複合機の保守契約の選び方

本体の修理、部品の交換、トナー、設定の支援などは、契約によって含まれる範囲が違います。本体の保守に入っていても、パソコンやネットワークの設定作業まで同じ料金に含むとは限りません。

例えば「共有フォルダーへスキャンできなくなったときも相談できるか」という聞き方なら、本体側と保存先側のどこまで受け付けてもらえるかを確かめられます。料金表だけで分かりにくい作業は、普段の仕事の例で対応窓口と別料金の範囲を確認してください。

電話がつながることと、その日のうちに修理が終わることは、同じではありません。

終業直前の故障、休日の利用、部品取り寄せが必要な場合を挙げると、自社の仕事に合う条件かを見比べられます。対応や復旧の保証がある場合は、どの状況が対象となり、どの条件で適用されるかを契約書で確認してください。

受付で渡す文書、発送用の伝票、受信FAXなど、止まると困る仕事をあらかじめ伝えます。代替機の貸し出しや設置は、契約と状況に応じた対応になるため、必要な機能を含めて相談しておくことが大切です。

社内の別の機器を使う場合は、利用者のパソコンから印刷できる設定と権限が必要です。スキャンやFAXまで代わりにするなら、保存先や回線の準備も関わります。修理の連絡先だけでなく、復旧までの仕事の進め方も決めておきましょう。

トナー代が含まれていても、自動配送か注文制かで担当者の仕事が変わります。注文する人、受け取る場所、不在や休業中の扱いをそろえると、トナーが届いても受け取れない状態を避けやすくなります。

用紙やホチキスの針は、トナーと料金や手配方法が違う場合があります。必要な消耗品ごとに、何を自社で用意するかを確認してください。

複数拠点では、本社と支店で訪問地域や対応時間が違うことがあります。各住所と利用時間を伝え、料金、対応範囲、連絡先、消耗品、停止中の代替方法を同じ項目で並べると、現地で受けられる保守を比較できます。