医療機関での選び方

受付で今すぐ渡す帳票と、事務室でまとめて印刷する資料では、欲しい使い勝手が違います。医療機関で複合機を選ぶときも、使う場所と書類を分けるところから始めてみましょう。

ここでは、事務用の印刷・スキャン・FAXを取り上げます。診断用画像の出力品質や、個別の医療情報システムへの適合を判断する記事ではありません。

受付と事務室で使う書類

受付で数枚の帳票を出したいのに、事務室の大量印刷が終わるまで待っているなら、出力先を分ける方法があります。月間の枚数は少なくても、その場で渡す必要がある書類では、出せるタイミングが重要です。

どの文書を、どこで、誰に渡すのかを書き出してみると、最初の1枚をすぐ出したい場所と、まとまった印刷を速く終えたい場所を分けられます。停止したときに代わりに使う機器も、それぞれの仕事に合わせて考えておきましょう。

FAXを電子保存・転送する場合は、院内で認められた保存先と、最初に内容を確認する担当者を決めてください。文書が届くことと、担当者が内容を確認して処理することは、別の作業です。

不在時に誰が代わるか、急ぎの連絡をどう扱うか、転送できなかったときにどこで気付けるかも、院内の運用に合わせて決めておきましょう。紙で使う文書は、必要な分の印刷を残して構いません。

スキャンした文書は、院内で認められた場所へ保存してください。候補機からその場所へ送れるかも、選定時に確かめておきましょう。個人のメールや、任意に作った共有先で代用しないでください。業務システムへ取り込む必要がある場合は、そのシステム側の対応も情報管理担当者と確かめてください。

機器にログインが必要でも、保存先のフォルダーを誰でも開けるなら、そこで文書が見えてしまいます。複合機を使える人と、保存した文書を読める人を、それぞれ設定することが大切です。

共用の排紙部では、取り忘れや他の人の書類との取り違えに気を付けたいところです。本人が認証してから出力する機能や、外部の人の目に触れにくい配置を検討できます。

機能を使う場合も、印刷した人がその場で回収する手順は残してください。試験印刷やスキャンの確認には、患者情報を含まない見本を使い、普段の書類と同じ形式で試しましょう。

利用部門は「どの書類を、いつ、どこで使うか」を伝えます。情報管理担当者は、接続先や閲覧権限、更新、記録・保存のルールを確認し、販売・保守担当者とは必要な機能を使えるかを照らし合わせます。

認証機能があるだけで、院内のルールや関連要件をすべて満たすわけではありません。文書を出す・送る・保存するところまで一度試し、利用部門だけでは判断できない部分を管理担当者と確認していきましょう。