複合機の台数と配置の考え方

一台で印刷・コピー・スキャンを行う構成なら、パソコンの設定、消耗品の手配、故障時の連絡先をまとめられます。置き場所も一か所で済み、利用が重ならない事務所では管理しやすい方法です。

ただし、その一台が止まると、使っている機能をまとめて使えなくなることがあります。復旧まで待てる仕事か、代わりの出力先が必要かは、集約する前に考えておきたい条件です。

経理が月末の帳票を大量に出している間も、受付ではお客様へ数枚の書類を渡す必要がある場合があります。受付に別の出力先があれば、経理の印刷が終わるのを待たずに応対できます。印刷だけなら、単機能プリンターを置く方法もあります。

また、離れた部署から何度も印刷物を取りに行く職場では、近くの出力先が往復を減らします。一度の移動が短くても、毎日何回も繰り返す部署には配置の効果があります。

増設すると本体や保守の費用、設置場所、管理する機器が増えます。ほとんど使わない場所へ置くより、毎日の利用量と必要なタイミングが分かる場所を優先するのがおすすめです。

機器が二台になっても、一つの資料が自動で半分ずつ印刷されるわけではありません。一つの仕事を複数台へ割り振りたい場合は、その手順や対応する仕組みも必要になります。

増設を決める前に、大量印刷を空いている時間へ移す方法も試せます。それで待ち時間が解消するなら、今の台数で続けられます。時刻を変えられない仕事や毎日の往復が残る場合に、追加する一台の役割がはっきりします。

別の機器を代替先にするには、利用者のパソコンから印刷できる設定と権限が必要です。普段使うサイズ、カラー、仕上げにも対応していれば、切り替えて仕事を続けやすくなります。

スキャンを引き継ぐ場合は保存先と閲覧権限、FAXなら回線や受信先の準備も関わります。別の複合機があるだけで、すべての仕事を代わりに行えるとは限らないため、停止中に続けたい仕事ごとに試しておきましょう。