大量印刷に使う機種の選び方

大量の会議資料は、印刷が終わってからページをそろえ、ホチキスで留める作業にも時間がかかります。機種を選ぶときは、配れる状態になるまでに必要な作業を確認しましょう。

よく作る資料のページ数や部数をもとに、印刷速度、用紙の補充、仕上げの機能を比べてみてください。

ページ数・部数・用紙枚数

8ページの資料を50部作る場合

1ページを1面に印刷すると、出力するのは400面です。両面なら1部につき紙4枚なので、用紙は200枚使います。

印刷速度を比べるときは400面、給紙が足りるか確認するときは200枚、ホチキス留めの対応枚数を調べるときは1部4枚を使います。

まとまった印刷には、連続印刷の速度が影響します。ただし、用紙切れや排紙部が満杯になることで止まる場合は、高速機に替えても補充や回収が必要です。

普段の大量印刷で、何回紙を足し、何回出力物を取り出すか確認してみましょう。A4普通紙を多く使う場合は、A4普通紙をセットできる容量を調べてください。A3や帳票用紙の入ったトレイを、その容量に足すことはできません。

複数ページの資料は、1部ずつページ順に出力する設定にすると、印刷後に組み直す手間を減らせます。対応するフィニッシャーを付ければ、ホチキス留めまで自動で行える場合もあります。

普段の用紙、1部の枚数、留める位置に対応しているか確認してください。排紙できる量にも上限があります。普段に近い部数で試すと、途中の回収や、印刷後に残る作業も確かめられます。

大量印刷でほかの人を待たせる場合は、利用の少ない時間に変更できないか検討しましょう。時間を変えても日常の仕事に支障が出るなら、大量印刷用の機器を別に設ける方法があります。

同じ原稿を繰り返し大量に刷る仕事や、特殊な用紙を多く使う仕事では、専用機や外部出力も比べられます。利用頻度、準備できる期間、社外へ出せる内容かどうかを確認してください。

販売担当者には、「8ページを50部、両面でホチキス留めをして、何時までに用意したい」のように伝えてください。

その仕事を想定して、印刷速度、給紙容量、仕上げ機能を比べてみましょう。途中の補充や印刷後の手作業まで含めると、必要な本体とオプションを選べます。