用途に合う複合機の選び方

パソコンで作った見積書や請求書を紙に出すなら印刷、受け取った紙の写しを作るならコピー、紙の書類をPDFにして保存するならスキャンを使います。FAXをやり取りしている場合は、FAX機能も必要です。

例えば、印刷は一日数枚でも、両面の契約書を何件もPDFにする職場なら、スキャンの使いやすさが重要です。重ねた原稿を一枚ずつ送るADF（自動原稿送り装置）に両面読み取り機能があれば、原稿を自分で裏返す手間を減らすことができます。

機密文書を扱う職場では、本人が認証してから印刷する機能や、送信先を制限する機能も、導入時にそろえる条件になります。

見積書や契約書がA4で済む場合は、A4複合機が向いています。A3の図面や一覧表を原寸で印刷するなら、A3に対応した機種が便利です。A3の紙を受け取って保存する仕事には、A3原稿を読み取れるスキャン機能も必要になります。

写真の見え方や図面の色分けが内容の理解に関わる資料には、カラー印刷が役立ちます。文字中心の帳票がほとんどなら、モノクロ印刷で対応できます。印刷はモノクロでも、スキャンしたPDFはカラーで保存できる機種があります。

商談中に数ページの資料を印刷するときは、最初の一枚が出るまでの時間が使い勝手に影響します。一方、会議資料を何百ページも続けて出すときは、毎分何枚を出力できるかという連続印刷速度が重要です。

大量印刷では、用紙切れによる停止も起こります。印刷する量に合う給紙容量があれば、途中で何度も紙を補充する手間を減らせます。人数や月の合計枚数だけでなく、一度にどれくらい印刷するかが性能を考える目安です。

スキャンでは、読み取りのほかに、保存先を選ぶ、ファイル名を付ける、保存した文書を探すといった作業があります。よく使う共有フォルダーを宛先に登録できると、毎回の入力を省くことができます。

受信FAXを各部署へ配っているなら、メールや共有フォルダーへ転送する方法もあります。紙を運ばずに担当者が画面で確認できるため、配布の負担を減らせます。切り替えるときは、受信を確認する人と不在時の代行者を決め、文書が届いてから処理するまでの流れを用意してください。

用紙交換や綴じ作業がほとんどなければ、それらを自動化するオプションを最初からそろえる必要はありません。

候補機を試せる場合は、普段の資料に近い見本で、印刷や保存まで一通り操作してみてください。見積もりに必要なオプションや設定作業、保守が含まれていれば、実際に使う構成で費用を比べられます。設置場所には、本体の寸法に加え、トレイを開けて用紙を補充する広さも必要です。