ペーパーレスFAXとは

届くFAXの中には、画面で内容が分かれば、紙にしなくてもよい文書があるのではないでしょうか？

受信したFAXを電子データで確認・保存し、必要なものだけ印刷するのが、ここで紹介するペーパーレスFAXです。取引先とのFAXのやり取りは続けながら、自社で印刷や配布にかける手間を見直せます。

紙で配る方法とデータで受け取る方法

紙で受信すると、印刷物を取りに行き、担当者ごとに分けて渡す作業が発生します。

電子受信に対応した機種では、届いたFAXをメールや共有フォルダーなどへ転送する方法があります。担当者は決められた場所で内容を開き、仕事に必要な分だけ紙にします。使える転送先は、機種や追加機能、社内の環境によって異なります。

例えば、注文書を見ながらシステムへ入力する仕事なら、画面にFAXを表示して処理し、紙で回す案件だけ印刷する使い方が考えられます。

不要な案内を印刷することや、紙を持って各部署へ回る作業は減らせます。内容の確認、担当の割り当て、注文入力などは、電子受信とは別に進める仕事です。

「誰が最初に見るか」「対応が終わった文書をどう分けるか」は、切り替える前に決めておきましょう。紙を配る人がいなくなっても、担当者へきちんと届く流れを作るためです。

メールを受信の通知に使う方法や、共有フォルダーに保存して複数の担当者で文書を開く方法があります。どちらの場合も、必要な人が開けることと、不要な人には見せないことを両立させてください。保存期間や社外からのアクセス、二重対応を防ぐ方法も、社内の仕組みに合わせて決めておきましょう。

なお、複合機のFAXを電子受信する方法と、別に契約するクラウドFAXサービスでは、使う番号や回線、費用などの条件が異なります。今の番号を引き継ぎたい場合も、利用する方法ごとに確かめてください。

受信FAXの保存・転送について、Q-bicソリューションズでは共有フォルダーやメールへの転送を提案し、設定を支援しています。離れた拠点の担当者にもFAXの内容を共有する運用に利用できます。対応方法や設定条件は、機種・利用環境・権限・契約を踏まえて確認します。

紙で回覧する書類や、現場へ持って行く帳票は、必要な分を印刷して構いません。最初からすべてを紙なしにする必要はありません。

届いたものを全部印刷するのではなく、仕事で使うときに印刷する。その切り替えから始められます。

紙出力を止める前に、予定の保存先へFAXが届き、担当者が開いて処理できるかを試してください。

保存先が停止した場合の動きも、管理・保守担当者に確認しておきましょう。文書を保持できる条件、再送の方法、エラーを見る場所は機種や設定によって違います。

受信量が多い、担当者が離れた場所にいる、紙の配布が負担になっている職場には、ペーパーレスFAXが役立ちます。確認する人と方法まで決めておくと、紙を減らした後も仕事を引き継げます。