スキャン作業が遅い・面倒なときの対策

1件に20分かかり、読み取りが3分、準備・保存が17分だとします。読み取りを2分に短縮しても、ほかの作業が同じなら全体は19分です。

秒単位で測る必要はありません。原稿の準備、読み取り待ち、保存後の整理のうち、どこに時間を使っているか、まず1件で確認しましょう。

ADF（自動原稿送り装置）に対応した原稿は、重ねてセットして続けて読み取れます。両面読み取りに対応していれば、自分で表裏を置き直す手間も減らせます。

ホチキスやクリップの取り外しなどは、説明書に従って行ってください。折れや傷みがあり、ADFで扱えない原稿は原稿台などを使い、無理に通さないようにしましょう。

宛先を登録できる機種では、フォルダー名などを毎回入力する手間を減らせます。片面・両面、保存形式なども、まとめて呼び出せるか確認してみましょう。

登録前に、管理担当者と保存先・権限を確認してください。保存できない場合は、接続や権限のどこで問題が起きているか調べ、共有範囲の拡大や認証の解除で対処しないようにしましょう。

Q-bicソリューションズでは、導入・入れ替え時に、共有フォルダーへの保存、メール送信、Microsoft 365などとの連携設定を必要に応じて支援しています。対応条件は機種・利用環境・権限・契約によって異なります。保存後の検索や再利用についても、OCR、クラウド、文書管理を含む構成を相談できます。対応製品・サービスは個別に確認します。

複数の案件をまとめて読み、後からPDFを分割している場合は、読み取り時の区切りを見直せます。1案件ずつ保存を終える方法と、対応する自動分割機能を比べてみましょう。

どちらの場合も、別案件の混入やページの抜けがないか試してください。ファイル名は案件番号や日付などの付け方をそろえ、既存の文書管理ルールがあればそれに合わせましょう。

本文の言葉で検索したい文書には、OCRが役立ちます。画像として保存し、ファイル名で探せれば足りる場合は、必ず使う必要はありません。

解像度は、必要な文字や図を読める細かさにしてください。速度だけを理由に下げず、保存したPDFで、読みやすさ、表裏、ページ順、必要な検索を確認しましょう。文書の保存要件も満たす必要があります。

準備や保存の操作を整えても、大量の原稿を読む時間が長い場合は、機器の性能を比べてみましょう。ADFにセットできる枚数、両面の読取方式、同じ設定での速度を確認できます。専用スキャナーを使う方法もあります。

入力や整理が負担なら手順や設定を、読み取り待ちが負担なら機器の性能を、というように原因に合う方法を検討してください。