買い替え時の選び方

複合機の買い替えでは、今の印刷量や使っている機能を調べ、次の機種でも必要か見直してみましょう。よく使う機能は残し、使わなくなったオプションは減らせます。

印刷待ちやスキャンの手間が気になる場合は、どの作業に時間がかかっているかも確認してください。今と同じ構成を引き継ぐか、性能や機能を変えるかを判断できます。

今の使用量と使っている機能

利用明細やカウンターの記録から、モノクロとカラーの出力量を確認しましょう。普段の月と忙しい月を比べると、利用量がどのくらい変わるか分かります。

A3、FAX、スキャン、ホチキス留めなども、現在どの仕事で使っているか確かめてください。使わなくなったオプションまで引き継ぐ必要はありません。

ただし、急ぎのA3出力や機密文書の認証印刷など、使用頻度が少なくても欠かせない機能は残してください。

同じ「スキャンが面倒」でも、読み取りに時間がかかる場合と、保存先の入力が手間になる場合では、必要な機能が異なります。候補機を試せるなら、普段手間がかかる作業を行い、操作や所要時間を比べてみましょう。

会議資料を画面で共有するようになり、印刷は減ったものの、契約書の電子保存が増えた場合は、両面スキャンや保存操作の使いやすさを重視しましょう。印刷速度は、現在の出力量に足りる性能を選べます。

帳票の印刷が増えた場合は、出力の待ち時間や用紙補充の回数を確認してください。印刷速度や給紙容量など、増えた仕事に必要な性能を上げるとよいでしょう。

パソコンの印刷設定、スキャン先、アドレス帳、FAX、利用者の認証などは、入れ替えに合わせて移行の準備が必要です。機種が変わると、そのまま移せない設定もあります。

使うパソコン、保存先のフォルダー、設定の管理者をまとめ、どの設定を移せるか、誰が作業するかを確認しておきましょう。使われていない宛先や古い権限も、この機会に見直してください。

Q-bicソリューションズは、入れ替え時の設定も必要に応じて支援しています。PCへのプリンタードライバー設定、スキャン先の設定、アドレス帳の移行、FAX設定などが対象です。対応できる内容や条件は、機種・利用環境・必要な権限・契約によって異なります。

入れ替え後は、印刷の動作に加え、スキャンしたファイルを次の担当者が開けるかも確認してください。読み取りに成功していても、保存先や権限が変わると、必要な人がファイルを使えないことがあります。

返却・廃棄する機器には、保存文書や宛先情報が残っている場合があります。引き渡す前に、処理するデータ、作業の担当者、完了の確認方法を、管理・保守担当者と決めておきましょう。