初めての導入

初めて複合機を導入するときは、毎日の帳票、週ごとの会議資料、月末の請求書など、これから印刷する書類をもとに利用量を見積もれます。

印刷量と必要な機能を確認したうえで、設置場所や見積もり、納品時の動作まで準備していきましょう。

書類から見積もる印刷量

月間印刷量の計算

毎日20ページの帳票を20営業日印刷すると、月400ページです。週1回、5ページの会議資料を10部作り、会議が月4回あるなら、会議資料は月200ページ。合計で月600ページになります。

コピーを使う場合は、その出力分も加えてください。月末だけ大量に印刷する仕事は、月の合計とともに一度に出す量も書いておくと、忙しい日の使い方を伝えられます。

両面印刷では、1枚の紙に2ページを印刷できます。使う紙の枚数は減りますが、印刷するページ数は変わりません。用紙代の見積もりには紙の枚数、出力量の見積もりには印刷するページ数を使いましょう。

A3の資料をその場で渡すならA3印刷、署名済みの書類を毎日PDFにするなら使いやすいスキャン、FAXのやり取りがあるならFAX機能が必要です。まずは、予定している仕事に欠かせない機能をそろえましょう。

ホチキス留めや追加トレイは、手作業をどのくらい減らせるかで検討できます。毎回何部も綴じるのか、用紙を頻繁に入れ替えるのか、導入後の使い方に合わせて選んでください。

設置場所には、本体を置く広さに加えて、人が操作する場所や、トレイを引き出して紙を補充する余裕が必要です。本体が収まるかだけでなく、普段の操作や補充ができるかも確認してください。

フィニッシャーなどを付ける場合は、オプションを含めた寸法で比べましょう。前面・側面の開閉や保守に必要なスペース、電源、ネットワーク、搬入経路も、候補機の設置条件を満たす必要があります。

通路沿いに置く場合は、機器の前に人が立っても通行できるか確認してください。

近いうちの増員が決まっているなら、増える利用量も見込んで選びましょう。時期や人数が未定の場合は、後から機器の増設や構成の変更ができるかを販売担当者に確認しておくと、予定が具体化したときに対応を検討できます。

未定の計画に備えて、最初から大型機や多くのオプションをそろえる必要はありません。

見積もりを比べるときは、本体価格に加え、必要なトレイやFAX機能、スキャンの連携、設定作業、保守が含まれているか確認してください。同じ範囲の機器・作業・保守をそろえて比べましょう。

納品時には、担当者と一緒に実際の仕事を試してみてください。使うパソコンからの印刷、予定した場所へのスキャン保存、必要なFAXの送受信まで確かめておきましょう。

Q-bicソリューションズは、お問い合わせ後に利用人数や印刷量、必要な機能、設置条件を伺います。必要に応じた現地確認と提案・見積もりを経て、契約・発注後に導入設定と納品を行います。納品後も必要に応じて保守・アフター対応を行い、案件の内容に合わせて工程を調整します。

通常の相談・見積もりは無料です。個別の対応内容によっては、別途費用の相談となる場合があります。