小規模オフィスでの選び方
少人数のオフィスでは、普段の書類を1台で扱えるか確認しましょう。印刷待ちがなければ、速度よりもコピーやスキャンの使いやすさを重視できます。
機器の管理をほかの仕事と兼務する場合は、紙やトナーの補充がしやすく、困ったときの連絡先が分かりやすいことも大切です。
いつもの書類に合う1台
5人の事務所でA4の見積書を印刷し、署名済みの契約書をPDFにするなら、A4印刷とスキャンに対応した機種から選べます。毎回裏面も読む場合は、両面スキャンがあると原稿を裏返す手間を減らせます。
同じ5人でも、朝に大量の帳票を出す職場では、印刷速度や給紙容量が重要です。人数だけで決めず、普段の仕事に必要な性能を比べましょう。
A3とカラーを使う場面
A4の文字中心の書類で仕事が済むなら、A3やカラー印刷を最初から備える必要はありません。
時々でも急ぎの図面を出す場合は、手元でA3印刷ができると役立ちます。受け取ったA3原稿をPDFにする場合は、読み取りへの対応も確認してください。
写真をカラーで見せる提案書を渡すならカラー印刷が必要ですが、受け取った写真をPDFに残すだけなら、カラースキャンで対応できます。モノクロ印刷の機種でも、カラースキャンができるものがあります。
毎日の操作と補充のしやすさ
数ページずつ印刷する場合は、印刷ボタンを押してから最初の1枚が出るまでの時間を比べてみましょう。スキャンでは、保存先の選びやすさも使い勝手に影響します。
実機を試せる場合は、普段の保存先を選んでPDFを作るところまで操作してください。紙やトナーの交換方法も確認し、詳しい人が不在でも扱えるか確かめておきましょう。
本体の周りに必要なスペース
設置場所には、原稿を載せ、トレイを引き出し、印刷物を取るための空間も必要です。用紙を補充するたびに通路を塞がないか確認してください。
コピー用紙を近くに置けると、補充の往復を減らせます。電源、ネットワーク、カバーの開閉や保守に必要な空間は、機種の設置条件に合わせて確保しましょう。
印刷専用機との使い分け
コピーやスキャンをほとんど使わないなら、印刷専用のプリンターも選べます。契約書などを日常的に読み取る場合は、複合機にまとめると1台で済みます。
受付専用の出力先が必要といった理由がなければ、まず1台で足りるか検討しましょう。見積もりでは本体代と保守費用に加え、印刷が少ない月の最低料金も確認してください。