利用人数から考える機種選び

その1台を使う人と部署

会社に20人いても、全員が同じ1台を使うとは限りません。フロアが分かれていたり、外出の多い部署ではあまり使わなかったりすることもあります。

社員数よりも、その機器を使う部署を挙げてみてください。営業は提案書の印刷、総務は契約書のスキャン、と仕事も添えると、どこに利用が集まるかが分かります。

少人数でも印刷が集中する場合

20人が時間を分けて数ページずつ出す事務所と、4人で朝の限られた時間に大量の出荷帳票を出す事務所では、後者の方が高速な印刷を必要とすることがあります。

逆に、少人数で印刷も少なく、誰も待っていないなら、速度を上げるよりスキャンやFAXの操作を比べる方が役立つかもしれません。

印刷待ちと操作待ち

待っている理由も確かめてみましょう。印刷が終わるまで待つのと、前の人のスキャン操作が終わるまで待つのとでは、対策が違います。

大量の印刷が続いているなら、速度を上げたり、印刷を始める時間を変えたりする方法があります。スキャンの操作が重なるなら、先に原稿を準備する、よく使う保存先を登録する、別の場所で読み取れるようにするといった方法が考えられます。

印刷が速くなっても、人が宛先を探したり原稿をそろえたりする時間は残ります。

距離と混雑から考える台数

同じ場所で少量ずつ使うなら、1台にまとめた方が管理を増やさずに済みます。離れた部署から短い印刷のために何度も往復するなら、近くに出力先を置く意味があります。

増設には、費用や置き場所、管理する手間も必要です。忙しい時間だけ調整すれば済むのか、それとも毎日2か所で使いたいのか。普段の空き具合も見ながら考えてください。

忙しい時間の簡単な記録

「朝は3人のスキャンが重なる」「月末、経理の出力中はほかの印刷が待つ」。このくらいのメモでも、見直すところを絞れます。

普段の日と、会議前や月末を一度見比べてみましょう。人数だけで機種を決めるより、誰が何を待っているかを伝える方が、仕事に合う速度や台数を選べます。