印刷コストを下げる方法

印刷を減らすと変わる費用

同じ月のモノクロ・カラーのカウントと、機器代・保守関連の料金・用紙代を並べてみてください。利用量で変わる費用と、毎月一定の費用を分けると、どこを減らせそうかが分かります。

最低料金のある契約では、印刷量を少し減らしても請求額が変わらないことがあります。枚数だけでなく、契約の計算方法も合わせて確認しましょう。

使われていない印刷から減らす

配らずに残る予備、内容が少し変わるたびに全部出し直す資料、画面を見るだけで済む帳票。こうした印刷がないか、よく使う資料から見直してみましょう。

予備の部数を減らす、変更したページだけを出すなど、文書の管理・配布ルールに合う範囲で変えられます。必要な資料まで小さく印刷して読みにくくするより、使われない分を減らす方が、仕事への影響を抑えられます。

両面印刷と集約印刷の違い

両面印刷にすると、使う紙を減らせます。ただし、印刷した面ごとに料金を数える契約では、両面にするだけでカウンター料金が半分になるわけではありません。

8ページの資料を印刷する場合

※同じ用紙サイズ。空白ページ・追加の表紙なし。

複数ページを1面にまとめる「集約印刷」なら、印刷する面も減らせます。その分、文字や図が小さくなるため、実際の資料で読みやすさを確かめてから使いましょう。

カラーが必要な資料を決める

色分けした図面や写真付きの提案書は、カラーにする意味があります。一方、文字中心の社内資料なら、モノクロで足りることもあります。

すべてカラー禁止にするより、必要な用途を残し、普段の印刷設定をモノクロにする方法が考えられます。自動カラー判定でどう数えられるかは、利用している機種と契約で確認してください。

台数や単価を見直すとき

ほとんど使っていない機器をまとめれば、本体や保守の費用を減らせる場合があります。ただ、印刷待ちや取りに行く時間が増えたり、故障時の代替先がなくなったりしないかも見ておきたいところです。

まず一つの部署や資料で使い方を変え、カウントや用紙の使用量と一緒に、再印刷や手間が増えていないかを確かめてみましょう。費用を減らした後も、いつもの仕事を無理なく続けられる方法を選ぶことが大切です。