選定前の7項目チェックリスト

複合機を選ぶ前に、使う人、印刷量、扱う書類などをメモしておきましょう。販売担当者へ普段の使い方を伝えるための、7項目のチェックリストです。

今の機種名や利用明細、よく使う書類を用意し、分かる項目から記入してください。不明な欄は空けたままで構いません。

1．使う人と場所

その1台を使う人と場所を書いてください。「同じフロアの8人」「受付2人と隣の事務室6人」のように記入すると、利用する範囲が伝わります。会社全体の人数を書く必要はありません。

待ち時間がある場合は、「月末は経理の印刷待ち」「朝はスキャンが重なる」といった場面も添えておきましょう。印刷速度を上げるべきか、設置場所や利用時間を変える方がよいかを相談できます。

利用明細から、モノクロ・カラーの実績を記入してください。普段の月と忙しい月の両方があると、利用量の幅が分かります。

本体に累計だけが表示される場合は、同じカウンター項目を期間の前後に記録し、その差で期間中の使用量を確認できます。枚数がまだ分からなければ、「月末に請求書をまとめて出す」「週1回、会議資料を30部作る」のように、印刷する仕事と頻度を書いてください。

A3を何に使うかを書いてください。「図面を週2回印刷する」ならA3印刷、「届いたA3原稿をスキャンする」ならA3の読み取りに対応した機能が必要です。

使用頻度が少ない場合は、別の機器や外部での出力でも間に合うか検討してみましょう。ただし、急ぎの資料や社外へ持ち出せない書類を扱う場合は、回数が少なくても手元で使えることを優先した方がよい場合があります。

写真付きの提案書や色分けした図面など、カラーで印刷する資料と頻度を記入してください。スキャンにも色が必要なら、「紙はモノクロ、保存するPDFはカラー」のように添えておきましょう。

資料を1部見せられると、どの部分に色が必要なのかを伝えやすくなります。

「両面の契約書を1件ずつ」「A4の帳票をまとめて」のように、原稿の状態と読み取る単位を書いてください。保存先には、使っている共有フォルダーや文書管理サービスの名前を記入します。

原稿の表裏を置き直す、保存後のファイル名を付けるなど、時間がかかる作業も添えてください。読み取り速度より、こうした操作を減らせる機能が役立つ場合があります。

送信と受信のどちらが多いか、届いたFAXを誰が扱うかを書いてください。電子化を考えている場合は、「総務が紙を配る運用から、各部署が画面で確認する運用に変えたい」など、希望も添えておきましょう。

回線や転送の仕組みが分からない場合は、担当者と現在の環境を確認できます。推測で記入する必要はありません。

封筒や厚紙の印刷、ホチキス留め、本人が認証してから出す印刷など、必要な使い方を書いてください。封筒やラベルはメーカー・品番も分かると、対応する用紙か確認しやすくなります。

情報管理に欠かせない機能には「必須」と記入しておきましょう。あると便利な機能の費用を調整するときも、必要な情報管理の条件を残せます。

同じフロアの8人で使う事務所の記入例です。

項目	記入例
人・場所	同じフロアの8人。月末に印刷待ちがある
印刷量	明細では月約2,000カウント。月末に請求書約300ページ
A3	社内では使わない。届く原稿もA4中心
カラー	写真付きの提案書を週に数部
スキャン	両面の契約書を案件別のPDFにし、共有フォルダーへ保存
FAX	受信が中心。今は総務が紙を配っている
その他	封筒は月に数枚。ホチキス留めは手作業で足りる

この事務所には、A4のカラー印刷と両面スキャンを備えた機種が合いそうです。FAXは、電子保存や転送で紙を配る手間を減らせるか相談してみましょう。印刷速度は、月末の300ページを何分で出したいかを伝えると絞り込めます。