ペーパーレスFAXとは

ペーパーレスFAXは、受信したFAXを電子データで確認・保存し、必要な文書だけ印刷する使い方です。

取引先とのFAXのやり取りを続けながら、社内で紙を印刷し、担当者へ配る手間を減らせます。

紙で配る方法とデータで受け取る方法

紙でFAXを受信すると、印刷物を回収し、担当者ごとに仕分けて渡す作業が必要です。

電子受信に対応した機種では、メールや共有フォルダーなどへ転送し、担当者が決められた場所から文書を開けます。対応する転送先は、機種、追加機能、社内環境によって異なります。

注文書を見ながらシステムへ入力する仕事なら、画面にFAXを表示して処理し、紙で回す案件だけ印刷する使い方ができます。

電子受信にすると、不要な案内の印刷や、各部署へ紙を運ぶ作業を減らせます。内容の確認、担当者への割り当て、注文の入力などは、引き続き必要です。

切り替える前に、最初に確認する人と、対応済みの文書が分かる管理方法を決めましょう。紙を配る人がいなくなった後も、担当者に文書が届く運用が必要です。

受信をメールで知らせたり、共有フォルダーに保存して複数の担当者が開いたりする方法があります。必要な人が開ける権限を設定し、不要な人には見せないようにしてください。保存期間、社外からのアクセス、二重対応を防ぐ方法も、社内の仕組みに合わせて決めましょう。

複合機でFAXを電子受信する方法と、別途契約するクラウドFAXサービスでは、番号、回線、費用などの条件が異なります。現在の番号を引き継げるかも、利用する方法ごとに確認してください。

Q-bicソリューションズでは、受信FAXを共有フォルダーやメールへ転送する方法を提案し、設定を支援しています。離れた拠点の担当者と内容を共有する運用にも利用できます。対応方法や設定条件は、機種・利用環境・権限・契約に応じて確認します。

紙で回覧する書類や、現場へ持参する帳票は、必要な分を印刷して構いません。

まずは受信内容を画面で確認し、仕事で紙が必要になったときに印刷する方法から始められます。

紙出力を止める前に、予定の保存先へFAXが届き、担当者が開いて処理できるか試してください。

保存先が停止した場合の動作も、管理・保守担当者に確認しましょう。文書を保持できる条件、再送方法、エラーの確認場所は、機種や設定によって異なります。

受信量が多い職場や、担当者が離れた場所にいて紙の配布が負担になる職場には、ペーパーレスFAXが役立ちます。確認する人と方法を決めてから切り替えましょう。