月間印刷枚数から考える機種選び

「月に何枚くらい印刷しますか？」と聞かれても、すぐには答えられないかもしれません。買い替えなら、利用明細や本体のカウンターから調べられます。

月間枚数が分かったら、もう一つ見ておきたいのが、印刷が集中する日です。同じ月5,000ページでも、毎日少しずつ出すのか、月末にまとめて出すのかで、必要な性能は変わります。

利用明細とカウンターの読み方

月ごとの明細があれば、モノクロとカラーを分けて見てみましょう。普段の月に加え、忙しい月の実績もあると、利用量の幅が分かります。

本体のカウンターが導入後の累計を示す場合は、月初と翌月初など、同じ区切りで記録した数字の差を求めます。

120,000から125,000へ増えていれば、その間に使ったのは5,000カウントです。

合計と内訳が一緒に表示されることもあるので、二重に足さないようにしてください。分からない項目は説明書や保守担当者へ確認しましょう。途中で機器を入れ替えた場合も、新旧のカウンターをそのまま引き算はできません。

手元で利用枚数が分からない場合も、Q-bicソリューションズでは、導入した複合機のカウンター実績を確認できることがあります。確認を希望する場合は、取得できる情報の範囲や期間をお問い合わせください。

両面印刷では、1枚の紙の表と裏に印刷します。印刷面ごとに数える機器・契約なら、使った紙は1枚でも2カウントです。

そのため、コピー用紙を何包買ったかだけでは、印刷量を正しくつかめない場合があります。紙の補充を考えるときは用紙枚数、印刷の速さを考えるときは出力するページ数、料金を考えるときは契約上のカウントを使いましょう。

20営業日に250ページずつ印刷する会社と、月末の2日間に2,500ページずつ印刷する会社を比べます。月の合計はどちらも5,000ページですが、後者は1日に出す量が10倍です。

毎日少しずつ使い、待ち時間もなければ、高速化を急がなくてもよいでしょう。月末にまとめて出すなら、何分で終わるか、途中で何回紙を足すかが選ぶポイントになります。

印刷が少なく、待たずに使えているなら、A3、スキャン、FAXなど、必要な機能を優先して選べます。

多く印刷している場合も、何が負担かによって見直すところは違います。出終わるまでが長いなら速度、紙切れで止まるなら給紙容量、ほかの部署を待たせるなら印刷時間や出力先の分担が候補です。

「枚数が多いから上位機種」ではなく、困っている作業が楽になるかで比べてみましょう。

「普段は月に何カウント、忙しい月はどのくらい、一度に最も多く出すのは何ページ」。この三つが分かれば、かなり具体的に相談できます。

候補機がその量を日常的に処理するのに合っているかを確かめ、必要ならいつもの資料でも試してみてください。月間枚数は、自社の使い方を伝えるための数字として役立ちます。