月間印刷枚数から考える機種選び

買い替えで月間の印刷量を調べるなら、利用明細や本体のカウンターを確認しましょう。

月間枚数に加えて、印刷が集中する日も機種選びの基準になります。同じ月5,000ページでも、毎日少しずつ出す職場と、月末にまとめて出す職場では、必要な速度や給紙容量が変わります。

利用明細とカウンターの読み方

月ごとの利用明細から、モノクロとカラーの実績を確認してください。普段の月と忙しい月を比べると、利用量の幅が分かります。

本体に導入後の累計が表示される場合は、月初と翌月初などに同じ項目を記録し、その差を求めます。120,000から125,000に増えていれば、期間中の利用量は5,000カウントです。

合計と内訳を二重に足さないよう注意してください。項目の意味が分からなければ、説明書や保守担当者に確認しましょう。途中で機器を入れ替えた場合も、新旧のカウンターをそのまま引き算することはできません。

Q-bicソリューションズでは、導入した複合機のカウンター実績を確認できる場合があります。手元で枚数が分からず確認を希望する場合は、取得できる情報の範囲や期間をお問い合わせください。

両面印刷では、1枚の紙の表裏に出力します。印刷面ごとに数える機器・契約なら、紙は1枚でも2カウントです。

コピー用紙の購入量だけでは、印刷量を把握できない場合があります。補充の検討には用紙枚数、印刷速度の比較には出力するページ数、料金の計算には契約上のカウントを使いましょう。

20営業日に250ページずつ印刷する会社と、月末の2日間に2,500ページずつ印刷する会社は、どちらも月5,000ページです。ただし、月末に集中する会社では、1日に出す量が10倍になります。

毎日少しずつ使い、待ち時間もなければ、急いで高速機に替える必要はありません。月末にまとめて出す場合は、何分で終えたいか、途中で何回紙を補充するかも確認しましょう。

印刷が少なく、待たずに使えているなら、A3、スキャン、FAXなど、業務に必要な機能を優先できます。

印刷量が多い場合は、負担になっている作業を確かめてください。出力が終わるまで長く待つなら印刷速度、紙切れで止まるなら給紙容量の見直しが役立ちます。ほかの部署を待たせている場合は、印刷する時間の変更や、別の機器の利用も検討できます。

販売・保守担当者には、普段の月間カウント、忙しい月のカウント、一度に最も多く出すページ数を伝えてください。

候補機がその量を日常的に処理する用途に合うか確認し、必要に応じて普段の資料を印刷して試してみましょう。