FAX業務に合う複合機の選び方

FAXをよく使う職場では、送る作業と、届いた後の作業を分けると、役立つ機能が見えてきます。送信が中心なら原稿の読み取りと宛先選択、受信が中心なら確認・配布・保存のしやすさがポイントです。

紙の原稿の送信とPC-FAX

何枚もの紙を送るときは、原稿を重ねて読み取れるADFが便利です。よく使う宛先を登録できると、番号を毎回入力する手間も減らせます。

パソコンで作った見積書などを一度印刷してからFAXしている場合は、PC-FAXを使う方法があります。対応する機器とドライバーを用意すると、データを紙に出さずにパソコンから送信できます。送信できる利用者や追加機能の条件は、社内ルールと機器の対応に合わせて整えます。

受信FAXを紙で出すと、回収して担当者へ配り、処理後にファイルへ綴じる作業が発生します。メールや共有フォルダーへの転送に対応した機種なら、決めた場所から担当者が文書を開くことができます。

例えば、総務が注文書を営業へ配っている職場では、営業担当者が画面で確認する方法に変えると、紙の仕分けと移動を減らせます。現場へ持参する帳票など、紙で使う文書だけを印刷する運用も可能です。

ただし、転送されただけでは担当者が読んだことにはなりません。受信を最初に見る人と不在時の代行者を決めてから、紙出力を減らしてください。

送受信が重なるときは、回線が使用中なのか、受信後の印刷が待っているのかで対策が変わります。

回線が埋まっていて通信を始められない場合、印刷速度を上げても改善しません。集中する時刻と送受信量を伝え、同時に通信できる回線や機器構成を販売・保守担当者と検討する必要があります。

紙の出力に時間がかかっているなら、印刷性能や給紙、電子受信の利用が改善につながります。

宛先登録は入力の手間を減らしますが、登録した番号の更新は必要です。宛先の再確認や利用者制限に対応する機器では、社内の送信手順と組み合わせて誤送信の防止に使えます。

電子受信を使う場合は、保存先を開ける人、未対応の文書の見分け方、転送できなかったときにエラーを見る人も決めておきます。失敗時に文書がどこへ残るかは機種と設定に合わせ、説明書や担当者の案内で準備してください。

機種を試せる場合は、普段の原稿に近い見本を送り、受信後に担当者が開くところまで確かめると、送受信の両側から操作を比べられます。