保守契約で確認すること

修理・消耗品・設定の対応範囲

部品交換、修理作業、トナー、設定の支援が料金に含まれるか確認してください。書類だけで分からなければ、具体的な作業を挙げて聞いてみましょう。

たとえば、「スキャンした文書が共有フォルダーに届かないときも相談できますか」と聞いてみてください。本体とパソコン・ネットワークの問題で対応範囲が異なる場合があるため、同じ窓口で受けてもらえる範囲を確かめてください。

受付時間と、訪問・復旧までの時間

電話を受け付ける時間、訪問できる時間、修理が完了する時期は異なります。夕方に連絡できても、その日のうちに復旧するとは限りません。

終業間際の故障、休日の利用、部品取り寄せが必要な修理など、自社で想定する場面を挙げて確認しましょう。対応時間や復旧の保証がある場合は、対象と条件を契約書で確かめてください。

Q-bicソリューションズでは、販売した複合機の保守を原則として自社で行い、故障時の連絡も受け付けています。一部例外があるため、契約時に窓口と対応条件を確認します。

直るまでに必要な仕事

受付の帳票、発送前の伝票、受信FAXなど、停止すると困る仕事を伝えてください。代替機の貸し出しやほかの対応方法は、保守契約の条件によります。

社内の別の機器を使う場合は、用紙・機能が対応し、利用者のパソコンから使えるか試しておきましょう。修理の依頼先とともに、復旧まで仕事を続ける方法も決めてください。

トナーや用紙の手配

トナー代が含まれる場合も、自動配送か注文制かは確認が必要です。注文する人と受け取る場所を決め、休業中の配送の扱いも確かめておきましょう。

用紙やホチキスの針などは、トナーと料金・手配方法が異なる場合があります。必要な消耗品ごとに確認してください。

Q-bicソリューションズでは、対象となる複合機・契約のトナーは自動配送を基本としています。対象の場合、残量が少なくなるたびに連絡する必要はありません。対象と例外条件は契約内容を確認します。

支店を含めた契約の比較

本社と支店で、訪問地域や対応時間が異なる場合があります。各拠点の住所と利用時間を伝え、その場所で受けられる支援を確認してください。

見積もりは、料金とともに、対応範囲、連絡先、受付・訪問条件、消耗品、停止中の代替方法を並べると比べやすくなります。