小規模オフィスでの選び方

いつもの書類に合う1台

5人の事務所で見積書を印刷し、署名済みの契約書をPDFにしているとします。どちらもA4なら、まずはA4の印刷とスキャンができる機種から探せます。契約書の裏面も毎回読むなら、両面スキャンができると紙を裏返す手間を減らせます。

同じ5人でも、朝に大量の帳票を出す職場なら、印刷速度や用紙を入れられる量が重要になります。人数に機種を当てはめるより、こうした普段の仕事を思い浮かべる方が選びやすくなります。

A3とカラーを使う場面

A3やカラーは、使う資料があるかどうかで決めて構いません。A4の文字中心の書類で足りるなら、両方を最初から付ける必要はありません。

ただし、時々でも急ぎの図面を出すなら、A3を手元で使える意味があります。A3の紙を受け取ってPDFにする仕事がある場合は、印刷だけでなく、A3原稿を読み取れるかも見てください。

写真付きの提案書を渡すならカラー印刷、受け取った写真をPDFに残すだけならカラースキャン、と使い道を分けられます。モノクロ印刷の機種でも、カラーでスキャンできるものがあります。

毎日の操作と補充のしやすさ

数ページずつ使うなら、印刷操作から最初の1枚が出るまでの時間や、スキャン先を選ぶ操作を比べてみましょう。まとめて印刷する速さだけでは、こうした使い勝手は分かりません。

実機を試すときは、いつもの保存先を選んでPDFを作るところまで進めると、毎日の手間を想像できます。紙やトナーの交換方法も見ておけば、詳しい人が不在の日でも自分たちで扱えそうかが分かります。

本体の周りに必要なスペース

置き場所では、原稿を載せる、トレイを引き出す、印刷物を取る動作まで考えてみてください。壁際に本体が収まっても、用紙を補充するたびに通路を塞ぐようでは使いにくくなります。

コピー用紙も近くに置けると、補充の往復を減らせます。電源やネットワーク、カバーを開ける場所、保守作業のための空間は、選んだ機種の設置条件に合わせて確保してください。

印刷専用機との使い分け

紙のコピーやスキャンをほとんど使わないなら、印刷専用のプリンターも選べます。契約書などを日常的に読み取るなら、複合機にまとめると1台で済みます。

受付だけは別の出力先が欲しい、といった理由がなければ、台数を増やす前に1台で足りるかを考えましょう。見積もりでは本体代と保守費用に加え、印刷が少ない月に最低料金がかかるかも聞いておくと、使い始めてからの負担を比べられます。