大量印刷に使う機種の選び方

会議資料を50部作るとき、最後の1枚が出ても、まだページをそろえたりホチキスで留めたりする作業が残っていませんか？大量印刷では、配れる状態になるまでを考えると、役立つ機能を選びやすくなります。

よく作る資料を一つ思い浮かべ、印刷・紙の補充・仕上げを順に見ていきましょう。

ページ数・部数・用紙枚数

8ページの資料を50部作る場合

1ページを1面に印刷すると、印刷する面は400面です。両面印刷なら1部4枚の紙に収まるので、使う用紙は200枚になります。

印刷の速さを比べるときは400面、紙が足りるか考えるときは200枚、ホチキスで留められるか調べるときは1部4枚。同じ資料でも、使う数字が違います。

まとまった印刷では、連続速度の差が出やすくなります。ただ、紙切れや排紙部の満杯で止まっているなら、高速機にしても補充や回収の手間は残ります。

いつもの大量印刷で、何回紙を足し、何回出力物を取り出すかを見てみましょう。A4普通紙を多く使うなら、その紙を入れられる容量が大切です。A3や帳票用紙が入った別のトレイまで、A4普通紙の容量として足すことはできません。

複数ページの資料は、1部ずつページ順に出る設定にすると、印刷後に組み直す作業を減らせます。対応するフィニッシャーを付ければ、ホチキス留めまで自動で行える場合もあります。

確認したいのは、いつもの用紙、1部の枚数、留める位置に対応しているかです。排紙できる量にも上限があります。普段に近い部数を試せると、取り出してすぐ配れるのか、途中でどんな作業が要るのかまで分かります。

大量印刷のたびにほかの人が待つなら、利用の少ない時間へ移せないか考えてみましょう。時間を変えても日常の仕事を長く待たせるなら、大量印刷用と普段使いの機器を分ける方法があります。

同じ原稿を繰り返し大量に刷る仕事や、特殊な用紙を多く使う仕事なら、専用機や外部出力も比べられます。使う頻度、準備期間、社外へ出せる内容かどうかを合わせて検討してください。

相談するときは、「8ページを50部、両面で、ホチキス留めして、何時までに用意したい」と伝えると具体的です。

同じ仕事を想定すれば、印刷速度、給紙容量、仕上げ機能をまとめて比べられます。速い本体を選ぶだけでなく、途中の補充や手作業も減らせると、資料作り全体が楽になります。