中規模オフィスでの選び方

経理が月末の帳票を出す間に、営業が商談用の資料を数枚印刷したい。複数の部署で共有する職場では、こうした利用の重なりをもとに、速度や台数を選べます。

ここでは人数による区分ではなく、使い方の異なる部署が同じ複合機を利用する職場を取り上げます。

部署ごとの主な使い方

営業は提案書、経理は帳票、総務は契約書のスキャンというように、各部署がよく行う作業を書き出してみましょう。

詳しい統計がなくても、「経理は月末にまとめて印刷する」「営業は来客前に数枚ずつ使う」といった情報から、重なる時間を確認できます。印刷が少ない部署でも、スキャンで操作パネルを長く使う場合があります。

経理が400ページの帳票を出力する間、営業が数枚の資料を待っているとします。営業の印刷量が少なくても、商談直前なら仕事に支障が出ます。

高速機への変更に加え、帳票を出す時刻の変更や、帳票用の別の出力先も検討してみましょう。

月末の帳票を空いている時間に出せるなら、現在の台数で待ち時間を減らせるか試してみてください。

業務システムの処理時刻や来客予定のために時間を変えられず、利用の重なりが繰り返される場合は、別の出力先を用意する方法があります。

各部署の利用が少なく、待ち時間もほとんどなければ、増設を急ぐ必要はありません。普段の印刷やスキャンを少ない操作で終えられるか見直せます。

契約書を何度もスキャンする部署では、原稿を持って往復する距離も負担になります。FAXの配布が多い場合は、機器を近づける方法のほか、受信文書を電子データで共有する方法もあります。

配置を変える際は、人が立って操作できるか、トレイを開けられるか確認してください。来客から契約書や印刷物が見える場所では、機器の向きや文書の受け取り方も検討しましょう。

共用機は日常の印刷とスキャン、もう1台は月末の帳票というように役割を決めると、それぞれに必要な速度や給紙トレイを選べます。すべてを同じ高機能な構成にする必要はありません。

故障時に互いの代わりとして使う場合は、用紙、パソコンの設定、利用権限も確認してください。普段担当する仕事と、故障時に代わりに出せる文書を決めておきましょう。