支店・営業所での選び方

営業所でA4の見積書を印刷し、署名済みの契約書を本社へ送るなら、A4印刷とスキャンを中心に選べます。保存したPDFを本社の担当者が開けるところまで試してください。

A3の資料を作るのが本社だけなら、営業所に同じ印刷機能を備える必要はありません。ただし、現地で急ぎの図面を出す場合はA3印刷、A3原稿が届く場合はその読み取りに対応した機能を残しましょう。

印刷が1日に数枚でも、お客様へその場で渡す書類なら、出力できないと応対が止まります。FAXも、受信量より受け取るタイミングが重要な場合があります。

枚数とともに、使えないと支障が出る仕事を確認してください。少量をすぐ出せる使いやすさや、故障時の代替先など、必要な備えを検討できます。

個人のパソコン内のフォルダーにスキャンを保存している場合は、そのパソコンの電源や接続状態に影響されます。担当者が休みの日も保存できるか確かめてください。

本社の共有先へ送るには、支店から接続でき、必要な人が開ける権限が必要です。保存できない場合に共有範囲を安易に広げず、情報管理担当者と接続先や権限を整えましょう。

本社と操作が似ている機器なら、使い方を案内しやすく、異動した社員も扱いやすくなります。本社用の大容量トレイやホチキス留めの装置を支店で使わないなら、それらまでそろえる必要はありません。

管理者の決め方、宛先の更新、保守への連絡手順を共通にし、印刷速度やオプションを現地の仕事に合わせる方法もあります。

紙・トナーの補充担当と、エラー時の連絡担当を決めてください。不在時の代行者も決めておくと、担当者が休みでも対応を進められます。

保守の対応地域、受付時間、訪問条件は、支店の住所と利用時間に合うか確認しましょう。本社と同じ対応を受けられるとは限りません。現地で日々の管理を続けられるかも含めて選んでください。