複合機・コピー機・プリンター用語集

ICCプロファイルは、画像がどのような色の範囲を使うか、機器がどのように色を再現するかを記録したデータです。カラーマネジメントでは、この情報を使って画面やプリンターの色の差を補います。

プリンター用のプロファイルには、用紙などの印刷条件に合わせて作られたものがあります。同じ画像でも、光沢紙と普通紙では色の見え方が変わるため、使用する用紙に合ったプロファイルを使うことが大切です。

用紙を変えるときは、プロファイルとともに、用紙種類や印刷品質の設定も合わせてください。試し刷りに使用条件を残しておくと、後から同じ資料を印刷する際の目安になります。

IPアドレスは、ネットワーク上で通信相手を識別するための番号です。パソコンが印刷先の複合機へつながるときや、複合機がスキャンの保存先へつながるときなどに使います。

複合機のアドレスが変わっても、パソコンの印刷先が古い番号のままだと、印刷できなくなる場合があります。本体の設定画面や構成情報で現在の値を調べ、登録した印刷先と合うかを確認できます。

番号は、社内ネットワークの範囲と、他の機器との重複を避けて管理します。手動で固定する方法と、DHCPで自動的に割り当てる方法があり、変更は社内の管理方針に沿って行ってください。

IPv4とIPv6は、ネットワークの通信方式であるIPのバージョンです。アドレスの長さはIPv4が32ビット、IPv6が128ビットで、表記や設定の方法も異なります。両方を併用する構成は「デュアルスタック」と呼ばれます。

複合機では、印刷、共有フォルダーへの送信、管理画面や機器監視などでネットワークを使います。IPv6対応の機器でも、すべての機能をIPv4と同じ条件で使えるとは限らないため、必要な機能ごとに対応を確かめる必要があります。

IPv6を導入するときも、IPv4の設定をすぐに削除せず、名前から接続先を調べる仕組みや通信制限を含めて、管理者と移行の条件を整理してください。

IPフィルタリングは、通信元や通信先のIPアドレスなどを条件に、通信を許可・拒否する機能です。複合機のWeb管理画面を、社内の管理用パソコンからだけ使えるようにする場合などに使います。

通信できる端末を絞る機能であり、操作している人が誰かを確認する認証とは役割が異なります。管理者のログインやアクセス権と組み合わせて使います。

設定を誤ると、管理者自身も接続できなくなる場合があります。変更前に復旧方法を用意し、設定後は、許可する端末と許可しない端末の両方で、意図したとおりに接続できるか・拒否されるかを確かめてください。

アクセス権は、誰がどの文書や機能を使い、何をできるかを決める許可です。見る、保存する、変更する、削除するといった操作ごとに分けて設定します。

認証が「誰が使うか」を確認する仕組みなのに対し、アクセス権は「その人に何を許すか」を決めます。ログインできる利用者でも、すべての文書を見られる設定にする必要はありません。

例えば給与関係のスキャン文書は、担当者だけが閲覧できる場所へ保存します。複合機が書き込むための権限と、担当者が読むための権限を必要な範囲に分け、異動などで担当が変わった際に見直してください。

複合機のアドレス帳は、FAX番号やメールアドレス、共有フォルダーなどの宛先を登録して呼び出す機能です。いつも送る相手や保存先を登録しておけば、毎回入力する手間を減らせます。

登録名に部署や用途を入れると、同じ名前の会社や部署を見分けやすくなります。表示名だけで判断せず、実際の番号やアドレスまで確かめられる形にしておくと、取り違いを減らすことができます。

取引先の番号が変わったときは、新しい番号を登録するだけでなく、古い登録と、その番号を含むグループ宛先も更新してください。新規登録・変更・削除を担当する人と確認の手順を決め、共有宛先と個人宛先を分けて管理します。

網点は、細かな点の大きさや密度、配置によって濃淡を表す方法です。一つひとつの点を離れて見ると、写真の影や中間の色など、滑らかな濃淡に見えます。

印刷したパンフレットをスキャンすると、網点の並びと読み取りの周期が干渉し、元の紙には見えなかった縞模様が出ることがあります。これがモアレの原因の一つです。

紙から読み取った写真に縞が出る場合は、対応する機器のモアレ低減機能や写真向けの設定を試す方法があります。元の電子画像が残っていれば、それを使うと印刷物の網点を読み取り直さずに済みます。

ECMは「Error Correction Mode」の略で、FAX通信中のデータの誤りを見つけ、必要な部分を送り直す仕組みです。回線の状態が原因で画像が欠けることなどを抑えます。

送信側と受信側の両方が対応している場合に使えます。回線の状態が悪いと送り直しが増えるため、通信に時間がかかることがあります。通信そのものが成立しない問題をすべて解決する機能ではありません。

原稿の汚れや、読み取り時に欠けた文字は、通信を送り直しても戻りません。受け取った画像に問題があるときは、送信元で同じ原稿をコピーし、原稿や読み取りの段階にも問題がないかを調べる方法があります。

インサーターは、本文の指定した位置へ、表紙や合紙などを加える仕上げ装置です。別の機器で印刷したカラー表紙を、モノクロの本文と組み合わせたい場合などに使います。

ポストインサーターと呼ばれるタイプでは、セットした紙を印刷の工程へ通さず、その後の仕上げ工程へ送ります。印刷済みの表紙を加える装置であり、挿入する紙に新たに印刷できるとは限りません。

表紙の向きと挿入する位置、対応する坪量、折り・とじとの組み合わせを合わせてください。最初の一部で表裏と上下、ページの順番を確かめてから続けると、意図した冊子にまとめやすくなります。

印刷可能枚数は、トナーやインクを決められた試験条件で使ったときの出力枚数の目安です。消耗品の交換頻度や費用を概算するときの比較情報として使います。

文字中心の文書と、全面に写真を置いたチラシでは、同じA4一枚でも使う色材の量が異なります。一回に印刷する量や清掃も消費に関わるため、公称枚数まで必ず印刷できるという意味ではありません。

製品を比べるときは、枚数とともに測定条件もそろえて見てください。導入後は、普段の文書での交換実績を残すと、公称値だけの概算より、実際の使い方に合う費用をつかみやすくなります。

Web管理画面は、パソコンなどのブラウザーから、複合機の状態を見たり設定を変更したりする画面です。機器の前へ行かずに、アドレス帳、利用者、ネットワーク、保存文書などを管理できる場合があります。

重要な設定や情報を扱うため、HTTPS、管理者認証、接続元の制限を組み合わせて保護します。必要な管理端末から使える範囲に絞り、不要にインターネットへ公開しないでください。

アドレス帳を更新する際などは、管理する機器の正しい画面であることを確かめてからログインし、作業後はログアウトします。変更内容を記録し、共有パソコンへ認証情報を無造作に保存しないようにしましょう。

WebDAV送信は、WebDAVに対応したサーバーへ、スキャンしたファイルを保存する機能です。WebDAVは、Webの通信に使うHTTPを拡張し、サーバー上のファイルを操作する仕組みです。

社内の文書サーバーが対応していれば、部署ごとの保存場所へ複合機から直接書き込む使い方ができます。接続先のURLや保存場所、認証情報を登録し、スキャン用アカウントに必要な書き込み権限を設定します。

通信を暗号化する場合は、複合機と接続先のHTTPS・証明書への対応も必要です。WebDAV対応の表示だけで、すべてのクラウドストレージへ直接保存できるわけではないため、利用する保存先の接続条件に合わせてください。

ウォームアップタイムは、電源を入れてから機器が使える状態になるまでの時間です。毎朝電源を入れて業務を始める場合は、最初の印刷やコピーを始めるまでの待ち時間に関わります。

機種によっては、操作画面が使えるまでと、印刷できるまでを分けて示しています。画面が表示された後も印刷の準備が続く場合があるため、仕様の数値がどの状態までを表すかがポイントです。

日中のスリープから戻る時間は「リカバリータイム」、最初の一枚を出す時間は「ファーストプリントタイム」などで示されます。朝の起動と、日中に一枚ずつ印刷する際の待ち時間は、それぞれの項目で見ることができます。

HTTPSは、Web画面などのHTTP通信をTLSで保護する仕組みです。複合機の管理画面とブラウザーの間で、やり取りする情報の盗み見や改ざんを防ぐために使います。

接続先を確かめるために使う証明書には、対象の名前や有効期限、発行元などがあります。HTTPSを使う場合も、管理者のパスワードやアクセス権は別に管理する必要があります。

証明書の警告が出たら、理由を調べずに進めないでください。接続先名、機器の時刻、証明書の期限や発行元を確かめ、見慣れた画面というだけで認証情報を入力しないようにしましょう。

SNMPは、ネットワーク機器の状態を取得し、監視・管理するための通信方式です。複合機では、トナー残量、エラー、稼働状態などを管理ソフトで見るために使われます。

印刷データを送る通信とは役割が異なります。印刷はできるのにトナー残量を取得できない場合は、SNMPの有効・無効、対応バージョン、認証情報、通信許可などが手がかりになります。

バージョンによって認証や暗号化の条件が異なるため、機器と監視ソフトの対応を合わせてください。管理用の接続元は必要なものに限定し、使わない方式をむやみに有効にしないようにしましょう。

SMTPは、メールを送信・中継するための通信方式です。複合機では、スキャンした書類をメールへ添付して送る機能や、状態を知らせる通知メールで使います。

利用する送信サーバーに合わせて、サーバー名、ポート、認証、送信者、TLSなどを設定します。メールを受信する仕組みとは異なるため、受信に使っているパスワードだけでは送信できない場合があります。接続条件は利用するサービスの案内に従ってください。

パソコンでは送れるのに複合機から送れない場合は、使っている認証方式に複合機も対応しているかを確かめます。送信元アドレスの許可、証明書、機器の時刻、接続経路も関わるため、管理者と送信設定を切り分けてください。

SMBは、ネットワークでファイルやプリンターを共有するための通信方式です。複合機のSMB送信では、この方式でパソコンやサーバーの共有フォルダーに接続し、スキャンしたファイルを保存します。

SMBには複数のバージョンがあり、署名や暗号化、認証の条件も異なります。古い複合機と新しいOSを組み合わせる場合などは、双方の条件が合わず、接続できなくなることがあります。

OSの更新後に保存できなくなった場合も、保護を外したり、OS全体を弱い設定へ戻したりする前に、複合機の対応状況やファームウェアの情報を調べてください。更新や、安全な別の保存方法で対応できるかを管理者と確認する必要があります。

FTP送信は、スキャンしたファイルをFTPサーバーへ送る機能です。既存の文書システムがFTPでファイルを受け取る場合などに使います。サーバーのアドレス、保存する場所、利用者名、パスワードなどを登録します。

通常のFTPでは、通信内容は暗号化されません。機密文書を扱う場合は、使うネットワークを限定するだけでなく、暗号化された送信方法を使えるかも管理者と確認してください。

FTPSとSFTPは別の方式で、「FTP送信対応」という表示だけでは対応が分かりません。暗号化された方式に切り替える際は、複合機と受信側の両方が同じ方式に対応していることと、保存先の権限を確かめる必要があります。

LDAPは、利用者や組織の情報をまとめたディレクトリーへアクセスする通信方式です。複合機では、部署の人のメールアドレスを検索したり、ユーザー情報と連携したりするときに使います。

例えば、名前を入力して宛先を探せるようにするには、サーバー内の名前・メールアドレスの項目と、複合機側の項目を対応させます。こうした情報の項目は「属性」と呼ばれます。宛先検索と本人としてのログインは、別の機能として設定します。

検索する範囲や認証方式、通信の保護を必要な用途に合わせてください。同姓同名や古い所属の情報がある場合もあるため、宛先を選ぶ際に部署やアドレスまで見分けられる表示にすると、取り違いを減らしやすくなります。

折り機能は、印刷した紙を指定の形に機械で折る機能です。二つ折り、三つ折り、Z折りなどがあり、配布資料を手で折る作業を減らすことができます。対応する折り方は装置によって異なります。

案内状を三つ折りにして封筒へ入れる場合などに使います。折った後の大きさが封筒に収まることと、表に出したい面が正しい位置になることを、実際の用紙で確かめてください。

使えるサイズ、坪量、枚数は折り方によって異なります。複数枚をまとめて折る場合は、一枚ずつ折る機能とは別に対応が必要です。紙の繊維の向きである紙目や表面加工も折り目に関わるため、使う紙で仕上がりを試すと安心です。

カールは、用紙が丸まったり反ったりする状態です。保管中の湿気や紙質、印刷中の熱・水分の変化などで起こります。反りが強いと、排紙がそろわない、両面印刷で詰まる、ステープルの仕上がりが乱れるなどの影響が出ます。

開封したまま長く置いた紙で目立つ場合は、適切に保管した新しい紙と比べると、紙の状態が関係しているかを調べやすくなります。機器に合った用紙かを確かめ、機種の案内に従って紙種などの設定を調整してください。

条件を一度にいくつも変えると、何が効いたか分かりにくくなります。使った紙と印刷面の条件を記録し、一つずつ変えて違いを見るようにしましょう。

階調は、色や明るさを表す段階のことです。明るい部分から暗い部分へ細かく段階を分けることで、写真の影などを滑らかに表現します。段階が少ないと、なだらかな変化の途中に帯のような境目が見えることがあります。

8ビットのグレースケールには、計算上256段階があります。ただし、画像データに記録された段階の差が、紙の上でもすべて見分けられるわけではありません。

写真や薄い灰色の背景を多く使う資料では、影の濃淡や背景の変化が残るかが仕上がりのポイントです。文字だけの見本に加え、濃淡のある写真で試し刷りすると、明るい部分が白く飛んだり、暗い部分がつぶれたりしていないかを確かめられます。

書き込み解像度は、文字や画像を印刷するときの点の細かさを表す値です。dpiという単位を使い、「600×600dpi」のように縦横を分けて示す場合もあります。

小さな文字や細い罫線を表現する際に関わる仕様です。ただし、元の画像が粗ければ、その情報まで細かく戻せるものではありません。色や濃淡の表現、用紙も仕上がりに関わります。

原稿を取り込む「読み取り解像度」に対し、書き込み解像度は紙へ出力する側の値です。また、仕様の「相当」という表示には、画像処理による値が使われる場合があります。実際に形成する点の細かさと、画像処理を含む表現を分けて読むと、仕様の意味をつかみやすくなります。

拡大・縮小印刷は、原稿の縦横の長さを、指定した倍率で変えて印刷する機能です。100％は原寸で、50％なら縦も横も半分になります。面積は半分ではなく、四分の一になります。

例えば、原稿にある10cmの線を50％で印刷すると、計算上は5cmになります。図面やラベルのように寸法を保つ必要があるものは、倍率を指定したうえで、印刷した線の長さも確かめてください。

「用紙に合わせる」は、印刷できる範囲に収まるよう、自動で拡大・縮小する設定です。原寸で出したいときもこの設定が有効だと大きさが変わる場合があるため、アプリとドライバーの自動調整を合わせて確認するようにしましょう。

傾き補正は、斜めに読み取った原稿の画像を回転させ、文字や罫線の向きを整える処理です。ADFで取り込んだ請求書の行が少し右上がりになった場合などに使い、読みやすさやOCRの文字認識を助けます。

画像を回転させる処理なので、読み取り範囲から外れて欠けた文字までは戻せません。金額欄が端で切れている場合は、原稿を置き直して再スキャンしてください。原稿ガイドを合わせて紙を送ることも、傾きを抑える基本になります。

紙づまりは、用紙が機器の中を正常に送られず、途中で止まる状態です。折れた紙、湿気を含んだ紙、入れすぎなどで、紙がうまく送られない場合があります。設定の不一致やローラーの状態も原因になります。

給紙時、両面印刷で紙を反転するとき、排紙時など、詰まる位置とタイミングが原因を調べる手がかりです。内部には高温になる部分もあるため、本体の表示と取扱説明書に従い、無理に紙を引き抜いたり分解したりしないでください。

厚紙を入れたときだけ起きる場合は、その紙が使える給紙口・坪量・用紙種類の設定を確かめます。普通紙でも同じ場所で繰り返す場合は、用紙以外の原因も考えられるため、位置とエラーの表示を保守窓口へ伝えてください。

カラーマネジメントは、画面やプリンターなど、機器ごとの色の特性に合わせてデータを調整する仕組みです。同じ画像でも機器が変わると色の見え方が変わるため、その差を補い、意図した色に近づけます。

調整には、機器や用紙がどのように色を再現するかを記録したICCプロファイルが使われます。例えば、営業資料の商品写真を印刷するときに、使うプリンターや用紙に合った情報を色の変換に反映できます。

用紙を変えると色の見え方も変わることがあります。画像自体を修正する前に、使用する用紙と色の設定が合っているかを確認してみてください。カラーマネジメントは色の差を減らす仕組みで、すべての機器で全く同じ色を再現するものではありません。

管理者パスワードは、複合機の重要な設定や情報へアクセスするための認証情報です。利用者、宛先、ネットワーク、保存データなどを扱えるため、通常の利用者のパスワードより、変更が及ぶ範囲が広くなります。

初期設定のままにせず、推測しにくく、他の用途と使い回さないものを設定してください。管理責任者と代理担当者を決め、組織で認められた安全な方法で保管すると、担当者の不在や異動でも引き継げます。

保守会社へ作業を依頼する場合も、必要な権限と、作業後の認証情報の扱いを決めておく必要があります。一人しか知らず引き継げない状態と、多くの人へ無制限に共有する状態のどちらも避けて管理してください。

機械占有寸法は、機器を設置して使うときに必要なスペースを示す寸法です。本体だけの寸法と違い、手差しトレイや排紙部を開いた状態、取り付けたオプションなどを含む場合があります。

例えば壁際に置く場合、本体が収まっても、側面のカバーを開けられなければ紙づまりの処理や点検ができません。カセットを引き出す場所と、使う人が立つ場所も必要です。

カタログの寸法を測った条件と、周囲に必要な操作・保守の空間を合わせて確認してください。平面図に本体、トレイやカバーを開く範囲、人が作業する範囲を描くと、設置後も使えるかを考えやすくなります。

機能制限は、利用者や部署ごとに使える機能を決める設定です。カラー印刷、FAX、社外へのスキャン送信、USB保存などを制限できる機器があり、費用管理や情報の持ち出し対策に使います。

例えば、販促資料を作る担当者にはカラー印刷を許可し、他の部署はモノクロを基本にする方法があります。一方、機密書類をUSBで持ち出せるかは情報管理の条件です。何を目的に制限するかに合わせて、使える機能を整理します。

制限できる範囲は機種や認証方式によって異なります。必要な仕事まで止めないよう、例外を申請する方法と定期的な見直しを用意してください。

共有フォルダーは、ネットワーク経由で複数の機器から使えるようにした保存場所です。サーバーやNAS、パソコンなどに作り、部署で使う書類やスキャン文書をまとめて保存できます。

保存するアカウントと、文書を見る人には、用途に応じた権限が必要です。読み取り、書き込み、削除を誰に許可するかを分け、機密文書まで全員に見える状態にしないようにしてください。部署や用途で保存先を分ける方法があります。

個人のパソコンを保存先にすると、その電源が切れている間は保存や閲覧ができない場合があります。担当者の不在や機器の入れ替えも考え、部署で継続して使える保存先と管理方法を決めておくことが大切です。

原稿サイズ混載は、大きさの異なる原稿をADFにまとめてセットし、サイズを識別しながら読み取る機能です。A3の図面とA4の説明書を一つのPDFにしたいときなどに、サイズごとに読み取り直す手間を減らせます。

混ぜられるサイズや向きには、機種ごとの決まりがあります。原稿の幅をそろえる必要があるタイプもあるため、指定された組み合わせと置き方に合わせてください。小さな紙を大きな紙の間に無造作に挟むと、斜め送りや読み取り漏れの原因になります。

コピーでは、読み取ったサイズのまま出すか、一つの用紙サイズにそろえるかを別に設定します。読み取り後は、各ページのサイズや端の欠け、ページの抜けを確かめるようにしましょう。

原稿台ガラスは、複合機のふたを開けた内側にある、平らなガラス面です。本や冊子のページなど、ADFで一枚ずつ送れない原稿を置いて読み取ります。原稿を動かさずに読めるため、傷みやすい紙や、付箋を残した書類にも使えます。

原稿の角は、ガラス面の基準マークに合わせてください。位置が離れていると、サイズを正しく認識できなかったり、端が欠けたりすることがあります。厚い本を強く押し付けると原稿や装置を傷めるため、取扱説明書に示された厚さや押さえ方に従ってください。

複数ページを一枚ずつ読む場合でも、連続読み込みに対応した機器なら、一つのPDFにまとめることができます。本の見開きの中央に影が出るときは、原稿の置き方や読み取り方法を調整する方法があります。

電子写真方式の現像は、感光体に作った電気的な画像へトナーを付け、目に見える画像にする工程です。画像ができた後は、紙へ移す「転写」、紙に固定する「定着」へと進みます。

全体が薄く印刷される場合も、現像部だけが原因とは限りません。まず濃度や省トナーの設定、元の原稿の色を確かめ、適切な設定でも続くときは、印刷見本と発生条件を保守窓口へ伝えてください。

コート紙は、表面に塗工層を設け、滑らかさや印刷の仕上がりを調整した用紙です。光沢の強い種類と、光沢を抑えた種類があり、商品案内などの写真や色を見せる印刷に使います。

同じように見える紙でも、インクジェット用と、トナーを使う電子写真方式用では必要な性質が異なります。サイズや坪量が合っていても、表面処理が方式に合わないと、紙送りや定着に問題が出ることがあります。

使用前に、用紙に示された対応方式と、複合機の対応用紙を確認してください。少量を印刷し、色味や乾き具合、擦れ、重ねたときの貼り付きを確かめてから使うと、仕上がりと扱いやすさを確認できます。

国際エネルギースタープログラムは、省エネルギーの基準を満たすオフィス機器を識別するための国際的な制度です。複合機なども対象で、基準に適合し届け出られた製品では、ロゴや登録情報を調べることができます。

機器を調達する際の条件になっている場合は、正式な型番と、対象の構成・販売地域に合う登録情報を確認してください。シリーズ全体の紹介だけでは、使う機器そのものが対象か分からない場合があります。

適合は決められた測定方法で評価した結果です。実際の電気代は職場の印刷量や待機時間にも関わるため、基準や製品区分をそろえた省エネ性能の比較と、日常の使用量を分けて考えます。

固定IPアドレスは、同じ機器に同じ番号を割り当てて使うIPアドレスです。複合機をいつも同じ印刷先や管理先として使いたい場合に役立ちます。本体へ手動で設定する方法と、DHCPサーバーで同じ番号を割り当てる予約などがあります。

手動設定では、他の機器やDHCPの配布範囲と重複しない番号を使い、ネットワークの範囲、ゲートウェイ、DNSも合わせます。固定すること自体が、印刷速度や安全性を高めるわけではありません。

設定方法は社内の管理方針に従ってください。機器を入れ替えたときは、パソコンの印刷先だけでなく、監視ソフトやスキャン機能の接続設定も引き継ぐ必要があります。

再生紙は、古紙を原料に使って作られた紙です。社内資料などの日常の文書印刷にも使われます。製品には、古紙をどれだけ配合しているかを示す古紙配合率や、紙の白さを示す白色度などの違いがあります。

切り替える際は、機器に対応する坪量や用紙種類に加え、両面印刷の裏写りや図表の読みやすさを、普段の資料で試すと比較しやすくなります。環境に関する社内の調達方針がある場合は、古紙配合率や認証などの製品情報も、その方針に合わせてください。

G3は、一般的な電話回線を使うFAXの規格区分です。スーパーG3は、より高速なモデム通信に対応するFAXの呼び方で、文書を送る通信速度に関わります。

通信は相手機器と条件を合わせて行います。そのため、実際の速さは双方の対応速度や回線の状態にも左右され、送る側の機器だけを高速にしても、そのまま所要時間が短くなるとは限りません。

カタログの通信時間は、特定の原稿と条件で測った値です。電話をかけ、接続して通信条件を決める時間などが加わるため、見積書一枚を送る場合も、操作開始から完了までが表示の秒数で終わるという意味ではありません。

JPEGは、写真などの画像を保存するファイル形式です。一般的なJPEG圧縮では画像の一部の情報を省き、容量を小さくします。写真を資料へ貼り付けたり共有したりするときに使われますが、圧縮を強めると文字の周りや細い線がにじむ場合があります。

複合機のスキャンでは、通常、一ページごとに一つの画像ファイルになります。写真一枚を取り出して使う場合に扱いやすく、複数ページの契約書をひとまとまりで管理する場合は、PDFやマルチページTIFFなどを使う方法があります。

自動トレイ切り替えは、印刷中のトレイが空になったときなどに、条件が合う別のトレイから用紙を送る機能です。大量の資料を印刷するときに、用紙補給のために止まる回数を減らせます。

例えば、A4普通紙を上下二段のトレイに入れ、どちらも同じサイズ・種類として登録しておく使い方があります。一段が空になっても、もう一段から給紙を続けることができます。

自動で切り替える対象は、同じ用途の用紙を入れたトレイにしてください。色紙や請求書専用紙を普通紙として登録すると、一般資料の印刷に使われるおそれがあります。専用紙のトレイは対象から外すなど、登録内容と用途を合わせる必要があります。

シフト排紙は、部や印刷ジョブの区切りで、用紙の位置をずらして排紙する機能です。束の境目が見えるため、複数人の印刷物を分けたり、配布資料を一人分ずつ取り分けたりしやすくなります。

会議資料なら、ソートでページ順をそろえ、部ごとのシフト排紙で境目を作る使い方があります。使える用紙やずらす単位、フィニッシャーが必要かどうかは機種によって異なります。紙を固定する機能ではないため、持ち運ぶ資料をとじたい場合は、ステープルなどと組み合わせます。

消費電力は、その時点で使う電力の大きさで、WやkWで表します。消費電力量は、一定時間に使った電気の量で、WhやkWhで表します。電力量料金の計算には、後者を使います。

例えば、100Wの状態が二時間続くなら、100W×2時間＝200Wh＝0.2kWhです。一kWh当たり30円と仮定すると、電力量料金は6円になります。30円は説明用の仮定で、実際の契約単価ではありません。

複合機は、印刷中、待機中、スリープ中で使う電力が変わります。最大消費電力を営業時間すべてに掛けると、実際の電気使用量と大きくずれる場合があるため、それぞれの状態の電力と時間を分けて考えます。

電気料金には契約による基本料金などもあります。上の計算は、一定の状態で使った電力量に対応する部分だけを示しています。

初期費用は、複合機を使い始めるまでに必要になる費用です。本体やオプションの代金のほか、搬入・設置、ネットワーク設定、旧機器の撤去、データ移行などが含まれる場合があります。

導入時に払う方法と、月額契約へ組み込む方法などがあり、見積もりの示し方は同じではありません。「初期費用ゼロ」の場合も、何が対象で、別の支払いや対象外費用があるかを確かめる必要があります。

例えば階段しかない建物では、搬入に追加の作業が必要になることがあります。設置場所と搬入経路、電源、ネットワークの状況を事前に伝えると、見積もりに含める作業を整理しやすくなります。

ジョブセパレーターは、出力する文書の種類やジョブに応じて排紙先を分ける装置・機能です。例えばFAXの受信紙を一般の印刷物とは別のトレイへ出すと、担当者が見つけて回収しやすくなります。割り当てられる区分は機種によって異なります。

排紙先を分けても、そのトレイを見られる人は変わりません。来客にも見える場所では、機密文書を保護する方法を別に用意する必要があります。回収する担当者を決め、必要に応じてデータでの保存受信や認証を使い分けてください。

ジョブログは、印刷、コピー、スキャン、FAXなどの処理履歴です。利用者、時刻、文書名、ページ数、送信先、結果などを記録でき、利用状況の集計や処理の調査に使います。記録項目と保存件数は機種によって異なります。

誤送信を調べる場合は、該当する時刻、利用者、宛先、結果を照合します。共用アカウントでは実際に操作した人まで分からない場合があるため、必要な調査の範囲に合わせて認証方法も考える必要があります。

文書名や宛先自体が機密情報になることもあります。ログを見る担当者と保存・削除の方針を決めて管理してください。記録を残すことと、誰かが確認して異常に対応することは、それぞれ必要な作業です。

スキャナーは、紙の原稿の文字や写真を読み取り、画像データにする機器です。複合機では、読み取った書類をPDFなどのファイルに保存し、パソコンで見たり、メールで送ったりすることができます。

複数枚の通常の書類はADFにまとめてセットすると、続けて読み取れます。本や冊子、傷みやすい原稿は、ガラス面の原稿台に置く方法が向いています。

読み取った画像の中に文字が写っていても、そのまま文字検索ができるとは限りません。OCRで画像内の文字を読み取ると、検索や文字の取り出しに利用できます。書類を保存するときは、原稿と読み取り後のページ数を比べ、抜けがないことを確かめてください。

スキャナ保存は、紙で受け取ったり作成したりした対象の国税関係書類を、制度の要件に沿って読み取り、電子データで保存する方法です。紙の領収書などを、電子保存へ切り替えたい場合に関わります。

読み取り、内容確認、登録、検索までを、対象の書類に適用される要件に合わせて行います。裏面を読み忘れていないか、必要な部分が欠けていないかなど、保存する画像の確認も必要です。

読み取り条件や期限、検索・閲覧、訂正・削除への対策などは、制度の要件に従います。複合機でスキャンしたりPDF/Aに保存したりするだけで、対応が済むものではありません。紙の原本を処分する前に、国税庁の現行資料に沿って、必要な保存と確認が終わっていることを確かめてください。

スキャンした画像の同じ位置に線が出る場合は、読み取り部分の汚れが原因の一つです。ADFで使う細いガラス部分に点のような汚れがあると、紙が送られる間、同じ位置へ写り続けて長い線になることがあります。

ADFでコピーすると線が出ても、原稿台で読み取ると出ない場合は、ADFの読み取り経路が手がかりになります。保存した画像には線がなく、印刷した紙だけに出る場合は、プリンター側の原因も考えられます。

ADFの経路が疑われるときは、取扱説明書に示された細いガラス部分を、指定の方法で清掃してから読み直してください。読み取る経路と印刷する経路を分けると、点検する場所を絞りやすくなります。

ストレージは、データを保存しておく記憶装置です。複合機ではHDDやSSDなどが使われ、ボックスの文書、印刷ジョブ、アドレス帳、設定や履歴などを保存する場合があります。

一時的な作業に使うメモリーとは役割が異なり、電源を切っても情報が残る場合があります。利用中は、保存された情報へ誰がアクセスできるかを管理する必要があります。

返却や廃棄の際は、文書だけでなく、宛先、認証情報、履歴などが消去の対象に含まれるかを確かめてください。何をどこに保存するかは機種によって異なるため、媒体と機種に合った指定の消去手順を使います。

スリープモードは、使っていない間の動作を一部抑え、消費電力を減らす状態です。電源を切る方法とは異なり、印刷要求などを受けて復帰する使い方ができます。FAX受信やネットワーク機能の扱いは、機種と設定によって異なります。

スリープに入るまでを短くすると、使わない間の電力を抑えやすくなります。一方、間隔を空けて何度も使う部署では、復帰を待つ回数が増えることがあります。

午前中に集中して使い、午後はあまり使わないなど、普段の利用間隔に合わせて調整するのがポイントです。復帰の待ち時間と、必要な受信・送信機能への影響を確かめ、単純な電源オフとは分けて運用してください。

Z折りは、紙を互いに逆方向へ折り返し、Z字状にする仕上げです。複合機では、A4の会議資料へA3の工程表などを折り込むときに使います。大きな図を、必要なときに広げて読める形で収められます。

A3をA4の大きさへ収める折り方は、紙を三等分するとは限りません。どの用紙をどの寸法へ折るかは、装置の仕様に従ってください。

とじる位置や余白、穴あけ・ステープルとの組み合わせによって、開きやすさが変わります。資料に組み込むときは、とじた部分が折り返しを塞がず、図全体を広げて見られるかを確かめてください。

全文検索は、ファイル名だけでなく、文書の本文に含まれる言葉から探す仕組みです。例えば、過去の契約書に書かれた会社名を手がかりに、該当する文書を見つける使い方があります。

紙をスキャンした画像には、そのままでは検索に使える文字情報がない場合があります。OCRで文字にし、保存先の検索システムが検索用の索引へ取り込むことで、複数の文書を横断して探せるようになります。検索可能PDFを作ることと、保存先で全文検索を使えるようにすることは、別に必要な作業です。

文字の認識誤りや表記の違いに備え、取引先コードや契約日などの管理項目も合わせて使うと探しやすくなります。閲覧権限のない文書が検索結果へ出ないことも確かめてください。

タイムスタンプは、電子文書がある時点で存在したことと、その後に変更されていないかを検証する仕組みです。パソコンに表示されるファイルの更新日時とは役割が異なり、保存した文書の時点と変更の有無を確かめるために使います。

利用する場合は、いつ付けるかと、後から検証できるサービスや環境を用意します。長く保存する文書では、その期間にわたって検証できる扱いかも確認する必要があります。

電子取引データの改ざん防止では、条件に合う履歴管理や事務処理規程など、ほかの方法を使える場合もあります。すべての文書に有料のタイムスタンプが必要という意味ではなく、該当する制度の要件に合わせて保存方法を決めます。

ダウンタイムは、故障、保守、更新などで必要な機能を使えない時間です。機器全体が止まる場合だけでなく、印刷はできてもスキャンだけ使えない、といった停止も含まれます。

修理担当者が着くまでの時間と、修理が終わって業務を再開できるまでの時間は異なります。停止の長さに加え、締切や代替機の有無、文書を作り直す作業によって、業務への影響が変わります。

例えば、午前中に出す請求書を印刷できなければ、一時間の停止でも締切に関わる場合があります。別のプリンターや、業務で認められた電子送付など、代わりに使える手段を事前に用意しておくことが大切です。

帳票の項目抽出は、文書から取引先名、日付、金額などを取り出し、業務で使う項目へ対応させる処理です。OCRで文字を読み取った後に、その文字や数値が何の項目かを判断する作業が加わります。

請求書には、請求額、税額、合計、前月繰越など、複数の金額が書かれている場合があります。数字を正しく読み取れても、総額と税抜額を取り違えれば、業務へ渡す値は誤りになります。

取り出す項目の意味とシステムへ渡す形式を決め、取引先コードとの照合、重複請求の確認、読み取れない値の修正も含めて手順を整えてください。文字の読み取りと、使う項目への対応が両方合っていることが大切です。

通信管理レポートは、FAXの送受信日時、宛先、ページ数、結果などを記録した帳票や履歴です。送信状況を調べたり、担当者間で対応を引き継いだりするときに使います。

取引先から届いていないと連絡があった場合は、送信した時刻と番号、ページ数、結果を照合できます。「正常終了」は通常、機器間の通信結果を示すもので、相手の担当者が読んだことを示すものではありません。別の部署へ届いている場合もあるため、担当者への到達は別に確かめてください。

記録される項目や保存件数は機種によって異なり、古い記録が上書きされる場合があります。業務で必要な履歴は、残す期間と保存方法を決めておく必要があります。

DHCPは、IPアドレスなどのネットワーク設定を機器へ自動で割り当てる仕組みです。複合機やパソコンへ一台ずつ入力する手間を減らすことができます。

割り当てられる番号は条件によって変わる場合があります。パソコンの印刷先を番号で指定したままだと、複合機の番号が変わった後に印刷できなくなることがあります。名前で接続する方法や、同じ番号を配る予約などを、管理方針に合わせて使います。

ルーターの交換後に複合機が見つからなくなったときは、現在のアドレスと、配布側の設定を確かめてください。以前の番号をそのまま入れ直す前に、新しいネットワークの範囲に合うかを管理者と確認する必要があります。

DNSは、サーバーなどの名前に対応するIPアドレスなどの情報を調べる仕組みです。複合機でメールサーバーやスキャンの保存先を名前で登録するとき、その名前から通信先を見つけるために使います。

番号を直接指定すれば接続できるのに、名前では接続できない場合は、DNSの設定や名前の登録が手がかりになります。ただし、IPアドレスの直接指定では証明書や認証の条件が変わる場合があるため、そのまま恒久的な回避策にせず、名前で接続できない原因を管理者と確かめてください。

TLSは、通信相手の確認や暗号化によって、ネットワーク通信を保護する仕組みです。HTTPSの管理画面、メール送信、印刷などで使われ、やり取りする内容の漏えいや改ざんを防ぐ役割があります。

通信する双方で、TLSのバージョンや暗号方式、証明書などの条件が合うことが必要です。機器の時刻が合っていない場合も、証明書の確認に影響することがあります。

メールサーバーの更新後に複合機から送れなくなった場合は、本体のTLS対応とファームウェアの情報を調べてください。古い説明書の設定へ戻したり暗号化を外したりする前に、現在対応する方法を管理者と確認するようにしましょう。

TIFFは、画像を保存するファイル形式です。スキャンした文書やFAXの処理にも使われ、複数ページを一つにまとめるマルチページTIFFもあります。

色の扱いや圧縮方式には複数の種類があります。文書管理システムが白黒TIFFなどを指定している場合は、そのシステムが受け取れる色設定や圧縮方式に合わせて保存します。

マルチページTIFFは、閲覧ソフトによって一ページ目しか見えていない場合があります。保存後はすべてのページを開けるか、原稿とページ数が合うかを確かめてください。ファイルが一つでも、中に複数のページが入っていることがあります。

デフォルトゲートウェイは、今いるネットワークの外へ通信するときに使う標準の転送先です。通常はルーターなどが役割を担い、別拠点のサーバーや外部のメールサービスへつながる際の出口になります。

同じ社内ネットワークのパソコンから印刷できても、複合機から外部のメールサーバーへ送れない場合は、この設定が手がかりになります。IPアドレスやネットワークの範囲の設定と合わせて、管理者が確認します。

外部へ送れない原因には、ファイアウォールや認証の条件もあります。ゲートウェイの設定だけで原因を決めず、どの接続まで使えているかを分けて調べる必要があります。

電子証明書は、人や機器の情報と、暗号技術で使う公開鍵を結び付けたデータです。複合機では、HTTPSで接続先を確かめる際や、文書に電子署名を付ける際などに使われます。

例えば、管理画面に接続する名前と、証明書に記載された対象名が合っていないと、警告が出る場合があります。複合機の名前を変えた後は、接続に使う名前と証明書の内容が合うかが確認のポイントです。

証明書を持っていても、利用する環境で信頼されるかは、発行元や対象名、有効期限、用途などによります。証明書と対になる秘密鍵は、無断で共有したり外部へ持ち出したりせず、管理してください。

複合機の電子署名は、文書にデジタル署名を付け、作成者や作成機器、署名後の変更を検証できるようにする機能です。氏名や印影の画像を貼る操作とは異なり、受け手のソフトで検証できる情報を付けます。

文書の内容を隠す暗号化に対し、署名は、誰が署名したかや後から変更されたかを確かめるために使います。機器の署名と利用者の署名があり、必要な証明書や検証用ソフトの対応も確認する必要があります。

重要な文書では、受け手のソフトで検証結果を見られるかを事前に試してください。署名後のページ編集や結合が結果に影響する場合があるため、編集を終えてから署名するなど、作業順も決めておきます。法的な扱いは方式や運用によるため、機能名だけで判断しないようにしましょう。

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿・書類や、電子取引データを電子的に保存する方法などを定める法律です。電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存という区分があります。

会計ソフトで作った帳簿を電子のまま保存する場合、紙で受け取った領収書を読み取って保存する場合、メールで届いた請求書をデータで保存する場合では、該当する区分が異なります。複合機で紙の書類を電子化して保存する方法は、主にスキャナ保存に関わります。

書類と受け渡し方法に応じて、保存、検索、改ざん防止などの要件に合わせる必要があります。一律にPDFにするだけで完了するものではないため、国税庁の現行資料を基に、自社の運用を経理担当者や税理士などと整理してください。

電子取引データ保存は、所得税・法人税で帳簿書類の保存義務がある事業者などが、電子的にやり取りした取引情報を保存することです。メールの添付や、Webサービスから受け取った請求書などが関わります。受信した情報だけでなく、送信した取引情報も対象になります。

紙へ印刷するだけで済ませず、データの保存、改ざん防止、検索・提示などの要件に沿って扱います。要件の緩和や猶予措置には適用条件があるため、国税庁の現行資料に合わせて保存方法を決めてください。

Webの請求書は、担当者の個人フォルダーだけに残さず、組織の保存先へ登録します。閲覧期限が過ぎたり、退職でアカウントが止まったりすると取得できなくなる場合があるため、いつ保存するかも決めておく必要があります。

転写は、感光体などに作ったトナーの画像を紙へ移す工程です。トナーを付けて画像を作る現像と、紙へ固定する定着の間に行います。中間転写ベルトなどを経由して紙へ移す方式もあります。

特定の加工紙だけで色が抜ける場合は、機器がその紙に対応しているか、用紙種類の設定が合うかが手がかりです。紙の性質も転写の仕上がりに関わるため、色むらだけで部品の故障とは決められません。複数の紙でも同じ症状が続く場合は、印刷見本を用意して、保守窓口へ点検を依頼してください。

同報送信は、同じ原稿を複数の宛先へまとめて送る機能です。取引先へ休業案内を送る場合などに、宛先ごとに原稿を読み込んで送り直す手間を減らせます。

複数の宛先を一度に指定しても、すべてへ同時に通信するとは限りません。回線数や機器の動作に応じて順番に送られ、宛先ごとに成功・失敗が分かれる場合があります。

登録グループを使うときは、番号の変更や送付対象から外れた相手がないかを事前に見直してください。送信後は失敗した宛先を確かめ、必要な相手だけへ再送すると、全件への重複送信を防げます。

とじしろは、ホチキスどめや穴あけ、ファイリングのために設ける余白です。例えば報告書を二穴ファイルに入れる場合、本文や表の数字に穴が重ならないよう、とじる側に余白を作ります。

余白を作る方法には、画像を反対側へずらす方法と、全体を縮小する方法があります。ずらすと反対側が欠ける場合があり、縮小すると文字も小さくなります。

両面印刷では、表も裏もとじる側に余白が来るように設定してください。アプリですでにとじしろを作っている場合は、ドライバーでも重ねて設定すると、余白が広くなりすぎることがあります。

ノズルチェックは、インクジェット機で専用のパターンを印刷し、小さなノズルから正常にインクが出ているかを調べる機能です。文字のかすれや色抜けが、インクの出方によるものかを見分けるために使います。

印刷したパターンに欠けや途切れがある場合は、機種の手順に従ってヘッドクリーニングを行います。特定の色が出ない場合も、その色のパターンが欠けているかを確かめると、対処の手がかりになります。

パターンに欠けがなければ、文書のデータや色・用紙の設定など、別の原因も調べます。不要なクリーニングを繰り返すとインクを消費するため、先にパターンで状態を確かめるようにしましょう。

排紙容量は、印刷後の用紙を排紙トレイやフィニッシャーにためておける量です。給紙トレイに紙が残っていても、排紙先がいっぱいになると、印刷した紙を取り出す必要があります。

例えば、100ページの資料を20部作ると、出力は2,000ページ分です。白紙や表紙を加えなければ、片面印刷では2,000枚、両面印刷では1,000枚の用紙を使います。ページ数と、排紙先に積み重なる紙の枚数を分けて考えると、必要な容量をつかみやすくなります。

仕様の容量は、決められた用紙条件で示されます。用紙の大きさや坪量、反り、冊子やステープルどめなどの仕上げによって、置ける量が変わる場合があります。

一度に出す量が容量を超える場合は、途中で紙束を取り出すか、印刷を分ける方法があります。大量の配布資料では、給紙側と排紙側の両方を見ておくと、途中の作業を見通せます。

白紙スキップは、読み取ったページを白紙と判断したときに、保存対象から外す機能です。片面と両面の申込書をまとめて読み取る場合などに、空白の裏面を省くことができます。

小さな受付印や薄い文字だけのページは、白紙と判断されて必要な情報まで除かれる場合があります。反対に、裏写りや汚れがあると、空白のつもりのページが残ることもあります。

白紙を省いた分だけ保存するページ数が変わるため、原稿の紙の枚数と単純には一致しません。重要な文書では、保存後に必要なページや印影が残っているかを確かめ、ページ確認を省略しないでください。

バックアップは、故障、誤削除、破損などから戻せるように、必要なデータのコピーなどを別に保存しておく仕組みです。複合機のボックスや共有フォルダーを保存先にする場合も、その保存先自体が故障することに備えます。

同期は、変更や削除も他の保存先へ反映するため、それだけでは戻したい時点のデータが残らない場合があります。前日の文書を誤って消したときに戻せるよう、何世代をどこへ残すかを決めておく必要があります。

保存先とアクセス権、復元の手順を整え、実際に戻せるかを試してください。元データと同じ操作でバックアップまで簡単に消せる構成では、一緒に失うおそれがあるため、保護する範囲も分けて管理します。

針なしとじは、金属の針を使わず、押さえて固定する圧着などの方法で紙束をとじる機能です。ページ数の少ない社内配布資料などに使い、後で針を取り除く手間を減らせます。

とじられる枚数と用紙の条件は、通常のステープルとは異なります。頻繁にめくる資料や持ち運ぶ資料は、実際の紙をとじて、ページが外れずに扱えるかを確かめてください。厚い束や長期保存にも、保持する強さが合うことが必要です。

パンチは、印刷した用紙にファイリング用の穴を開ける仕上げ機能です。印刷後にまとめて穴を開ける手間を減らせます。穴の数や位置、対応サイズは装置によって異なるため、使うファイルに合うものを使います。

縦長のA4報告書を二穴ファイルへ左とじする場合は、穴が本文に重ならないよう、とじしろを取ります。横長のページが混ざる場合も、読みたい向きで開ける辺に穴が来るかを試し刷りで確かめてください。

穴あけくずは容器にたまります。満杯で印刷が止まらないよう、機器の表示や手順に従って処理してください。

PDFは「Portable Document Format」の略で、文書のページ構成や見た目を保って共有するためのファイル形式です。見積書を送付したり、スキャンした書類を複数ページで保存したりするときに使います。

文字情報を持つPDFと、紙面を画像として保存したPDFがあります。スキャン画像の中に文字が写っていても、それだけでは文字検索やコピーはできません。OCRで文字情報を付けると、文書の中の言葉を検索するなどの使い方ができます。

必要に応じて、パスワードや電子署名を使うこともできます。長期保存のためのPDF/Aという規格もあり、配布や保存の目的に合わせて形式や機能を使い分けます。

ファーストコピータイムは、最初の一枚のコピーが出るまでの時間を示す仕様です。来客の書類を一枚だけコピーする受付などでは、何枚も続けて出す速さより、一枚目を待つ時間が使い勝手に関わります。

準備完了状態で測った数値には、電源を入れて起動する時間や、スリープから戻る時間は含まれません。また、原稿台とADFのどちらを使うか、給紙段やカラー設定などで測定条件が決まっています。

実際の作業には、原稿を置き、設定し、出力を受け取る時間もかかります。仕様は最初の一枚を出す速さの目安とし、受付での流れを含めて考えると、普段の待ち時間をつかみやすくなります。

ファーストプリントタイムは、最初の一枚を印刷する速さを示す仕様です。伝票を一枚ずつ発行する業務では、そのたびに一枚目を待つため、連続印刷速度とともに見ると役立ちます。

実際に印刷を指示してから受け取るまでには、アプリの処理、通信、他の人の印刷待ち、スリープからの復帰なども関わります。測定に含む処理の範囲は仕様の条件によるため、表示された秒数が、そのまま利用者の待ち時間になるとは限りません。

続けて使うときと、しばらく使わなかった後では、スリープからの復帰が加わるかどうかで待ち時間が変わることがあります。伝票のような少量の印刷では、この使う間隔も使い勝手に関わります。

ファームウェアは、複合機本体の機能や動作を制御するソフトウェアです。不具合の修正、機能改善、セキュリティ対応などの更新が提供されることがあります。パソコンへ入れるプリンタードライバーとは、更新する対象が異なります。

例えば、スキャン先の認証方式が変わった場合は、本体の更新で対応できることがあります。必要な対応が更新情報に含まれているか、対象の機種に適用できるかを確かめてください。

更新中に電源が切れると問題が起きる場合があります。公式の手順に従い、作業時間帯と設定の保存方法を決めて実施します。更新後は、印刷、スキャン、FAX、認証など、普段使う機能が動くことも確かめてください。

ファイアウォールは、通信元、通信先、通信方式などのルールに沿って、ネットワーク通信を許可・拒否する仕組みです。ネットワーク機器だけでなく、パソコンやサーバーにも備わっています。

複合機への印刷と、複合機から共有フォルダーへの保存では、通信の方向や方式が異なります。そのため、印刷できてもスキャン保存だけができない場合は、保存先への通信ルールが原因の一つになります。

調べるときは、管理者が必要な通信と接続範囲を特定し、その範囲を許可します。ファイアウォール全体を無効にしたり、社内の保存のためにインターネット全体へポートを開放したりせず、用途に必要な範囲で設定してください。

FAXは、相手の機器と文書の画像を送受信する仕組みです。複合機では、相手の電話番号を指定して送る方法がよく使われます。IPネットワークやメール、クラウドサービスを使う方法もあり、それぞれ接続条件が異なります。

印刷やスキャンに対応した複合機でも、FAX機能はオプションの場合や、対応していない場合があります。利用する機器が、必要な回線や送受信の方法に対応することを確かめてください。

受信した文書をデータで保存する機能があれば、内容を見て必要なものだけ印刷できます。取引先がFAXで送る場合も、受信後の作業をすべて紙で行う必要はありません。保存先と受信を確認する担当者を決めておくと、見落としを防ぎやすくなります。

普通紙は、コピーや日常の文書印刷に使う用紙の区分です。コピー用紙、PPC用紙などの名称で販売され、報告書や会議資料などに使います。複合機の設定で「普通紙」に当たる坪量の範囲は、機種によって異なります。

同じ普通紙でも、白さや表面の性質、裏写りの程度には違いがあります。両面印刷で使う場合は、反対側の文字や濃い図表が透けて読みにくくならないか、普段の資料で試すと使い方に合うかを判断しやすくなります。

不定形サイズは、A4やB5などの定型にない用紙を、幅と長さで指定する設定です。「ユーザー定義サイズ」「カスタムサイズ」とも呼ばれ、独自の大きさの案内状などを印刷するときに使います。

使える寸法は、機種や給紙口、片面・両面などの印刷方法によって決まっています。設定画面に数値を入力できても、機器の対応範囲を超える紙は使えません。

例えば、幅150mm・長さ250mmの案内状を使う場合は、その寸法が対応範囲に入ることを確かめ、アプリ、ドライバー、本体に同じサイズを登録します。用紙の表裏と送る方向も、機器の指定に合わせてセットしてください。

最初に少量を印刷し、端の文字が欠けていないか、配置がずれていないかを確かめてから続けると安心です。

プルスキャンは、パソコンのアプリから指示し、スキャナーや複合機に置いた原稿を取り込む方法です。文書管理ソフトで読み取り、続けて分類や登録をする業務などに向いています。TWAINなどの対応方式を使います。

複合機の操作パネルで宛先を選んで送る方法に対し、取り込む側のアプリで読み取り条件から保存までを扱えるのが特徴です。原稿は複合機へ置く必要があるため、パソコン上の操作だけで作業が完結するものではありません。

共有の複合機では、原稿を置いてからパソコンで取り込むまでの間に、他の人が原稿を置き替えないよう、使用中であることを共有しておくと安心です。

文書管理は、文書の作成・受領から、分類、検索、共有、更新、保存、廃棄までを扱う仕組みです。紙をPDFにする作業は、その後に探したり共有したりできる電子データを用意する工程の一つです。

例えば契約書を管理するなら、会社名や契約日で探せる情報を付け、見ることができる担当者を決めます。更新した契約と旧契約の関係も分かるようにすると、どれが現在の文書かを見分けやすくなります。

専用システムでもフォルダー中心でも、保存場所、版、閲覧権限、保存期間をそろえて扱う必要があります。保存期間が終わった後に廃棄を判断する責任者まで決めることで、保管して終わりにせず管理を続けられます。

ペーパーレス化は、紙で行っていた情報の作成、共有、確認、保存などを、電子的な方法へ置き換える取り組みです。手元の紙をスキャンするだけでなく、これから印刷する工程を減らすことも含みます。

会議資料なら、電子で配布し、参加者が最新版を開いて使う方法があります。紙を配り直す作業を減らせますが、資料への注記や持ち出しをどう扱うかも合わせて決めます。

紙の削減量に加え、探す時間や転記、承認、誤処理がどう変わったかを見ると、業務上の効果を捉えやすくなります。別の手作業が増えていないかを見直し、法令や取引先の条件で紙が必要な場面は分けて扱ってください。

ヘッドクリーニングは、インクジェット機のノズルから正常にインクが出る状態へ回復させるための動作です。ノズルチェックのパターンに欠けがある場合などに行います。

まずパターンの欠けを確かめ、機種が指定する回数と待ち時間に従ってクリーニングし、その後にもう一度チェックします。改善しない場合は何度も続けず、取扱説明書に示された次の対応か、保守窓口への相談に進んでください。

クリーニングではインクを消費し、廃インクをためる部分にも影響します。通常清掃と強力清掃などがある機種では、実施条件が異なるため、必要な場合に指定の方法で行うことが大切です。

保守・サポート終了は、修理、部品供給、ソフト更新、問い合わせ対応などの全部または一部が提供されなくなることです。何がいつ終わるかは、製品やサービスごとに異なります。

機器が動いていても、新しいOSや認証方式への対応、脆弱性を直す更新が終わる場合があります。故障がないことだけでなく、普段の印刷やスキャンと、情報保護を続けられるかに関わります。

再リースなどで使い続ける場合は、次の期間も修理部品や必要なソフトが提供されるかを確かめてください。更新が終わる機器は、接続範囲を見直す方法や、代替機へ移る計画も合わせて検討します。

保存データ暗号化は、複合機のHDDやSSDなどに保存する情報を暗号化する機能です。記憶媒体が持ち出された場合などに備える対策の一つです。暗号化の対象となるデータや、有効にする条件は機種によって異なります。

機器内のデータを暗号化しても、正規の権限でログインした利用者が見ることまで防ぐものではありません。機密文書をボックスに保存する場合は、暗号化に加え、見られる利用者をアクセス権で限定します。

通信の暗号化や認証、返却時の消去も、それぞれの場面で必要です。機器を入れ替える際は、暗号化されているという理由だけで消去を省略せず、指定された手順で保存データを処理してください。

マルチページファイルは、複数のページを一つにまとめて保存したファイルです。PDFや対応するTIFFなどで使え、契約書や会議資料をページ順のまま、ひとまとまりで管理できます。

例えば、申込書3ページと添付資料2ページを一つの案件としてまとめれば、合計5ページのPDFになります。ファイルを開いたときに、申込書から添付資料まで続けて読めます。

異なる取引先や案件は、配布先やアクセス権が変わるため、ファイルを分けてください。機器が扱えるページ数の上限とともに、業務上どこまでを一つの文書として管理するかを決めておくことが大切です。

無線LANは、電波でパソコンや複合機などをネットワークにつなぐ仕組みです。机までケーブルを引きにくい場所や、ノートパソコンを持ち歩く使い方に向いています。通信状態は電波の届き方や周辺機器、接続台数などの影響を受けます。

パソコンがWi-Fi、複合機が有線LANでも、互いに通信できる社内ネットワークにつながっていれば印刷できる場合があります。会議室のノートパソコンから印刷するために、複合機まで無線接続へ変える必要はありません。

ゲスト用Wi-Fiなどでは、社内機器への通信を制限している場合があります。Wi-Fiに接続できることと、複合機へ接続できることは同じではないため、使うネットワークの範囲と認証方法を確認してください。

メタデータは、文書を説明し、管理するための情報です。文書名、取引先、日付、担当部署、版、保存期限などを、文書と結び付けて持たせます。

請求書に取引先名、請求日、金額を登録すれば、複数の条件を組み合わせて探すことができます。本文を全文検索する方法に加え、決まった項目で絞り込めるのが特徴です。

PDF内部の情報として持たせる場合と、文書管理システムの項目として登録する場合があります。同じ取引先が別々の名前にならないよう表記をそろえ、OCRで取り出した値は、重要な項目を確かめてから登録してください。

メモリー受信は、受信したFAXを機器内のメモリーや保存領域に残す機能です。用紙切れの間に一時保存したり、夜間に届いた文書を翌朝確認したりする使い方があります。

保存できる量には限りがあり、満杯になったときの動作や、電源が切れたときにデータを保持できるかは機種によって異なります。重要な受信を見落とさないために、通知方法と未確認文書を見る手順を決めておく必要があります。

処理した文書は、必要な記録を所定の保存先へ移したうえで、本体に残す期間や削除のルールに沿って整理してください。機器に保存されたことと、担当者が確認・処理したことを分けて管理すると、対応漏れを防ぎやすくなります。

USB接続は、USBケーブルでパソコンと複合機などを直接つなぐ方法です。個人の作業机で小型複合機を使う場合などに、ネットワークを設定せず、一台のパソコンから利用できます。

機器のUSB端子には、パソコン接続用とUSBメモリー用など、役割の違いがあります。形が合うだけで判断せず、印刷やスキャンに対応する端子とケーブル、OS・ドライバーを使ってください。

部署で共有する場合、接続先のパソコンを経由する構成では、そのパソコンを起動しておく必要があることがあります。複数人で使う用途では、LANで複合機を共有する方法と、日常の使い方を比べると判断しやすくなります。

USBメモリー保存は、複合機に接続した対応USBメモリーへ、読み取った書類を保存する機能です。ネットワークの保存先を設定せずに使え、ネットワーク外のパソコンへ資料を渡したい場合などに役立ちます。

USB端子があっても、この保存機能に対応しているとは限りません。使える媒体の容量やファイルシステム、暗号化USBメモリーへの対応は、機種の条件に合わせてください。

社内で許可された媒体を使い、保存と取り外し操作が終わってから抜いてください。USBメモリーは持ち出しや紛失につながるため、機密文書は組織のルールとアクセス制限に従い、受け渡し後も媒体と保存データを管理する必要があります。

ユーザー認証は、ID・パスワードやICカードなどを使って、複合機を利用する人を確認する仕組みです。本体で利用者を管理する方式と、外部の認証システムと連携する方式があります。

本人を確認した後に、何を使えるようにするかは、アクセス権や機能制限で決めます。例えば、個人アカウントでログインし、本人の印刷ジョブだけを表示する使い方があります。

共有IDでは実際に誰が操作したかを履歴から特定しにくくなります。個人ごとの管理が必要かに合わせて認証方法を決め、作業後のログアウトや自動ログアウトも設定してください。認証したまま離れると、別の人がその状態で使ってしまう場合があります。

用紙種類設定は、普通紙や厚紙、封筒など、セットした紙の性質を複合機に伝える設定です。同じA4でも、普通紙と厚紙では必要な処理が異なります。機種は紙の種類に合わせて、送る速度や、トナーの定着・インクの処理などを調整します。

用紙を替えたときは、本体のトレイ登録と、パソコンの印刷設定を実際の紙に合わせてください。設定が食い違うと、確認画面が出たり、意図と違うトレイが選ばれたりすることがあります。エラーを消すために、違う用紙種類を登録するのは避けてください。

表紙用の紙でトナーが擦れて落ちる場合は、まず機器がその紙に対応しているかを確かめます。対応している場合は、坪量に合う用紙種類へ本体とドライバーの設定を合わせ、少量を印刷して定着の状態を確認してください。

読み取り解像度は、スキャナーが原稿をどれだけ細かな点で取り込むかを示す値です。dpiで表し、複合機では300dpi、600dpiなどから設定する機種があります。

細かく取り込むほど、小さな文字や細い線を記録しやすくなります。契約書の小さな注記などを残す場合に関わりますが、その分、画像の情報量が増え、処理や転送に時間がかかる場合もあります。

元の文字がかすれている場合や、保存時に強く圧縮する場合は、読み取り解像度を上げるだけで改善するものではありません。また、実際に読み取れる光学解像度と、読み取った画像を処理して補間する解像度は別の値です。仕様を比べるときは、この違いも確認してみてください。

読み取り速度は、原稿を画像データにする速さです。ADFを使う場合は、ipmなどの単位で、一分間に何面を読み取れるかが示されます。大量の書類をまとめて電子化するときの目安になります。

片面か両面か、カラーか白黒か、解像度や原稿サイズによって測定条件が変わります。両面では紙一枚から二面を読むため、紙の枚数と読み取る面数を分けて考える必要があります。

書類の電子化には、針を外して原稿をそろえる準備、読み取り後のページ確認、OCR、保存や送信も含まれます。準備や確認に時間がかかっている場合は、読み取り速度を上げるだけでは作業全体があまり短くならないことがあります。

ラベル用紙は、粘着層のあるラベルを台紙に並べた用紙です。宛名シールや、ファイルなどの分類表示をまとめて印刷するときに使います。

使用する機器の印刷方式に対応した用紙を使ってください。熱や紙送りに対する性質が合わない紙や、一部のラベルをはがした台紙を通すと、粘着部が機器の中に付着するおそれがあります。

給紙口、片面・両面、同じ紙をもう一度通せるかという条件は、機器と用紙の指定に従ってください。残ったラベルを使い切るために、はがした跡のある台紙を繰り返し通すのは避けましょう。

宛名シールを作る場合は、ラベルの型番に合うレイアウトを使い、普通紙で位置を確かめてから印刷します。意図しない拡大・縮小が入ると、ラベルの位置と印字がずれる原因になります。

LANは、事務所や建物などの範囲で機器をつなぐネットワークです。有線と無線があり、複合機を接続すると、複数のパソコンから印刷したり、共有フォルダーへスキャンを保存したりできます。

部署で一台を共有する場合は、複合機のネットワーク設定と、各パソコンの印刷先をそろえます。利用する機能に合わせて、通信許可、認証、ドライバーなどの設定も必要です。来客用ネットワークからどこまで使えるようにするかは、社員用と分けて管理してください。

複合機のリカバリータイムは、スリープなどの省電力状態から使える状態へ戻るまでの時間です。故障を直す時間ではなく、普段の印刷やコピーを再開するための復帰時間を表します。

間隔を空けて一枚ずつ印刷する部署では、使うたびにスリープから戻ることがあり、その待ち時間に関わります。どの省電力状態から、どの機能を使える状態までを測るかは、機種の仕様に示されます。

待ち時間を減らしたい場合も、省電力設定をすべて解除するのではなく、利用する間隔に合わせて調整するようにしましょう。復帰を待つ時間と、使っていない間の消費電力の両方に関わる設定です。

RIPは「Raster Image Processor」の略で、ページの文字や図形、画像を、印刷装置が出力できる細かな点の情報へ変換する処理や装置です。プリンターのコントローラーや専用装置が、ページの内容を解釈して変換します。

大きな画像や複雑な図形、多くのフォントを含む原稿は、変換に時間がかかる場合があります。文字だけの文書はすぐ出るのに、画像の多いPDFは印刷開始が遅いときは、この処理も原因の一つです。紙を連続して出す速度が速くても、開始前のデータ処理に待ち時間が生じることがあります。

連続読み込みは、何回かに分けて読み取った原稿を、最後に一つのファイルやジョブにまとめる機能です。ADFに一度に載せきれない書類や、原稿台で一ページずつ読む本などをまとめたいときに使います。

最初の束を読み取った後に次の原稿を追加し、すべてを読み終えてから保存や終了を確定します。途中で終了すると別ファイルになる場合があるため、機種に示された追加と確定の操作順に従ってください。

追加できるページ数やメモリー容量には上限があります。束を分ける場合は、各束の最初と最後のページを控えておくと、保存後に束の境目で抜けや順番の入れ替わりがないかを確かめやすくなります。

ワークフローは、申請、確認、承認、処理などの仕事を、決めた順序で担当者へ回す仕組みです。書類を電子化した後に、誰が次の作業をするかまでつなげます。

例えば請求書を受け取って登録し、担当者が内容を確認、上長が承認、経理が処理する流れがあります。保存した文書と処理の状態を結び付けることで、どこまで進んでいるかを管理できます。

不備や金額の読み取り誤りは、自動で先へ通さず、修正や差し戻しができる経路を用意します。担当者が不在のときの代理承認、期限、完了の記録も決め、自動で進める作業と、人が判断する作業を分けてください。