大規模オフィスでの選び方

複数フロアで複合機を使う場合は、各機器の性能に加えて、配置と管理方法が重要です。印刷がすぐ終わっても、受け取りに別の階まで移動するなら、近くの出力先が役立ちます。

普段使う機器と、故障時に使える機器を確認し、各フロアの仕事に合う構成を選びましょう。

フロアごとの利用状況

全社の印刷量が多くても、すべてのフロアで大量に出力するとは限りません。少量の印刷、会議資料の作成、契約書のスキャンでは、それぞれ必要な機能が異なります。

フロア図に機器の位置、よく使う部署、混み合う時間を書き込んでみましょう。印刷物を受け取るために誰がどこまで移動するかも記録すると、枚数だけでは分からない不便を確認できます。

遠い機器まで往復している場合は、近くに出力先を置く方法が向いています。近くの機器で大量印刷を待っている場合は、高速化や別の機器への仕事の割り当てを検討できます。

同じ距離でも、毎日何度も使う部署と、たまに使う部署では負担が異なります。利用頻度と急ぎの出力の有無から、増設する場所の優先順位を決めましょう。

隣のフロアに機器があっても、自分のパソコンからすぐ使えるとは限りません。必要な用紙やカラーに対応し、利用者認証や印刷設定を使える状態か、事前に試してください。

普段の資料を出力すると、ホチキス留めまで代わりにできるかも分かります。代替先と操作方法を案内し、故障後に一から調べずに済むようにしておきましょう。

スキャンやFAXの代替には、保存先や回線の準備も必要です。引き継ぎたい機能ごとに確認してください。

管理者の決め方、社員の追加・削除、設定変更、保守への連絡、更新情報の確認方法は、会社全体で共通にできます。

印刷速度、給紙容量、仕上げのオプションは、各場所の仕事に合わせて選びましょう。大量出力用と日常の少量印刷用で、異なる構成にする方法もあります。

同じシリーズでも、対応機能や管理方法が異なる場合があります。共通にしたい設定を各機種で使えるか、導入前に確認してください。

部署の移転や資料の電子化によって、利用場所や印刷量は変わります。混雑する機器と、ほとんど使われない機器がないか、定期的に確認しましょう。

印刷量に加え、待ち時間、故障時の代替先、管理の手間も確認してください。必要な場所に機能を配置し直すことで、全台の性能を上げずに改善できる場合があります。