OCRとは

画像だけのPDFでは、画面上で文字が見えても、データとしては画像の一部です。OCRで認識した文字情報を重ねた「検索可能PDF」なら、その情報を使って言葉を検索できます。

たとえば契約書の「保守」という言葉を探すには、OCRでその文字が認識されている必要があります。紙面の見た目が同じでも、検索に使える情報の有無が異なります。

閲覧ソフトが後からOCRを行い、画像だけのPDFを検索できるようにする場合もあります。元のPDFに文字情報を保存する方式とは、仕組みが異なります。

案件番号や日付が分かり、ファイル名で十分に探せるなら、現在の管理方法で足りる場合があります。

OCRは、ファイル名を覚えていなくても、本文の会社名や言葉から探したいときに役立ちます。複数のファイルをまとめて検索するには、保存先のシステムがPDFの文字情報の検索に対応している必要があります。

認識した文字をコピーできると、打ち直す手間を減らせます。請求書の金額や日付を業務システムの正しい欄へ自動入力したい場合は、項目を見分けてシステムに渡す仕組みも必要です。

販売担当者には、契約書の本文を検索したいのか、請求書の入力まで自動化したいのかを伝えてください。複合機のOCRで対応できるか、ソフトや連携機能も必要かを相談できます。

薄い印字、原稿の傾き、文字の形などによって、読み間違いが起こります。金額、口座番号、氏名などを別の処理に使う際は、元の画像と照合してください。

検索で見つからなくても、その言葉が文書にないとは限りません。認識できていない可能性があるため、大切な書類はファイル名や日付からも探せるようにしておきましょう。

OCRは、複合機でのスキャン時のほか、パソコンのソフトや保存先のサービスで行える場合があります。対応機能、ファイル形式、追加契約の要否は製品によって異なります。

使用中のソフトや保存先にOCR機能があれば、普段の文書で検索や文字のコピーを試してみてください。必要な処理ができれば、複合機に同じ機能を追加せずに済む場合があります。

Q-bicソリューションズでは、複合機単体のOCRに加え、クラウド、文書管理、Microsoft 365などを含む構成も相談できます。紙文書の保存先や探し方、使い方に合わせて提案します。対応製品・サービスや必要な構成は個別に確認します。