1台に集約するか、複数台に分けるか

複合機を1台にまとめれば、費用や管理を整理できそうです。一方で、機器まで遠くなったり、印刷待ちが増えたりするなら、仕事は不便になるかもしれません。

同じ場所で少量ずつ使うなら1台を基本に、離れた部署や同時に使いたい仕事があるなら複数台を検討してみましょう。

1台にまとめる利点

1台なら、設定する機器も、管理する消耗品や保守の連絡先もまとめられます。コンパクトな事務所で利用があまり重ならないなら、コピーやスキャンも一緒に使う形が向いています。

気を付けたいのは、その1台が止まったときです。復旧まで待てる仕事なのか、別の印刷手段が必要なのかは、まとめる前に考えておいてください。

例えば、経理が月末の帳票を大量に出している間、受付ではお客様へ数枚の書類をすぐ渡したいとします。出力先を分ければ、受付は経理の印刷が終わるまで待たずに済みます。

離れた部署の近くへ機器を置けば、取りに行く往復も減らせます。ただ、ほとんど使わない場所に増やすと、費用や置き場所、管理の手間だけが増えてしまいます。普段どのくらい使うかも合わせて考えましょう。

大量の印刷を早く出し終えたいなら、高速機が役立ちます。別々の仕事を同時に進めたい、使う場所を分けたいなら、複数台にする方法があります。

2台あれば一つの資料が自動で半分ずつ印刷される、というわけではありません。分けて印刷する手順や、対応する仕組みが必要です。

一つの大量印刷を早く終えたいのか、ほかの人を待たせずに使いたいのか。この違いで比べると分かりやすくなります。

もう1台あっても、普段のパソコンから使えなければ、すぐには代わりになりません。必要な用紙やカラー、仕上げに対応し、出力設定と利用権限がそろっているかを試しておきましょう。

スキャンやFAXも代わりに使いたい場合は、保存先や回線、使い方の準備が別に必要です。印刷できることと、すべての仕事を引き継げることは分けて確かめてください。

大量印刷を空いている時間へ移すだけで困りごとがなくなるなら、今の台数で続けられるかもしれません。時間を変えられない仕事が重なる、往復が毎日の負担になる、停止中も印刷が欠かせないなら、増設を考える理由があります。

見積もりでは、各機器の費用、保守や最低料金、設定作業も含めて比べましょう。待ち時間や往復をどれだけ減らせるかと、増える費用を比べると、台数を決めやすくなります。