支店・営業所の複合機選び

A4の見積書を印刷し、署名済みの契約書を本社へ送る営業所なら、A4印刷とスキャンが機能の中心です。両面の契約書をよく扱うなら、ADFで両面を読めると表裏を置き直す手間を減らせます。

A3の資料を作るのが本社だけなら、営業所に同じ出力機能をそろえる必要はありません。ただし、現地で急ぎの図面を出すならA3印刷、A3の紙が届くなら読み取りへの対応が必要です。現地で完結する仕事を残せるかが、構成を小さくする際の条件になります。

一日数枚でも、お客様へその場で渡す文書なら、印刷できないと応対が止まります。こうした仕事では、連続印刷の速度より、少量をすぐに出せることが役立ちます。

FAXも、受信量が少なくても現地への連絡に欠かせない場合があります。月間枚数だけで機能を省かず、使えないとどの仕事が止まるかを挙げると、残すべき機能と代替先を整理できます。

個人のパソコンの中へスキャンを保存している場合、そのパソコンが停止すると保存できなくなることがあります。担当者が休みでも使う書類は、運用に合う共有先を用意すると、特定の人の在席に依存しにくくなります。

本社の保存先へ送るには、支店から接続できるネットワークと、必要な人が開ける権限が必要です。保存できないときに共有範囲を広げたり、認証を外したりせず、情報管理担当者と接続先を整えてください。

試用では、現地で原稿を読み、本社の担当者がPDFを開くところまで試すと、拠点をまたぐ仕事の流れを確かめられます。

操作方法や管理手順が本社と近ければ、異動した社員も扱いやすく、問い合わせにも答えやすくなります。宛先の更新方法、管理担当、保守への連絡手順は共通にしておくと引き継ぎに役立ちます。

一方、本社で使う大容量トレイや冊子作成の装置を、営業所でも使うとは限りません。機能とオプションは、現地の書類と作業量に合わせられます。

紙やトナーを補充する人、エラー時に連絡する人、不在時に代わる人を決めておきます。日常の補充を実際に行う担当者が扱いやすいことも、機種の使い勝手です。

保守の対応地域や訪問条件は、支店の住所と利用時間に合うことが必要です。本社と同じ窓口に連絡できても、同じ時刻に訪問を受けられるとは限らないため、現地で受けられる対応を契約に沿って確認してください。