A3・A4複合機の違いと選び方

A4は210×297mm、A3は297×420mmです。縦向きのA4を横に二枚並べると、横向きのA3と同じ大きさになります。

A3は、細かな数字が並ぶ一覧表や、寸法を書き込んだ図面などを広く見せたいときに役立ちます。A4へ縮小すると文字や線も小さくなるため、同じ内容でも読みやすさが変わります。

見積書、請求書、契約書などがA4でそろっている場合は、A4に対応した機種で日常の仕事を進めることができます。普段使わない大きさのために、必ずA3機を導入する必要はありません。

複合機には、データを紙に出す印刷と、紙を取り込むコピー・スキャンがあります。A3で出力したい場合と、A3の紙を受け取る場合では、必要な対応箇所が違います。

原稿台とADF（自動原稿送り装置）では、読み取れる最大サイズが違うことがあります。A3の書類を何枚も続けて保存するなら、ADFでもA3を扱えると、一枚ずつガラス面へ置き直す手間を減らせます。

また、A4を中心に使う小型機にも、手差しなどでA3を印刷できる製品があります。たまに一枚出す使い方と、トレイにA3を常時入れて使う方法では、用紙を用意する手間が異なります。

打ち合わせ中に図面を修正して渡す、毎週A3の工程表を配るといった仕事には、手元でA3を印刷できる機器が便利です。別の場所へ出力に行くために、作業を中断せずに済みます。

年に数回の掲示物など、あらかじめ準備できる印刷物なら、社内の別の機器や外部の出力サービスを使う方法もあります。ただし、機密文書など社外へ持ち出せない資料や、急ぎの差し替えが必要な仕事では、使用回数が少なくても自社で印刷できることが重要です。

本社はA3の図面、支店はA4の見積書と契約書のスキャンが中心なら、拠点ごとに異なる構成を選べます。

支店でA3を印刷しなくても、取引先からA3の原稿が届くなら読み取りへの対応は必要です。作成する資料だけでなく、受け取って保存する書類も含めると、その拠点に必要なサイズが見えてきます。