複合機選びの7項目チェックリスト

会社全体の人数より、その一台を使う範囲が目安になります。「受付二人と隣の事務室六人」のように、部署と人数を記入してください。

「朝はスキャンが重なる」「月末は経理の印刷を待つ」など、混み合う場面もあると、速度の見直しと台数・配置の調整を分けて相談できます。

記入欄：利用する部署・人数／設置する場所／混み合う時間

利用明細から、モノクロとカラーのカウントを記入します。普段の月と忙しい月の両方があると、利用量の幅が伝わります。本体の累計しか分からない場合は、月初と翌月初などに同じ項目を記録し、その差で調べられます。

枚数が不明でも、「月末に請求書をまとめて出す」「五ページの会議資料を三十部作る」といった仕事の内容が参考になります。

記入欄：モノクロ／カラー／忙しい月／一度に印刷するページ数と部数

A3で印刷する仕事と、A3の紙を読み取る仕事を記入してください。図面を出力するにはA3印刷、届いた図面をPDFにするにはA3の読み取りが必要です。

年に数回でも、打ち合わせ中にすぐ出す資料や社外へ持ち出せない書類なら、手元で使えることが重要です。頻度とともに、急ぎの使用があるかも添えておきましょう。

記入欄：書類名／印刷か読み取りか／頻度／その場で必要か

写真付きの提案書や色分けした図面など、色が内容の理解に必要な資料を挙げます。紙への出力はモノクロ、保存するPDFはカラーという使い方もあります。

記入欄：カラーで印刷する資料／カラースキャンする資料／頻度

「両面の契約書を案件ごとに」「A4の帳票を四十枚まとめて」のように、原稿の状態と、一つのファイルにする単位を書いてください。保存先には、現在の共有フォルダーや文書管理サービスを記入します。

原稿を裏返す、保存先を入力する、PDFを分け直すなど、時間がかかる作業も伝えると、必要な機能が具体的になります。

記入欄：原稿のサイズと片面・両面／一度の量／保存先／困っている作業

送信と受信のどちらが多いか、届いた文書を誰が扱うかを記入してください。電子化を考えている場合は、「総務が紙を配る方法から、各部署が画面で確認する方法へ変えたい」といった希望も役立ちます。

記入欄：送信・受信の量／現在の配布方法／急ぎの連絡／変更したいこと

封筒や厚紙の印刷、ホチキス留め、認証印刷などを記入します。特殊な用紙は、現物や品番があると対応を調べやすくなります。情報管理に欠かせない機能は、「必須」と明記してください。

記入欄：使う用紙／仕上げ／情報管理の条件／その他

この例では、A4のカラー印刷と両面スキャンが機能の中心です。FAXの転送機能は紙の配布を減らす方法として相談でき、印刷速度は月末の300ページを何分で用意したいかが目安になります。