大量印刷に適した機器の選び方

八ページの資料を五十部作ると、印刷するのは400ページ分です。一ページを一面に印刷する条件なら、両面では一部あたり紙四枚、全体では200枚を使います。

同じ資料でも、速度、給紙、綴じ枚数では使う数字が違います。紙が200枚だから200ページの仕事と見積もると、印刷に必要な時間を少なく考えてしまいます。

大量印刷には、連続して出力できる速度と、使う紙を十分にセットできる給紙容量が役立ちます。A4普通紙を使う仕事なら、A4普通紙を入れたトレイの容量が対象です。A3や別の帳票が入っているトレイは、そのままA4の容量に加えられません。

用紙を出す側にも容量があります。排紙部がいっぱいになれば、出力物を回収する必要があります。印刷が速い機種でも、補充と回収のたびに人が戻る使い方なら、途中で止まる回数が仕事全体の時間に影響します。

複数ページの資料を配る場合は、ソートを使うと、一人分ずつページ順にそろえて出力できます。同じページを集めて組み直す手間を減らすことができます。

対応するフィニッシャーを付けると、部ごとのホチキス留めまで任せられます。一部に使う紙の枚数、用紙の厚さ、留める位置が装置の対応範囲に入ることが条件です。印刷から回収までを普段の部数で試すと、機器に任せられる作業と、人が行う作業を比べられます。

学校の教材や配布物のように、同じ内容を大量に印刷する仕事には、孔版印刷機を使う方法があります。原稿に合わせて細かな穴を開けた版を作り、その穴からインクを通して紙へ印刷する仕組みです。一度作った版で同じ内容を繰り返し刷る用途に向いています。

内容の異なる請求書を一件ずつ出す仕事や、何ページもの資料を部ごとにそろえる仕事では、複合機やプリンターが向いている場合があります。専用機を検討するときは、総枚数とともに、同じ原稿を何部作るのかも伝えてください。

大量印刷を利用の少ない時間へ移せるなら、ほかの人の待ち時間を減らせます。時刻を変えられず日常の少量印刷を待たせる場合は、出力先を分ける方法もあります。

「八ページを五十部、両面でホチキス留めし、午前十時までに用意したい」のように一つの仕事で伝えると、速度、給紙、仕上げを組み合わせた提案を受けられます。特殊用紙や短期の大量出力は外部サービスも選択肢ですが、納期と機密情報の扱いも含めて比較してください。