OCRの仕組みと使いどころ

スキャンは、紙面を画像として取り込む作業です。そこへOCRを使うと、文字の形を認識して、データとして利用できるようになります。

検索可能PDFは、紙面の画像とともに、OCRで認識した文字情報を保存する形式です。契約書の見た目を残しながら、本文にある会社名や「保守」といった言葉を検索できます。

閲覧ソフトが画像に対して後からOCRを行うこともあります。検索できるPDFをほかの人へ渡したい場合は、文字情報をファイルに保存できる方法が便利です。

ファイル名や案件番号だけで探せる文書なら、それらをそろえる管理方法で対応できます。OCRは、名前を覚えていなくても、文書の本文にある言葉を手がかりに探したいときに役立ちます。

複数の契約書から特定の会社名を探す場合は、保存先の文書管理システムなども、PDF内の文字情報の検索に対応している必要があります。OCRで文字情報を作る機能と、それをまとめて検索する機能を組み合わせる使い方です。

認識された文字をコピーできると、氏名や住所を一から打ち直す手間を減らせます。文書を検索するだけでなく、記載内容を別の資料へ使いたい場合にも役立ちます。

請求書の金額や日付を業務システムの決まった欄へ自動入力したい場合は、文字を読むだけでなく、どの項目が金額かを見分けて渡す仕組みも必要です。「本文を探したい」「文字をコピーしたい」「入力まで自動化したい」のどこまで行うかで、機能やソフトの組み合わせが変わります。

薄い印字、傾いた原稿、似た形の文字などは、OCRの読み間違いにつながります。金額、口座番号、氏名などを別の処理へ使うときは、元の画像と照合してください。

検索で出てこなくても、その言葉が文書にないとは限りません。認識できていない可能性があるため、重要な文書は案件番号や日付でも探せるようにしておくと、別の手がかりからたどれます。

OCRは、複合機でのスキャン時のほか、パソコンのソフトや文書管理サービスでも行えます。すでに使っている保存先に機能があれば、複合機へ同じ処理を追加せずに済む場合があります。

普段の文書で、本文の検索と文字のコピーを試してみてください。必要な結果が得られるか、追加契約やオプションが必要かを比べると、現在の仕組みに合う方法を考えられます。