1台に集約するか、複数台に分けるか

1台にまとめると、機器の設定、消耗品の管理、保守の連絡先を集約できます。コンパクトな事務所で利用があまり重ならなければ、印刷・コピー・スキャンを1台で行う構成が向いています。

その1台が止まったときに、復旧まで待てるか、別の印刷手段が必要かも、集約前に確認してください。

経理が月末の帳票を大量に印刷している間も、受付ではお客様に数枚の書類を渡す必要があるなら、別の出力先が役立ちます。受付で経理の印刷終了を待たずに済みます。

離れた部署の近くに機器を置くと、取りに行く往復も減らせます。ただし、ほとんど使わない場所に増設すると、費用、置き場所、管理の負担が増えるため、普段の利用量も確認しましょう。

一つの大量印刷を早く終えたい場合は、高速機が役立ちます。異なる仕事を同時に進めたり、離れた場所で使ったりしたい場合は、複数台を検討できます。

2台あっても、一つの資料が自動的に半分ずつ出力されるわけではありません。複数の機器に印刷を割り振る手順や、対応する仕組みが必要です。

予備の機器をすぐ使うには、普段のパソコンから印刷できる設定と利用権限が必要です。用紙、カラー、仕上げなども必要な条件に対応しているか試しておきましょう。

スキャンやFAXにも使う場合は、保存先や回線、操作方法の準備も必要です。印刷だけの動作確認で済ませず、故障時に引き継ぎたい仕事をそれぞれ試してください。

大量印刷を空いている時間に変更して待ち時間が解消するなら、今の台数で続けられる場合があります。時間を変えられない仕事が重なる、往復が毎日の負担になる、故障中も印刷が欠かせない場合は、増設を検討しましょう。

各機器の費用、保守や最低料金、設定作業も含めた見積もりを取り、待ち時間や往復を減らせる効果と比べてください。