大量の紙書類を電子化する機器選び

契約書は1契約、帳票は日付や案件ごとというように、一つのファイルにする単位を決めてください。何でもまとめて読み取ると、後からファイルを分割する手間がかかります。

ファイル名は「案件番号_書類名_日付」など、書類を探せる付け方にしましょう。既存の文書管理ルールがあれば、それに合わせてください。名前に個人情報を入れすぎないようにすることも大切です。

片面・両面、サイズ、綴じの有無を確認し、読み取り方法ごとに原稿をまとめておきましょう。ADF（自動原稿送り装置）に対応した原稿はまとめて読み、非対応の薄い紙や傷んだ紙は原稿台などを使ってください。

ホチキスを外す、折れを整える、ページ順をそろえる準備も必要です。貴重な原本や綴じを外せない書類は無理にばらさず、傷めない方法を選びましょう。

原稿の準備、読み取り、名前付け、保存、確認までの時間を、一束で測ってみてください。

作業時間の概算

100枚を20分で処理できた場合、同じ種類の原稿を同じペースで5,000枚処理すると、1,000分、約16時間40分かかります。

※休憩、例外的な原稿、やり直しの時間は別途見込んでください。

20分の大半を準備やファイル整理に使っているなら、読取速度を上げても短縮できる時間は限られます。時間がかかる作業を確かめてから、機器や手順を見直しましょう。

日々の業務の合間に処理できる量なら、現在の複合機を使う方法から検討できます。共用機を何時間も占有する場合や、短期間に大量の書類を処理したい場合は、専用スキャナーや外部サービスも選択肢です。

外部へ依頼する際は、料金に加え、原本の受け渡し、機密情報の扱い、保存形式、読み取り結果の確認、原本の返却まで確かめてください。1枚当たりの価格が同じでも、含まれる作業は異なる場合があります。

保存したファイルを開き、ページの抜け、表裏、向き、文字の読みやすさを確認してください。保存先が正しく、必要な人が開けるかも確かめましょう。OCRを使う場合は検索も試せますが、検索できてもすべての文字が正しいとは限りません。

原本を廃棄できるかは、文書ごとの保存要件と社内ルールで判断してください。データの保存やバックアップも整えてから、元の紙の扱いを決めましょう。