複数フロアの複合機配置と管理

フロア図に機器の位置を書き込み、利用する部署、主な仕事、混み合う時間を添えると、配置の偏りが見えてきます。

全社の印刷量が多くても、すべての機器で大量出力をするわけではありません。会議資料をまとめて作る場所、数ページの書類を随時出す場所、契約書をスキャンする場所では、必要な機能が違います。印刷枚数に加えて、誰が原稿を持ち込み、誰が出力物を取りに行くかを含めると、移動の多い部署が分かります。

遠い機器まで往復している場合は、利用部署の近くに出力先を設ける方法が向いています。近くに機器があっても大量印刷を待つ場合は、高速化や仕事の割り当てが改善につながります。

例えば、フロアの共用機へ日常のコピーとスキャンをまとめ、帳票を大量に出す部署へ印刷用の機器を置く構成です。全台の性能を上げる代わりに、印刷の集中を受け持つ場所を分けられます。

配置を変えるときは、原稿や印刷物を扱う空間、補充と保守のための空間を確保してください。人が操作している間の通路や、来客から見える文書にも配慮が必要です。

管理者の決め方、社員の追加・削除、宛先の更新、故障時の連絡、セキュリティ更新の確認方法は、全社でそろえやすい項目です。各フロアで手順が違う状態を減らすと、異動や機器の入れ替えでも引き継ぎやすくなります。

印刷速度や給紙、仕上げの装置は、各場所の仕事に合わせてよい部分です。同じシリーズでも、構成によって使える機能や設定が違うことがあるため、共通にしたい管理方法を各機器で使えるか、導入前に確かめてください。

近くに別の複合機があっても、パソコンの印刷設定や利用権限がなければ、すぐには使えません。普段の文書を出し、用紙サイズ、カラー、ホチキス留めなど、止められない仕事をどこまで引き継げるか試しておきます。

スキャンの保存先とFAXの回線は、印刷とは別の準備が必要です。各機器の代替先と操作方法を案内しておくと、故障後に一から調べる負担を減らせます。

部署の移動や資料の電子化が進んだときは、印刷量だけでなく、原稿の持ち込みと機器への往復も見直す時期です。混雑する機器と使われない機器の役割を調整すると、現在の構成を生かした再配置も考えられます。