保守契約で確認すること

複合機の保守契約を比べるときは、「夕方に印刷できなくなったらどうするか」を想像してみてください。連絡できる窓口はどこか、いつ訪問してもらえるか、直るまでの仕事をどうするか。料金と一緒に知っておきたいのは、こうした故障時の対応です。

「保守付き」の一言では分からないところを、自社の使い方に当てはめて聞いてみましょう。

修理・消耗品・設定の対応範囲

部品交換や修理の作業、トナー、設定の支援が、料金に含まれるかを確かめてください。見積書や契約書で分からないものは、具体的な作業を挙げて聞くと伝わりやすくなります。

例えば、「スキャンした文書が共有フォルダーに届かないときも相談できますか？」という聞き方です。本体の故障と、パソコンやネットワーク側の問題では対応範囲が違うことがあります。どこまで同じ窓口へ相談できるかが分かれば、困った日に連絡先を探す手間を減らせます。

電話を受け付ける時間、訪問できる時間、修理が終わる時期は、それぞれ別です。夕方に連絡できても、その日のうちに直るとは限りません。

「終業間際に止まった場合」「休日に使っている場合」「部品の取り寄せが必要な場合」のように、自社で起こりそうな場面を挙げて確認してみましょう。対応時間や復旧について保証がある場合は、何が対象で、どんな条件が付くかを契約書で確かめてください。

連絡窓口、受付時間、訪問対応の条件などを確認します。複合機が止まると業務への影響が大きい会社ほど重要です。

Q-bicソリューションズでは、販売した複合機の保守を原則として自社で行い、故障時の連絡も受け付けています。一部例外があるため、ご契約時に窓口と対応条件を確認します。

受付の帳票、発送前の伝票、受信FAXなど、止まると困る仕事は先に伝えておきましょう。代替機を借りられるか、別の方法で対応できるかは、保守契約ごとの条件によります。

社内の別の機器を使う場合も、必要な用紙や機能に対応し、利用者のパソコンから使えることを試しておきましょう。修理してもらう準備と、修理中に仕事を続ける準備は、分けて考えると抜けを減らせます。

トナー代が含まれていても、残量に応じて自動で届くのか、担当者が注文するのかは別に確認が必要です。誰が連絡し、どこで受け取るかまで決めておけば、残りが少なくなってから慌てずに済みます。

休業中の配送や、用紙・ホチキス留めの針などをどう手配するかも聞いておきましょう。トナーとほかの消耗品が、すべて同じ扱いとは限りません。

トナーなどが契約に含まれるか、発注方法はどうなるかを確認します。すべての消耗品が同じ扱いとは限りません。

トナーの手配については、対象となる複合機・契約で自動配送を基本としています。対象の場合、残量が少なくなるたびにお客様から連絡する必要はありません。自動配送の対象や例外条件は契約内容を確認します。

本社と支店で、訪問できる地域や対応時間が異なることもあります。各拠点の住所と利用時間を伝え、その場所で受けられる支援を確かめてください。

見積もりを並べるときは、料金の隣に、対応範囲、連絡先、受付・訪問条件、消耗品、停止中の代替方法も書いてみましょう。必要なときに必要な支援を受けられるかを確かめたうえで、費用を比べられます。