用途に合う機種の選び方
複合機は、普段扱う書類と作業に合わせて選びましょう。契約書を毎日PDFにするならスキャン、会議資料をまとめて出すなら印刷速度や給紙容量が、機種を比べるポイントになります。
ここでは、用紙サイズやカラーの必要性から、スキャン・FAX、オプションまで、用途に合う機種を選ぶための確認点を紹介します。
よく使う仕事から選ぶ機能
複合機は、データを紙にする印刷、紙の原稿を写すコピー、紙をデータにするスキャンを1台で行えます。FAXは、機種やオプションによって対応が異なります。
契約書を毎日まとめてPDFにする会社なら、印刷が1日数枚でも、スキャンの使いやすさを重視しましょう。帳票を数百ページずつ印刷する会社では、印刷速度に加え、途中で何度も用紙を補充せずに済む給紙容量も必要です。
用紙サイズとカラーの必要性
普段使う見積書、契約書、図面などを集めてみてください。A4で仕事が済むなら、A4対応の機種から探せます。打ち合わせ中にA3の図面を出し直す必要があるなら、A3印刷に対応した機種を選びましょう。
A3の原稿を受け取る場合は、コピー・スキャンで読み取れるサイズも確認してください。カタログのA3印刷への対応だけでは、A3原稿を読み取れるかまでは判断できません。
写真付きの提案書や色分けした図面を印刷するなら、カラーが役立ちます。文字中心の帳票がほとんどなら、モノクロも選べます。紙への出力はモノクロ、保存するPDFはカラーという使い方もできるため、印刷とスキャンそれぞれで必要な色に対応しているか確認しましょう。
印刷速度と待ち時間
必要な印刷速度は、月間枚数だけでなく、一度に何ページ出すかによっても変わります。
請求書を数ページずつ出す場合は、最初の1枚が出るまでの時間を比べてみましょう。会議前に数百ページをまとめて出す場合は、連続印刷の速度が所要時間に影響します。途中で何度も紙を足しているなら、給紙容量も見直してください。
社員数が多くても、印刷が少なければ高速機を優先する必要はありません。最初の1枚を待つのか、大量の印刷が終わるのを待つのか、普段の待ち時間に合う性能を選びましょう。
スキャン・FAXの使いやすさ
契約書の表裏を何度も置き直しているなら、両面読み取りに対応したADF（自動原稿送り装置）が役立ちます。保存先の入力に手間がかかるなら、よく使う宛先を登録できるか確認してください。
候補機を試せる場合は、普段使う共有フォルダーなどへ保存し、必要な人がファイルを開けるところまで試してみましょう。
受信FAXを紙で配っている職場では、電子保存や転送に対応した機種も選べます。担当者が画面で受け取る運用にする場合は、最初に確認する人と、不在時の代わりの人を決めておいてください。
手作業を減らすオプション
A4普通紙と帳票用紙を毎日入れ替えているなら、追加トレイがおすすめです。それぞれのトレイに用紙を入れておけるので、交換の手間を減らせます。
会議資料を何十部もホチキスで留める場合は、その作業を自動で行うフィニッシャーが役立ちます。用紙の交換や綴じ作業がほとんどなければ、これらのオプションを最初から付ける必要はありません。
機密文書を扱うための認証や送信先の制限など、業務上必要な情報管理の機能は、必須条件として確保してください。
候補機での操作と導入条件の確認
販売担当者には、「A3の図面を打ち合わせ中に出したい」「両面の契約書を案件別に保存したい」のように、実際の使い方を伝えてください。必要な機能やオプションを具体的に相談できます。
実機を試せる場合は、普段の資料に近い見本を使い、印刷や保存の操作を確かめてみましょう。費用は本体・保守・利用料金を含めて、設置場所は本体寸法に加えて補充や操作に必要なスペースも含めて比べてください。
Q-bicソリューションズは、用途・利用量・予算・運用に合わせて、必要な機能と性能を備えた構成を提案しています。使い方に合う場合はA4機や低速機を選び、使わないオプションを外すこともあります。取り扱いはリコーが中心ですが、他メーカーについても相談できます。複合機の対応地域は、長崎・佐賀・福岡県のうち一部離島を除く地域です。