用途に合う機種の選び方

よく使う仕事から選ぶ機能

印刷はデータを紙にすること、コピーは紙の原稿を写すこと、スキャンは紙をデータにすることです。複合機はこれらを1台で行い、機種やオプションによってFAXも使えます。

例えば、印刷は1日数枚でも、契約書を毎日まとめてPDFにする会社なら、スキャンのしやすさを優先したいところです。逆に、帳票を数百ページずつ印刷する会社なら、印刷の速さや用紙補充の回数が気になります。

同じ複合機でも、よく使う仕事に合わせて選ぶ機能は変わります。

用紙サイズとカラーの必要性

普段使う見積書、契約書、図面などを、数種類集めてみてください。A4の書類で仕事が済むなら、A4を扱う機種から探せます。A3の図面を打ち合わせ中に出し直すなら、その場でA3を印刷できる機能が必要です。

A3の紙を受け取る仕事では、読み取り側も確かめてください。A3を印刷できるかと、A3の原稿をコピー・スキャンできるかは、別の項目です。

カラーは、色を使う資料があるかで考えましょう。写真付きの提案書や色分けした図面にはカラーが役立ちます。文字中心の帳票がほとんどなら、モノクロも選択肢です。紙はモノクロで出し、スキャンだけカラーにする使い方もあるので、印刷と読み取りの色は分けて選べます。

印刷速度と待ち時間

月間枚数と一緒に知りたいのが、一度に何ページ印刷するかです。

請求書を数ページずつ出すなら、最初の1枚が出るまでの時間が使い勝手に関わります。会議前に数百ページをまとめて出すなら、連続して印刷する速さが効いてきます。その途中で何度も紙を足しているなら、給紙容量も見直すとよいでしょう。

社員数が多くても、印刷が少なければ高速機を優先しなくて構いません。普段どこで待っているかを思い出す方が、必要な性能を絞れます。

スキャン・FAXの使いやすさ

契約書の表裏を何度も置き直しているなら、原稿をまとめて送るADF（自動原稿送り装置）の両面読み取りが役立ちます。保存先を毎回入力するのが面倒なら、よく使う宛先を登録できるかが選ぶポイントです。

スキャンは、読み取りが終われば完了というわけではありません。いつもの共有フォルダーなどへ保存し、必要な人が開けるところまで試してみましょう。

FAXを紙で配っている職場なら、電子保存や転送に対応した機種も検討できます。担当者が画面で受け取れるようになる一方、「誰が最初に見るか」「不在のときは誰が代わるか」は、あらかじめ決めておく必要があります。

手作業を減らすオプション

A4普通紙と帳票用紙を毎日入れ替えているなら、追加トレイが役立ちます。別々のトレイに常時入れておけば、用紙を交換する手間を減らせます。

会議資料を何十部もホチキスで留めるなら、その作業を自動で行うフィニッシャーも候補です。反対に、紙の交換や綴じ作業がほとんどなければ、これらを最初から付ける必要はありません。

ただし、機密文書を扱うための認証や送信先の制限は別です。仕事上欠かせない情報管理の機能は、便利なオプションと分けて確保してください。

候補が絞れたら試したいこと

販売担当者には、「A3・カラー・高速」と機能名を並べるより、「A3の図面を打ち合わせ中に出したい」「両面の契約書を案件別に保存したい」と伝えてみてください。必要な機器やオプションの話を具体的に進められます。

試せる場合は、普段の資料に近い見本で、印刷や保存までの操作を確かめましょう。費用は本体だけでなく保守や利用料金も、置き場所は本体寸法だけでなく補充や操作のスペースも含めて比べてください。

すべての仕様に詳しくなる必要はありません。いつもの仕事と、今より楽にしたいことを説明できれば、選定を始められます。

Q-bicソリューションズでは、こうした用途・利用量・予算・運用を踏まえ、必要十分な構成を提案しています。使い方に合っていればA4機や低速機を選び、使わないオプションを外すこともあります。取り扱いはリコーが中心で、他メーカーについても相談できます。複合機の対応地域は、長崎・佐賀・福岡県のうち一部離島を除く地域です。