FAXが多い会社の機種選び

FAXをよく使う職場でも、送信の多い会社と、届いたFAXを各部署へ配る会社では、欲しい機能が違います。

紙を読み取るのに時間がかかるのか、宛先を選ぶのが面倒なのか、受信後の配布を減らしたいのか。いつもの作業から、機種選びのポイントを見ていきましょう。

送信を楽にする機能

紙の原稿を何件も送るなら、原稿をセットして読み取る操作や、よく使う宛先の選びやすさが大切です。

パソコンで作った文書を、いったん印刷してからFAXしている場合は、パソコンから送るPC-FAXも検討できます。利用できる機種や追加機能、送信の権限などに条件があるため、今のパソコンや社内ルールに合う方法かを確かめてください。

届いたFAXを全部印刷していると、必要な連絡も不要な案内も同じように紙で出てきます。そこから担当者ごとに分け、配り、ファイルへ綴じる仕事が続きます。

電子保存・転送に対応した機種なら、担当者が画面で確認し、必要な文書だけ印刷する方法があります。配布に手間がかかっているなら、印刷速度より「担当者の手元で受信内容を見られるか」を優先するとよいでしょう。

FAXが重なって待つときは、送受信の通信を待っているのか、受信後の印刷を待っているのかを分けてみましょう。

回線が使用中で送れないなら、印刷が速い機種へ替えても、その待ち時間の解決にはなりません。送受信が集中する時間や回線の状況を担当者に伝え、同時に使える条件や必要な機能を確認してください。

FAXを共有フォルダーへ送るようにしたら、誰が最初に確認するかも決めておきましょう。届いた文書を全員が見られても、誰も自分の担当だと思わなければ、対応が止まってしまいます。

不在時の代行者と、未対応の文書の見分け方も必要です。転送先が使えないときは文書がどこに残り、誰がエラーに気付けるかを、機種の説明書や担当者に確かめてから紙出力を減らしてください。

よく使う宛先を登録しておくと、番号を毎回入力する手間を減らせます。宛先の再確認や利用者の制限など、使える機能は社内の送信ルールと組み合わせましょう。

送信前の確認や、古い宛先を更新する作業も残ります。機器を選ぶ際は、「何を何件送るか」「届いたら誰が使うか」「急ぎの連絡があるか」を伝えると、役立つ機能に絞って相談できます。