支店・営業所での選び方

支店や営業所の複合機は、本社と同じものを選ぶ前に、現地でどんな書類を扱うかを見てみましょう。見積書を出す、契約書をPDFにして本社へ送るなど、その拠点で毎日行う仕事が出発点です。

少人数で使う場合は、担当者が不在でも保存や補充ができること、故障したときに連絡先が分かることも、使い続けるうえで大切になります。

現地で使う書類と、本社へ送る書類

営業所でA4の見積書を印刷し、署名済みの契約書をスキャンして本社へ送るなら、A4印刷と契約書の読み取りが中心です。保存したPDFを本社の担当者が開けるところまで、操作を確かめておきましょう。

A3の資料を作るのが本社だけなら、営業所まで同じ出力機能を付ける必要はありません。ただし、現地で急に図面を出すことがあるなら、その分は残したい機能です。A3の紙原稿が届く場合は、読み取り側の対応も見てください。

1日の印刷が数枚でも、お客様へその場で渡す書類なら、出力できないと応対が止まります。FAXも、量より受け取るタイミングが重要なことがあります。

枚数を調べるときに、「使えないと何が困るか」も一つ挙げてみましょう。少量をすぐ出す使いやすさを比べるのか、故障時の出力先を用意するのか、備えたいところが分かります。

スキャン先が個人のパソコン内のフォルダーになっている場合、そのパソコンの電源や接続状態に影響されます。担当者が休みの日でも、いつもどおり保存できるかを確かめてください。

本社の共有先へ送るには、支店から接続でき、必要な人が文書を開ける権限が必要です。保存できないからといって共有範囲を広げるのではなく、情報管理担当者と接続先を整えましょう。

操作が似ていれば、本社から使い方を案内しやすく、異動した社員も扱いやすくなります。ただ、本社の大容量トレイやホチキス留めの装置を支店で使わないなら、そこまで合わせなくても構いません。

管理者の決め方や宛先の更新、保守への連絡手順は共通にし、印刷速度やオプションは現地の仕事に合わせる。こうしたそろえ方もできます。

紙やトナーを誰が補充し、エラーが出たら誰が連絡するかも決めておきましょう。不在時に代わる人も決まっていれば、担当者が休みでも補充や問い合わせを進められます。

保守の対応地域や受付時間、訪問の条件は、その支店の住所と利用時間で確認してください。本社で受けている対応が、すべての拠点で同じとは限りません。現地で行う仕事に加え、こうした日々の管理まで無理なく続けられるかが選ぶ目安になります。