建設業での選び方

変更した図面を現場へ渡し、打ち合わせで書き込んだ内容をPDFにして共有する。建設業で複合機を選ぶときは、印刷する図面だけでなく、現場から戻ってくる書類にも目を向けてみましょう。

大きな図面を出したいのか、両面の書類をまとめて保存したいのか。よく行う仕事から、用紙サイズやスキャン機能を絞れます。

図面の大きさと文字の読みやすさ

A3の図面や工程表を日常的に出すなら、A3を扱いやすい機種が向いています。毎回手差しするのか、トレイに入れておけるのかでも手間が変わります。A1やA2を元の大きさで出す必要がある場合は、大判プリンターなどと使い分けます。

大きな図面をA3へ縮小する場合は、寸法の数字や細い線が読めるか、実際の資料で試してみてください。縮小すると図面の尺度も変わるため、紙面の長さを測る際に、原図に書かれた尺度をそのまま使うことはできません。必要な縮尺と印刷時の設定を合わせましょう。

例えば、変更図面を受け取り、最新版であることを確かめて現場へ配布する。その図面に書き込んだ内容をスキャンし、案件フォルダーへ戻す、という流れを考えてみます。

複合機は印刷と読み取りを担いますが、図面の版を確認し、古い配布物を回収するのは人の役割です。ファイル名に案件番号・日付・版を入れるなど、どの図面かを後から見分けられるようにしておきましょう。

配布と保存の手順がそろっていれば、担当者が替わったときも、必要な図面を探しやすくなります。

両面の帳票や契約書をまとめて保存するなら、ADF（自動原稿送り装置）に載せられる枚数や、両面の読み取り方を比べてみましょう。

一方、折れたり汚れたりした原稿、破れや綴じがある原稿は、そのままADFに通せないことがあります。説明書で扱える原稿を確かめ、必要に応じてガラス面の原稿台で読み取ってください。

スキャン後に毎回ファイルを移し、名前を付け直しているなら、保存先や命名方法の見直しも役立ちます。案件ごとに探せる状態にするまでを試すと、読み取りの速さ以外の使い勝手も分かります。

協力会社から届くFAXを紙で配っている場合は、メールや共有フォルダーへ転送できる機能を検討できます。対応する転送先は、機種や利用環境によって異なります。

転送できても、担当者が読んだとは限りません。最初に受信を見る人、現場の担当へ渡す人、不在時に代わる人を決めておきましょう。急ぎの連絡は、保存先に置くだけでなく、社内で決めた方法で確認することが大切です。

本社で図面を作り、現場事務所ではA4の帳票とスキャンを主に使うなら、同じ機種・オプションにそろえる必要はありません。現場でもA3をすぐ出したい場合は、その機能を残しましょう。

現場事務所では、置き場所の環境や電源・通信に加え、いつまで使うか、移設・撤去をどうするかも販売・保守担当者へ伝えてください。仕事に合う機種を選び、その機種の使用条件と契約条件が現場に合うかを確かめれば、設置後の行き違いを減らせます。