利用人数から考える機種選び

社員が20人いても、全員が同じ1台を使うとは限りません。フロアごとに機器が異なったり、外出の多い部署ではあまり使わなかったりする場合があります。

営業は提案書の印刷、総務は契約書のスキャンというように、その機器を利用する部署と仕事を書き出してください。

20人が異なる時間に数ページずつ出す職場より、4人で朝の限られた時間に大量の出荷帳票を出す職場の方が、高速な印刷を必要とする場合があります。

少人数で印刷量も少なく、待ち時間がなければ、速度よりも普段使うスキャンやFAXの操作を比べてみましょう。

印刷の終了を待っているのか、前の人のスキャン操作を待っているのかを確認してください。待っている作業によって、効果のある対策が変わります。

大量の印刷が続く場合は、速度を上げたり、印刷を始める時間を変えたりする方法があります。スキャン操作が重なる場合は、原稿を先に準備する、保存先を登録する、別の場所でも読み取れるようにする方法が考えられます。

印刷速度を上げても、宛先を探す時間や原稿をそろえる時間は短くなりません。

同じ場所で少量ずつ使うなら、1台にまとめると管理する機器を増やさずに済みます。離れた部署から数枚の印刷のために何度も往復するなら、その近くに出力先を置く方法もあります。

増設には費用、置き場所、管理の手間がかかります。混雑する時間だけ調整すれば足りるか、毎日複数の場所で使う必要があるかを、普段の空き具合も含めて検討しましょう。

「朝は3人のスキャンが重なる」「月末は経理の出力中にほかの印刷が待つ」といった場面をメモしておきましょう。

普段の日と、会議前や月末の忙しい日を比べて、誰がどの作業を待っているかを販売担当者に伝えてください。利用人数と合わせて説明すると、必要な速度や台数を相談できます。