FAXが多い会社の機種選び
FAXの送信が多い職場では、原稿の読み取りや宛先の選択が、受信が多い職場では、届いた文書の確認や配布が機種選びのポイントになります。
普段どの作業に手間がかかるかを確かめ、送受信の方法に合う機能を選びましょう。
送信を楽にする機能
紙の原稿を何件も送る場合は、原稿をセットして読み取る操作と、よく使う宛先の選びやすさを比べてください。
パソコンで作った文書を印刷してからFAXしているなら、PC-FAXでパソコンから送る方法もあります。対応機種、追加機能、送信権限などに条件があるため、使用中のパソコンや社内ルールに合うか確認しましょう。
受信後の配布を減らす機能
受信FAXをすべて印刷すると、必要な連絡も不要な案内も紙で出てきます。印刷後には、担当者ごとの仕分けや配布、ファイリングも必要です。
電子保存・転送に対応した機種なら、担当者が画面で確認し、必要な文書だけ印刷できます。配布が負担になっている場合は、担当者の手元で受信内容を見られる機能を重視しましょう。
通信の待ち時間と印刷の待ち時間
FAXが重なって待つ場合は、通信が始まるまで待っているのか、受信後の印刷に時間がかかるのかを確かめてください。
回線が使用中で送れない場合、印刷速度を上げても解消しません。送受信が集中する時間と回線の状況を担当者に伝え、同時に利用できる条件や必要な機能を確認しましょう。
電子受信を始める前の準備
共有フォルダーなどへ受信FAXを送る場合は、最初に確認する人を決めてください。全員が見られる場所に保存されても、確認する担当がいなければ対応が止まることがあります。
不在時の代行者と、未対応の文書を見分ける方法も必要です。転送先が使えないときに文書がどこに残り、誰がエラーに気付けるかを、説明書や担当者に確認してから紙出力を減らしましょう。
宛先間違いを防ぐ使い方
よく使う宛先を登録すると、番号を毎回入力せずに済みます。宛先の再確認や利用者の制限など、対応する機能を社内の送信ルールと組み合わせて使いましょう。
送信前の確認や、古い宛先の更新も引き続き必要です。機種を相談する際は、送る文書と件数、受信後の担当者、急ぎの連絡の有無を伝えてください。