A3・A4複合機の選び分け

いつもの見積書や契約書がA4で済むなら、A4を扱う機種から選べます。図面や一覧表をA3のまま使いたいなら、A3に対応した機器が必要です。

ここで見落としやすいのが、印刷と読み取りの違いです。「A3で出せるか」と「A3の紙をスキャンできるか」を分けて見ていきましょう。

A3とA4の大きさ

A4は210×297mm、A3は297×420mmです。A4を縦向きに2枚、横へ並べると、横向きのA3と同じ大きさになります。

細かい数字が並ぶ一覧表や図面では、この広さが役立ちます。A4へ縮小すると文字や線が読みにくくなる資料なら、A3で扱える機器を選ぶ理由になります。

候補機を試す際は、資料を実際に使う大きさで一度出してみてください。画面では拡大して読めても、紙では文字が小さく感じることがあります。

A3は、A4を2枚並べた大きさ

一覧表や図面を
大きく見せたいときに

ADFは、原稿を重ねてセットし、1枚ずつ自動で送る装置です。原稿台で扱えるサイズとADFで扱えるサイズも、機種によって違います。

A4複合機に分類されていても、特定の方法でA3を印刷できる製品があります。名称だけで選ばず、いつもの作業に使えるかを確かめましょう。毎回手差しで入れるのか、トレイに置いておけるのかも、使う頻度によって気になるところです。

毎週A3の工程表を配る、打ち合わせ中に図面を出し直す。こうした仕事には、手元でA3を出せる機器が向いています。別の場所へ印刷に行くために、作業を中断せずに済むからです。

年に数回の掲示物など、前もって用意できる資料なら、社内の別の機器や外部出力を使う方法もあります。社外へ持ち出せる内容か、期日に間に合うかは確かめてください。

使う回数が少なくても、「今すぐ、その場で必要」ならA3を残す意味があります。

本社はA3の会議資料、支店はA4の見積書と契約書のスキャンが中心なら、両方を同じ機器にそろえなくてもよいでしょう。

ただし、支店にA3の原稿が届くなら、読み取りの対応も必要です。「印刷はA4だけ」で判断せず、受け取る書類も見ておいてください。

よく使う資料を数種類用意すると、必要なサイズを説明しやすくなります。サイズが決まったら、その条件で置き場所や印刷速度を比べていきましょう。