医療機関での選び方

医療機関では、受付ですぐ渡す帳票と、事務室でまとめて作る資料で、必要な使い勝手が異なります。利用する場所と書類に合わせて、機能や配置を検討しましょう。

この記事は事務用の印刷・スキャン・FAXを対象としています。診断用画像の出力品質や、個別の医療情報システムへの適合は、ここでは判断しません。

受付と事務室で使う書類

受付の数枚の帳票が、事務室の大量印刷の終了を待っている場合は、受付用の出力先を設ける方法があります。月間枚数が少なくても、その場で渡す文書は出力できるタイミングが重要です。

どの書類を、どこで、誰に渡すかを書き出してください。最初の1枚を早く出したい場所と、大量印刷を短時間で終えたい場所が分かります。故障時の代替機も、その仕事に合わせて検討しましょう。

FAXを電子保存・転送する場合は、院内で認められた保存先と、最初に確認する担当者を決めてください。文書が届いても、担当者による確認と処理は必要です。

不在時の代行、急ぎの連絡への対応、転送エラーの確認方法も、院内の運用に合わせて決めましょう。紙で使う文書は、必要な分の印刷を残せます。

スキャン文書は、院内で認められた場所へ保存してください。候補機から送れるかを確認し、個人のメールや独自に作った共有先で代用しないようにしましょう。業務システムへ取り込む場合は、そのシステムの対応も情報管理担当者と確認してください。

複合機へのログインを制限しても、保存先を誰でも開ける状態では文書が見えてしまいます。機器を利用できる人と、保存文書を閲覧できる人の両方を設定してください。

共用の排紙部では、取り忘れや取り違えを防ぐ必要があります。本人が認証してから出力する機能や、外部の人から見えにくい配置を検討しましょう。

認証印刷を使う場合も、出力した人がその場で回収してください。印刷・スキャンの試験には患者情報を含まない見本を用い、普段の書類と同じ形式で操作を確かめましょう。

利用部門は、使う書類、時間、場所を伝えてください。情報管理担当者は、接続先、閲覧権限、更新、記録・保存のルールを確認し、販売・保守担当者と必要な機能への対応を確かめます。

認証機能だけで、院内ルールや関連要件をすべて満たせるとは限りません。出力・送信・保存まで試し、利用部門だけで判断できない条件は管理担当者に確認しましょう。