印刷コストを下げる方法

同じ月のモノクロとカラーの利用量、本体代、保守関連の料金、用紙代を並べます。出力カウントで変わる料金は、印刷面を減らすことが支払いの削減につながります。

一方、本体の固定的な支払いや、最低料金のある契約では、印刷を少し減らしても月額が変わらないことがあります。何が変動費で、どこに支払いの下限があるかを知ることが、削減額を見積もる出発点です。

配布せずに残る予備、少しの修正で毎回全ページを出し直す資料、画面で確認しているのに印刷もしている帳票などは、見直しやすい出力です。

配布や保存のルールに合う範囲で、部数を減らす、変更したページだけ出すといった方法があります。必要な資料を小さくして読みにくくするより、使われない印刷を減らす方が、業務への影響を抑えられます。

両面印刷は、一枚の紙の表裏へ出力する方法です。使う紙は減りますが、印刷する面数は同じです。面ごとに数える契約では、両面にするだけでカウンター料金が半分になるわけではありません。

集約印刷は、複数のページを一面へまとめる方法です。八ページの資料を、同じサイズの用紙で、空白ページと表紙を加えずに印刷すると次のようになります。

集約すると文字と図も小さくなります。実際の資料で読みやすいことを確かめてから使うと、再印刷でかえって紙を使うことを避けられます。

写真の違いや図面の色分けを伝える資料にはカラーが役立ちます。文字中心の社内資料はモノクロで足りる場合があります。

普段の設定をモノクロにし、必要な資料だけカラーへ変える方法もあります。自動カラー判定は、小さな色付きのロゴなども料金区分に影響することがあるため、機器の数え方と契約内容に沿って使い分けてください。

使う機会の少ない機器を集約できれば、本体や保守の費用を減らせる場合があります。ただし、受け取りに行く移動や印刷待ちが増えたり、故障時の代わりがなくなったりするなら、その負担も比較が必要です。

単価を比べるときは、最低料金の有無と、含まれる保守・消耗品の範囲も合わせて確認してください。まず一つの部署や資料で使い方を変え、カウントと用紙の量、再印刷や手作業が増えていないかを見比べると、仕事を続けやすい削減方法を広げられます。