソコン接続用やUSBメモリー用など、役割の異なるものがあります。形が合っても、印刷やスキャンに使えるとは限りません。必要なドライバー、対応OS、ケーブルの仕様を確認し、複数人で共有する使い方も考えておきましょう。

個人の作業机で小型複合機を使うなら、USB接続が適する場合があります。部署全員で使う場合は、共有のために接続先のパソコンを起動しておく必要があるかなどを確認し、LAN接続と比較してください。

USBメモリー保存は、複合機に接続した対応USBメモリーへ、スキャンしたファイルを保存する機能です。ネットワークを設定せずに保存できますが、USB端子がある機器でも、この機能を使えるとは限りません。

対応する媒体、ファイルシステム、容量、暗号化製品が使えるかは、機種ごとに異なります。持ち出しや紛失のリスクがあるため、機密文書を扱うときは組織のルールとアクセス制限に従ってください。

ネットワーク外のパソコンへ紙の資料を渡す場合は、社内で許可された媒体に保存し、取り外し操作が完了してから抜いてください。受け渡し後は不要なデータを残さず、媒体の管理者と保管場所を決めておきましょう。

ユーザー認証は、ID・パスワード、ICカードなどを使って利用者を確認する仕組みです。複合機本体で利用者を管理する方式と、外部の認証基盤と連携する方式があります。

認証で確認するのは、利用者が誰かということです。その人にどの操作を許すかは、アクセス権や機能制限で決めます。共有IDではログから実際の利用者を特定しにくいため、個人ごとの管理が必要かを踏まえて認証方法を選んでください。

機密文書を扱う部署では、個人アカウントでログインし、本人のジョブだけを表示する運用も考えられます。離席後に別の人が使えないよう、自動ログアウトと作業終了時の操作も決めておきましょう。

用紙種類設定は、複合機に紙の性質を伝える設定です。機種によって、紙の種類に合わせて搬送速度や、定着・インクの処理が調整されます。

同じA4でも、普通紙と厚紙では扱う条件が異なる場合があります。本体のトレイ登録とパソコンの印刷設定が食い違うと、確認画面が出たり、別のトレイが選ばれたりします。エラーを消すために、実際の紙と違う種類を設定するのは避けてください。

新しい表紙用紙でトナーがこすれて落ちる場合は、まず機種がその紙に対応しているかを確認してください。対応していれば、本体とドライバーの両方で坪量に合う用紙種類を選び、少量の試し刷りでトナーが定着するかを確かめましょう。

読み取り解像度は、スキャナーが原稿をどれだけ細かく取り込むかを示す値です。一般にdpiで表し、複合機のスキャン設定では300dpi、600dpiなどから選べる場合があります。

解像度を上げると、小さな文字や細い線を読み取りやすくなることがあります。ただし、画像の情報量が増え、処理や転送に時間がかかる場合もあります。契約書の小さな注記など、必要な情報が残るかを確かめて設定を選んでください。

元の印字がかすれている場合は、解像度を上げるだけでは改善しません。原稿の傾きや濃度、保存時の圧縮も確認してみましょう。機種を比較するときは、光学的に読み取れる解像度と、画像処理で補間した解像度を区別してください。

読み取り速度は、原稿を画像データにする処理の速さです。片面・両面、解像度、カラー設定、原稿サイズによって変わります。

ADFが紙を送る速さと、OCRや送信が終わってファイルを使えるようになるまでの時間は別です。スキャンが多い業務では、読み取り後の確認や書類整理にかかる時間も確かめておきましょう。

200ページの文書を電子化する場合は、ホチキスを外す、原稿をそろえる、読み取る、ページを確認する、という作業ごとに時間を記録してみてください（例）。準備や確認が大部分を占めるなら、機器の読み取りを速くしても、全体の作業時間はあまり短くならないことがあります。

ラベル用紙は、粘着層のあるラベルを台紙に並べた用紙です。宛名や分類表示に使いますが、熱や紙送りへの強さは製品によって異なります。

印刷方式に合わない用紙や、一部のラベルをはがした台紙を通すと、露出した粘着部が装置内に付着するおそれがあります。対応するラベル用紙、給紙口、片面・両面の条件を確認してください。同じ用紙を再び通せるかも、用紙メーカーと機種の指定に従いましょう。

宛名シールを作るときは、ラベルの型番に合うレイアウトを使い、普通紙で位置を確かめてからラベル用紙に印刷してください。意図せず拡大・縮小が有効になっていると、下の段ほど位置ずれが大きくなる場合があります。

LANは、事務所や建物など、一定の範囲で機器をつなぐネットワークです。有線LANと無線LANがあり、複合機を接続すると、複数の端末からの印刷や共有フォルダーへのスキャンなどに使えます。

ケーブルを挿すだけでは、権限や接続先まで設定されるとは限りません。用途に合わせて、IP設定、通信許可、認証、ドライバーなどを設定する必要があります。

同じフロアの社員が1台を共有する場合は、複合機をLANにつなぎ、各端末に適切な印刷先を配布します。来客用ネットワークからの印刷を許可するかは別に決め、利用できる範囲と認証方法を設定してください。

複合機のリカバリータイムは、省電力状態などから所定の使用可能な状態に戻るまでの時間です。IT分野でいう障害からの復旧時間とは、意味が異なります。

省電力状態の深さや、利用する機能によって条件が変わるため、どの状態からの復帰を測った数値か確認してください。

10分おきに1枚印刷する部署では、印刷のたびにスリープから復帰することもあります（例）。待ち時間を減らすときは、省電力設定をすべて解除するのではなく、利用間隔、待ち時間、消費電力を確かめながら調整してください。

RIPは「Raster Image Processor」の略で、ページ上の文字、図形、画像を、印刷装置で出力できる画素情報へ変換する処理や装置です。プリンターのコントローラーや専用装置などが、ページの内容を解釈して変換します。

複雑な図形、大きな画像、多くのフォントを含む原稿は、この変換に時間がかかる場合があります。そのため、連続印刷速度が速い機種でも、印刷が始まるまで待つことがあります。

文字だけの文書はすぐに出るのに、画像の多いPDFでは開始が遅い場合は、データ処理に時間がかかっている可能性があります。ネットワークだけを原因と考えず、別の原稿やドライバー設定でも比べ、どの条件で印刷開始が遅くなるかを確かめてください。

連続読み込みは、原稿を複数回に分けて読み取り、最後に一つのジョブやファイルにまとめる機能です。ADFに載せきれない量の書類や、原稿台ガラスで1枚ずつ読み取る資料をまとめるときに使います。

途中で保存や終了を確定すると、別ファイルになる場合があります。機種の操作順を確認し、追加できるページ数やメモリー容量の上限にも注意してください。

120枚の資料（例）を一度に載せられない場合は、対応する枚数ごとに分けて読み取り、最後の束を読み終えてから確定してください。各束の最初と最後のページを控えておくと、束の境目で順序が入れ替わっていないかを確認できます。

ワークフローは、申請、確認、承認、処理などの業務を、決めた順序で担当者へ回す仕組みです。スキャンしてフォルダーに保存するだけでは、次に誰が処理するかが分からない場合があります。

担当者、期限、差し戻し、代理承認、完了の記録などを設計し、文書の保存先と結び付けます。自動で進める処理と、人が判断する処理も決めてください。

請求書を受け取って登録し、担当者の確認、上長の承認、経理処理へ順に回す流れなどが考えられます。金額の認識誤りや不備があるときは、自動で通さず、修正や差し戻しができる経路を用意しましょう。