初めての導入

事務所の開設などで初めて複合機を選ぶときは、まだ印刷枚数の実績がありません。そんなときは、これから扱う書類を思い浮かべると、おおよその量を見積もれます。

毎日使う帳票、週に一度の会議資料、月末の請求書。予定が決まっている仕事から考えていきましょう。

書類から見積もる印刷量

月間印刷量の計算

毎日20ページの帳票を20営業日印刷し、週1回、5ページの会議資料を10部作るとします。会議が月4回なら、帳票は400ページ、会議資料は200ページ。合わせて月600ページです。

コピーも使うなら、その分を加えてみてください。月末にだけ大量に出す仕事は、月の合計とは別に書いておくと、忙しい日の使い方も伝わります。

両面印刷にすると使う紙は減りますが、印刷する内容のページ数は変わりません。用紙代を考えるときの枚数と、出力量は区別しておきましょう。

A3の資料をその場で渡す仕事があるなら、A3印刷。署名済みの書類を毎日PDFにするなら、使いやすいスキャン。FAXのやり取りがあるならFAX機能、というように選べます。

ホチキス留めや追加トレイは、今後どのくらい手作業を減らせるかで検討して構いません。まずは「これがないと仕事ができない」という機能を決めると、オプションを選ぶ際も迷いにくくなります。

置き場所を測るときは、機器の前で人が操作する場面や、トレイを引き出して紙を入れる場面まで想像してみましょう。本体が収まっても、紙を補充できなければ使いづらくなります。

フィニッシャーなどを付ける場合は、その分も含めた寸法で比べてください。前面・側面の開閉や保守のスペース、電源、ネットワーク、搬入経路も、候補機の設置条件に合うか確かめてください。

特に通路沿いでは、人が機器の前に立っても通れるかを見ておくと安心です。

近いうちの増員が決まっていれば、その分も見込んで選びましょう。まだ決まっていない予定は、今すぐ大型機を選ぶ理由にせず、後から増設や変更ができるかを聞いておくとよいでしょう。

今必要な機能と、予定が決まってから考えればよい機能を分けることで、使うか分からない性能まで最初にそろえずに済みます。

見積もりは、本体価格だけでなく、必要なトレイやFAX機能、スキャンの連携、設定作業、保守がどこまで含まれるかをそろえて比べてください。

納品時には、担当者と一緒にいつもの仕事を試してみましょう。使うパソコンから印刷できるか、スキャンした文書が予定の場所に届くか、必要なFAXを送受信できるか。ここまで確かめておくと、使い始めてから設定不足に気付くことを減らせます。

導入までの進め方として、Q-bicソリューションズでは、お問い合わせ後に利用人数や印刷量、必要な機能、設置条件を伺います。必要に応じて現地を確認し、提案・見積を経て、契約・発注後に導入設定・納品へ進みます。その後も必要に応じて保守・アフター対応を行い、案件内容に合わせて工程を調整します。

通常の相談・見積は無料です。個別の対応内容によっては、別途費用の相談となる場合があります。