中規模オフィスでの選び方

経理が月末の帳票を印刷している間に、営業が商談用の資料を数枚出したい。部署で複合機を共有していると、こんな利用の重なりが選び方の手がかりになります。

ここでは人数で規模を区切らず、使い方の違う部署が同じ複合機を利用する職場を取り上げます。会社全体の枚数に加えて、どの仕事がいつ重なるかを見ると、速度・台数・置き場所を決めやすくなります。

部署ごとの主な使い方

営業は提案書、経理は帳票、総務は契約書のスキャン。まずは、各部署がよく使う仕事を一つずつ挙げてみましょう。

細かい統計を集めるところから始める必要はありません。「経理は月末にまとめて印刷する」「営業は来客前に数枚ずつ使う」と分かれば、利用が重なる場面を考えられます。印刷が少ない部署でも、スキャンで操作パネルを長く使うことがあります。

経理の400ページの帳票が出終わるまで、営業が数枚の資料を待っているとします。営業の印刷量は少なくても、商談が始まる直前なら、その待ち時間は困りごとになります。

こういう場合に比べたいのは、高速機への変更だけではありません。帳票を出す時刻を変える、帳票用の出力先を分ける、といった方法でも待ち方が変わります。

月末の帳票を空いている時間に出せるなら、今の台数で改善できるか、まず試してみましょう。

一方、業務システムの処理時刻や来客の予定に合わせる必要があり、時間をずらせない仕事もあります。その重なりが繰り返されるなら、もう一つの出力先を用意する理由になります。

どの部署も少量ずつ使い、実際にはあまり待っていないなら、増設よりも、いつもの印刷やスキャンを少ない操作で終えられるかを先に見直せます。

契約書を何度もスキャンする部署では、原稿を持って往復する距離も手間になります。FAXを紙で配っている部署なら、機器を近づけるほかに、受信文書を電子データで共有する方法も考えられます。

置き場所を変えるときは、人が立って操作できるか、トレイを開けられるかも見てください。来客から契約書や印刷物が見える場所なら、機器の向きや文書の受け取り方も見直したいところです。

「共用機は日常の印刷とスキャン」「もう1台は月末帳票」と役割を決めれば、それぞれに必要な速度や給紙トレイを選べます。全台を同じ高機能な構成にする必要はありません。

故障時には互いの代わりとして使いたい場合も、印刷する用紙やパソコンの設定、利用権限が合っているかは事前に確かめてください。いつも使う仕事を分担しながら、止まったときに何を代わりに出せるかまで決まると、導入後の使い方がはっきりします。