複合機を買い替えるときの選び方

月ごとの利用明細やカウンターの記録には、モノクロとカラーの出力量が表れます。普段の月と忙しい月を見比べると、年間の平均だけでは気づきにくい、月ごとの増減も分かります。

A3、FAX、スキャン、ホチキス留めなども、現在どの仕事で使っているかを挙げてみてください。使わなくなった装置をそのまま付け替える必要はありません。一方、急ぎのA3出力や機密文書の認証印刷は、使用頻度が少なくても欠かせない機能です。

例えば、スキャンが面倒な場合でも、原稿を裏返しているのか、読んだ後にファイルを整理しているのかで役立つ機能が変わります。前者ならADF、後者なら保存方法やソフトとの連携が改善の中心になります。

印刷の遅さが特定のデータやパソコンの設定に起因する場合は、買い替え前に改善できることもあります。機器の性能を上げる前に、時間がかかっている工程を保守担当者へ伝えておくと、原因に合う提案を受けやすくなります。

会議資料を画面で共有するようになると、印刷量が減る一方、紙で届く契約書の電子保存が増えることがあります。この場合は、高い印刷速度より、両面読み取りや保存先の選びやすさが役立ちます。

反対に、帳票を出す量が増えたなら、印刷速度と給紙容量を重視できます。今の機種と同等以上の性能をすべての項目でそろえるより、増えた仕事と減った仕事に合わせて必要な構成を組み直す考え方です。

機器を入れ替えると、パソコンの印刷先、スキャン先、FAX、アドレス帳、利用者認証などの準備が必要になります。古い機器の設定をそのまま移せるかは、機種と利用環境によって変わります。

使用するパソコンと保存先、設定を管理している人をまとめ、販売・保守担当者と作業を分担してください。使われていない宛先や、異動前の権限もこの機会に整理できます。

切り替え後は、普段の文書を印刷し、スキャンしたPDFを必要な担当者が開き、FAXを送受信するところまで試します。業務への影響が少ない日時に入れ替え、各部署の確認時間も取っておくと移行を進めやすくなります。

複合機には、保存文書や宛先、接続先の情報が残っている場合があります。返却・廃棄前に、消去するデータと方法、作業する人、完了の確認手段を管理・保守担当者と決めてください。

リースなどの契約を利用している場合は、機器の返却先と手続きも契約に沿って進めます。