複数部署で共用する複合機の選び方

営業は提案書、経理は帳票、総務は契約書のスキャンというように、機器を使う目的は部署ごとに違います。詳しい統計がなくても、普段の利用場面を挙げると、重なる時刻と必要な機能を把握できます。

印刷が少ない部署も、原稿を持ち込んで何件もスキャンするなら操作パネルを使います。出力カウントに加え、原稿を持ち込む仕事と利用する場所を見ると、機器の使われ方が分かります。

例えば、経理が400ページの帳票を出力している間、営業の数ページが待っているとします。営業の利用量は少なくても、商談直前であれば待ち時間が仕事に影響します。

大量印刷を早く終えるには高速化が役立ちます。帳票を出す時刻を変えられるなら、空いている時間に移す方法もあります。業務システムの処理時刻や来客予定で変更できない場合は、帳票用と日常の出力先を分けると、それぞれの仕事を進められます。

このとき、共用の複合機はコピーとスキャン、追加のプリンターは帳票というように役割を分ければ、すべてを同じ高機能な機器にそろえる必要はありません。

契約書を何度もスキャンする部署では、原稿を持って往復する回数が多くなります。その部署の近くに読み取り先があると、日々の移動を減らせます。

紙のFAXを各部署へ運んでいるなら、配置変更のほかに電子転送も使えます。担当者が決めた場所から文書を開く方法にすると、配布する人の移動が減ります。受信を確認する担当と、不在時の引き継ぎは用意してください。

機器を近づける場合も、人が立って操作できる広さと、トレイやカバーを開く空間が必要です。来客から契約書や印刷物が見える場所なら、向きや受け取り方も合わせて整えます。

各機器の役割が決まると、必要な速度、用紙、給紙量を個別に選べます。日常の少量出力には扱いやすい構成を、大量印刷の機器には速度と容量を優先する方法です。

故障時に互いの代わりとして使うなら、利用者のパソコンから印刷できる設定と権限を準備します。普段の資料を使い、必要なサイズやカラー、仕上げまで代わりにできるかを試しておくと、停止時の切り替えを案内しやすくなります。