月間印刷枚数と複合機の選び方

買い替えでは、現在の利用明細にあるモノクロとカラーのカウントが参考になります。数か月分を見比べると、月ごとの違いや、決算・行事などで印刷が増える時期が分かります。

本体の累計から調べる場合は、同じカウンター項目を月初と翌月初に記録し、差を求めます。120,000から125,000に増えていれば、その期間の利用量は5,000カウントです。操作方法は「複合機のカウンター確認方法」で紹介しています。

合計とその内訳を足すと二重に数えてしまいます。機器を入れ替えた期間は、新旧それぞれの記録や明細を使って集計してください。

両面印刷は一枚の紙に二ページを出します。印刷面ごとに数える機器・契約なら、紙は一枚でも二カウントになります。

給紙や用紙代を考えるときは紙の枚数、連続印刷にかかる時間を考えるときは出力するページ数が目安です。料金の計算には、契約で決められたカウントの数え方を使います。

この例では、月末に集中する職場の一日あたりの量は十倍です。請求書を短い時間で用意する必要があるなら、月間量に加えて、締め切りまでに出すページ数が速度を考える基準になります。

毎日少しずつ使い、待ち時間にも困っていなければ、速度を上げることより、普段のスキャンやFAXを使いやすくする方が役立つ場合があります。

大量印刷が終わるまで待つ場合は、連続印刷速度が所要時間に影響します。用紙切れで何度も止まるなら、普段の用紙をまとめて入れられる給紙容量が役立ちます。

印刷後にページをそろえたり、ホチキスで留めたりする作業が多ければ、仕上げ機能の方が負担を減らせることもあります。月間量の多さを、そのまま高速機が必要という結論につなげず、仕事のどの部分を短くしたいかまで考えると、必要な性能を絞れます。

相談するときは、通常月と繁忙月のカウントに加え、「月末の午前中に2,500ページを出したい」など、一度に出す量と必要な時刻を伝えてください。