大量の紙書類を電子化する方法

契約書は一契約ごと、帳票は案件や日付ごとというように、保存後に使う単位でファイルを作ると探しやすくなります。異なる案件を一つのPDFにまとめると、後から分割して名前を付け直す作業が必要です。

ファイル名は「案件番号_書類名_日付」など、現在の文書管理ルールに合わせてそろえます。名前だけで不要な個人情報を広く見せない配慮も必要です。OCRを使う場合も、基本の保存単位と名前が整っていると、認識できなかった文書を探す手がかりになります。

ADF（自動原稿送り装置）で扱える通常の紙は、重ねて続けて読むことができます。ホチキスやクリップを外し、折れとページ順を整えておくと、読み取りを進めやすくなります。

本や冊子、傷んだ紙、ADFに適さない薄い紙は、原稿台など別の方法を使います。貴重な原本や綴じを外せない書類を、無理にばらしてはいけません。片面・両面やサイズの違いも、原稿をまとめる段階で分けておくと、設定の間違いとやり直しを減らせます。

原稿の準備、読み取り、名前付け、保存、確認まで、一束にかかった時間を測ります。機器の読取時間だけでは、担当者が必要とする作業時間は分かりません。

例えば、100枚を20分で処理できた場合、同じ種類の原稿5,000枚を同じペースで処理すると、20分×50束＝1,000分、約16時間40分です。休憩、特殊な原稿、やり直しの時間は、この計算とは別に見込む必要があります。

20分の大半をホチキス外しやファイル整理に使っているなら、高速なスキャナーへ替えても、その部分は残ります。試した一束でどこに時間がかかったかが、機器の改善と手順の改善を分ける目安になります。

専用スキャナーは、複合機の日常の印刷を妨げずに読み取りを進めたい場合にも役立ちます。外部サービスでは、読取料金にどこまでの作業が含まれるかが比較のポイントです。原本の受け渡し、機密情報の扱い、ファイル名と形式、結果の確認、原本の返却までを同じ範囲で比較してください。

保存したPDFは、ページの抜け、表裏、向き、文字の読みやすさを確認します。正しい保存先にあり、必要な担当者が開けることも、電子化の完了に必要です。OCRによる検索ができても、すべての文字が正しく認識されているとは限りません。

原本を廃棄できるかは、文書ごとの保存要件と社内ルールに沿って判断してください。データの保管とバックアップも整え、紙を処分した後も必要な情報を使える状態にしておきましょう。