利用人数と複合機の選び方

社員が二十人いても、別のフロアに機器がある、外出が多いなどの理由で、同じ一台を使う人数はもっと少ないことがあります。

営業は提案書の印刷、経理は帳票の出力、総務は契約書のスキャンというように、利用する部署と作業を挙げてみてください。印刷量が少ない人でも、毎日原稿を持ち込んでスキャンするなら、複合機を使う機会は多くなります。

朝の出荷までに帳票をそろえる、会議前に各部署が資料を作るなど、利用が集中する時間には待ちが生まれます。月の合計枚数が少なくても、必要な時刻に使えなければ仕事に支障が出ます。

大量の出力を早く終えるには、連続印刷速度や給紙容量が役立ちます。印刷する時刻を変えられる仕事なら、空いている時間に回す方法もあります。まず時間をずらして対応できるかを見ると、増設の必要性を判断しやすくなります。

保存先を探したり原稿をそろえたりしている時間は、印刷速度を上げても短くなりません。よく使う宛先や読取条件を登録できると、その場で行う操作を減らせます。

コンパクトな事務所で少量ずつ使うなら、一台にまとめると設定や消耗品、保守の管理を集約できます。

離れた受付へ数枚の書類を何度も届ける、経理の大量印刷中も営業が資料を出すといった仕事には、別の出力先が役立ちます。印刷だけなら、追加する機器を単機能プリンターにする方法もあります。

増設すると、本体と保守の費用、設置場所、管理する機器も増えます。忙しい時間だけの問題なのか、離れた場所で毎日使う必要があるのかで、効果を考えることができます。

販売担当者へは、利用人数に加え、「朝は三人のスキャンが重なる」「月末の帳票を印刷している間、受付の出力が待つ」といった場面を伝えてください。