印刷コストを下げる方法

同じ月のモノクロ・カラーのカウントと、機器代、保守関連の料金、用紙代を並べてください。利用量で変わる料金と毎月一定の料金を確認すると、印刷を減らした場合の影響を見積もれます。

最低料金がある契約では、少し印刷を減らしても請求額が変わらない場合があります。契約の計算方法も確認しましょう。

配布せず残る予備、少しの変更で全ページを出し直す資料、画面で確認できる帳票などがないか見てみましょう。

文書の管理・配布ルールに合う範囲で、予備の部数を減らす、変更ページだけ印刷する方法を試せます。必要な資料を読みにくい大きさに縮小するより、使われない出力から減らす方が、業務への影響を抑えられます。

両面印刷は用紙の使用量を減らせます。ただし、印刷面ごとに数える契約では、両面にするだけでカウンター料金が半分になるわけではありません。

8ページの資料を印刷する場合

※用紙サイズは同じで、空白ページと追加の表紙は含みません。

複数ページを1面にまとめる集約印刷では、印刷面も減らせます。文字や図が小さくなるため、実際の資料で読みやすさを確かめてから使いましょう。

色分けした図面や写真付きの提案書には、カラーが役立ちます。文字中心の社内資料は、モノクロで足りる場合があります。

必要な用途ではカラーを使えるようにし、普段の設定をモノクロにする方法を検討してみましょう。自動カラー判定でどのように数えられるかは、機種と契約で確認してください。

ほとんど使わない機器を集約すると、本体や保守の費用を減らせる場合があります。一方で、印刷待ちや受け取りの移動が増えないか、故障時の代替先がなくならないかも確認してください。

まず一つの部署や資料で使い方を変え、カウントと用紙の使用量を比べてみましょう。再印刷や手間が増えていないかも確かめ、仕事を続けやすい方法を選んでください。