スキャンの時間と手間を減らす方法

例えば、一件に20分かかり、読み取りが3分、原稿の準備と保存が合わせて17分だとします。読み取りを2分へ短くしても、ほかが同じなら全体は19分です。

秒単位で測る必要はありません。針を外して紙をそろえる時間、機器が読むのを待つ時間、保存して整理する時間を分けてみると、手を入れたい場所が分かります。

ADF（自動原稿送り装置）を使える原稿なら、重ねてセットし、続けて読むことができます。両面読み取りに対応していれば、自分で表裏を置き直す作業も減らせます。

ホチキスやクリップを外し、説明書に沿って準備してください。折れや傷みがあってADFで扱えない紙は、原稿台などを使います。速く処理するために、適さない原稿を無理に通してはいけません。

よく使う共有フォルダーを宛先へ登録できる機種なら、毎回の入力を省けます。片面・両面や保存形式もまとめて呼び出せると、繰り返しの設定が減ります。

登録する保存先と権限は管理担当者とそろえてください。保存できない場合は、接続先や権限を調べる必要があります。共有範囲を広げたり、認証を外したりして対処することは避けましょう。

複数の案件をまとめて読み、後からファイルを分割しているなら、読み取り時の区切りを見直せます。一案件ずつ保存を終える方法なら、区切りを把握しやすくなります。対応する自動分割機能を使うと、一束で読み取っても、予定した単位のファイルへ分けることができます。

どの方法も、意図した区切りで保存され、別案件の混入やページ抜けがないことが条件です。ファイル名は、案件番号や日付など、現在の管理ルールへそろえると、名前付けのやり直しを減らせます。

本文の言葉で探したい文書にはOCRが役立ちます。ファイル名で探せれば足りる文書なら、必ず文字認識を追加する必要はありません。どこでOCRを行うかも、機器と保存先の仕組みに合わせられます。

解像度は、文字と図を読める細かさが必要です。高くするとデータ量が増えるため、使う目的と保存要件を満たす設定で試します。速度だけで下げず、保存したPDFの読みやすさ、表裏、ページ順と必要な検索を見てください。

原稿の準備と保存を整えても、大量の紙を読む時間が残るなら、ADFへ載せられる量、両面の読取方式、同じ設定での速度が比較の対象になります。共用機を長く使うなら、専用スキャナーを用意する方法もあります。

一件の作業を試した結果と、原稿の種類・量を担当者へ伝えると、設定や手順を変える方法と、機器の性能を変える方法を分けて相談できます。