選定前の7項目チェックリスト

複合機の相談をする前に、いつもの使い方を少しメモしておくと話が進みます。詳しい仕様を調べるためのものではなく、「うちでは、こんな仕事に使っています」と伝えるためのチェックリストです。

分からない欄は空けたままで構いません。今の機種名や利用明細、よく使う書類があれば、分かるところから書いてみましょう。

1．使う人と場所

「同じフロアの8人」「受付2人と隣の事務室6人」のように、その1台を使う人を書いてください。会社全体の人数でなくて大丈夫です。

待つことがあるなら、「月末は経理の印刷待ち」「朝はスキャンが重なる」と添えておきましょう。印刷を速くすればよいのか、使う場所や時間を分けた方がよいのかを考える手がかりになります。

利用明細があれば、モノクロ・カラーの実績を記入してください。普段の月と忙しい月の両方があると、利用量の幅が分かります。

本体に累計しか表示されない場合は、同じ項目を期間の前後で記録し、差を出す方法もあります。まだ枚数が分からなければ、「月末に請求書をまとめて出す」「週1回、会議資料を30部作る」と書くだけでも役立ちます。

「図面を週2回印刷する」「届いたA3原稿をスキャンする」など、何に使うかを書いてください。印刷と読み取りでは、必要な機能が違います。

たまにしか使わない場合は、別の機器や外部の出力で間に合うかも考えてみましょう。ただし、急ぎの資料や社外へ持ち出せない書類なら、回数が少なくても手元で扱える方がよい場合があります。

写真付きの提案書や、色分けした図面など、カラーで出す資料と頻度を記入してください。「紙はモノクロ、保存するPDFはカラー」という使い方も書けます。

実際の資料を1部見せられると、どこに色が必要かを説明しやすくなります。

「両面の契約書を1件ずつ」「A4の帳票をまとめて」のように、原稿の状態と読み取る単位を書いてください。保存先は、今使っている共有フォルダーや文書管理サービスの名前で十分です。

「表裏を置き直すのが面倒」「保存後の名前付けに時間がかかる」といった困りごとも添えておきましょう。読み取りを速くするより、操作を減らす方が助かることもあります。

送信と受信のどちらが多いか、届いたFAXを誰が扱うかを書いてください。電子化を考えているなら、「総務が配る代わりに、各部署で画面から確認したい」など、変えたいことも一言あると伝わります。

回線や転送の詳しい仕組みは、担当者と今の環境を見ながら確かめられます。分からないことを推測で埋めなくて構いません。

封筒や厚紙の印刷、ホチキス留め、本人が認証してから出す印刷など、外せない使い方を書きましょう。封筒やラベルは、メーカーや品番が分かると、使える用紙か調べやすくなります。

情報管理のために必要な機能と、あれば助かる機能は分けておくと、予算を考えるときにも迷いません。

このくらいのメモから始められます。

項目	記入例
人・場所	同じフロアの8人。月末に印刷待ちがある
印刷量	明細では月約2,000カウント。月末に請求書約300ページ
A3	社内では使わない。届く原稿もA4中心
カラー	写真付きの提案書を週に数部
スキャン	両面の契約書を案件別のPDFにし、共有フォルダーへ保存
FAX	受信が中心。今は総務が紙を配っている
その他	封筒は月に数枚。ホチキス留めは手作業で足りる

この事務所なら、A4のカラー印刷と両面スキャンを備えた機種から考えられます。FAXの紙を配る手間を減らせるかも、相談したいところです。印刷速度は、月末の300ページをどのくらいの時間で出したいかによって絞れます。

まずは、このように自社の使い方を伝えられれば十分です。