小規模オフィスの複合機選び

例えば、五人の事務所でA4の見積書を印刷し、署名済みの契約書をPDFにするなら、A4印刷とスキャンが機能の中心になります。両面の契約書を毎日読む場合は、両面対応のADFがあると、原稿を裏返す手間を減らせます。

印刷が少なく待ち時間もなければ、高速機を優先するより、数枚をすぐ出せることや、スキャンの保存先を簡単に選べることが役立ちます。朝に大量の出荷帳票を出す事務所なら、同じ五人でも速度と給紙容量が重要になります。

見積書や帳票がA4のモノクロで済むなら、その用途に合う機種から検討できます。写真付きの提案書を渡すならカラー印刷、A3の図面を原寸で出すならA3対応が便利です。

年に数回しか使わなくても、来客中にA3の資料を出し直す必要があるなら、手元で印刷できることに意味があります。受け取ったA3原稿を保存する仕事には、A3の読み取りも必要です。

モノクロ印刷の機種にも、カラーでスキャンできるものがあります。紙にカラーで出す仕事と、受け取った色付きの資料をデータに残す仕事を分けると、必要な機能をそろえやすくなります。

小さな事務所では、複合機の管理を総務や営業事務などが兼務することがあります。用紙やトナーを交換しやすく、詳しい人が休みでも日常の補充ができると、仕事を続けやすくなります。

候補機では、原稿のセットからPDFの保存までを普段の方法で操作してみてください。宛先を登録できれば、長いフォルダー名を毎回入力せずに済みます。困ったときの連絡先と、連絡する担当者も一緒に決めておきましょう。

本体が置けても、トレイを開けると通路を塞ぐ場所では、日々の補充がしにくくなります。原稿を置く、出力物を取る、紙を足すための空間まで含めて設置します。

電源とネットワーク、カバーの開閉や保守に必要な余地は、候補機の設置条件に従ってください。使う人の近くで、来客から文書が見えにくい場所が取れると、移動と情報管理の両面で扱いやすくなります。

コピーやスキャンをほとんど使わない仕事には、単機能プリンターも向いています。反対に紙の契約書を日常的に保存するなら、複合機へまとめると一台で済みます。

受付専用の印刷など、別の出力先が必要な理由がなければ、一台で足りる構成から考えられます。見積もりでは本体と保守に加え、印刷が少ない月の最低料金も見ると、小規模な事務所の実際の支払いを比較できます。