複合機の導入準備

印刷量は、書類のページ数に部数と作成回数を掛けると見積もれます。毎日の仕事、週に一度の仕事、月末にまとめる仕事に分けると、計算しやすくなります。

これは説明用の計算例です。コピーで出力する分や受信FAXの紙出力も使うなら加えてください。月末だけに集中する仕事は、合計枚数とは別に、一度に出す量と締め切りも控えておくと、必要な印刷速度を考えやすくなります。

両面印刷は紙の表裏を使うため、用紙の枚数を減らせます。ただし、印刷するページ数は変わりません。紙の購入量を考えるときは用紙枚数、出力の仕事量を考えるときはページ数が目安です。

A3の図面をその場で渡すならA3印刷、契約書をPDFで保存するならスキャン、取引先とのFAXがあるならFAX機能が必要です。まずは、予定している仕事が止まらないための機能をそろえます。

追加トレイは用紙の入れ替えを、フィニッシャーはホチキス留めなどの手作業を減らす装置です。毎日何種類もの紙を使う、会議資料を何十部も留めるといった仕事がある場合に役立ちます。少量の印刷が中心なら、標準の給紙構成と手作業で始める方法もあります。

近いうちの増員が決まっている場合は、その分の仕事量も見込みます。計画が未定なら、後からトレイなどを追加できる構成かを把握しておくと、最初から使わない装置をそろえずに済みます。

複合機には、原稿を置く場所、用紙を補充するためにトレイを引き出す場所、印刷物を取り出す場所が必要です。本体の寸法だけで設置場所を決めると、補充のたびに通路を塞いでしまうことがあります。

フィニッシャーを付ける場合は、その装置も含めた寸法で考えます。カバーを開ける広さや保守作業の空間、電源、ネットワーク、搬入経路は、候補機の設置条件に合わせて確保してください。

同じ本体でも、FAXやトレイなどのオプション、パソコンへの設定、スキャン先への接続作業が加わると、導入費用が変わります。本体価格に加え、仕事に必要な構成と設定が含まれているかが比較のポイントです。

毎月の費用には、保守や利用量に応じた料金、契約によっては最低料金があります。印刷が少ない月にもいくら必要かを確認しておくと、導入後の支払いを見込めます。

使うパソコンから印刷し、予定した保存先へスキャンし、必要なFAXを送受信するところまで試してください。スキャンは、保存できただけでなく、実際に使う担当者がファイルを開けることも大切です。

用紙やトナーの補充方法、エラー時の連絡先も、日常の管理をする人へ引き継ぎます。納品後すぐに仕事で使える状態を、担当者と一緒に整えておきましょう。