給紙容量・トレイの選び方

入る量と、置いておける紙の種類

A4普通紙ばかり使う職場なら、一度に多く入れられると補充の回数を減らせます。

一方、A4普通紙、A3、帳票用紙を使い分けるなら、それぞれを入れておけるトレイがあると便利です。使うたびに紙を抜き、別の紙をそろえて入れ直す作業がなくなります。

総容量が大きくても、必要な種類の紙を同時に入れられるとは限りません。いつもの紙をどう分けて置くかで比べてみましょう。

途中で必要になる補充

用紙補充の回数

500枚入るトレイでA4普通紙を1,200枚使う仕事をするとします。最初に満杯にしても、500枚を使った後と、さらに500枚を使った後に補充が必要です。途中で2回、紙を足すことになります。

同じ紙を1,200枚以上セットでき、紙がなくなったら次のトレイへ自動で切り替わるなら、この作業中の用紙切れを避けられる可能性があります。別の紙が入ったトレイや、自動切り替えに使えないトレイは、この容量には数えません。

実際に入れられる量は、紙の種類や厚さで変わるため、機器の上限表示を守ってください。

用紙の補充を何回も行うのは大変ですよね…。

追加トレイが役立つ使い方

午前は普通紙、午後は帳票用紙に入れ替える。この作業が毎日あるなら、別のトレイへ常時セットする方法がおすすめです。パソコンの印刷設定とトレイの表示を合わせておくと、紙を選ぶ際にも迷いにくくなります。

ただし、封筒や厚紙は、使えるトレイや一度に入れられる枚数が違うことがあります。追加トレイを付ける前に、実際に使う用紙を入れられるか確かめましょう。

標準の給紙で足りる場合

印刷が少なく、使う紙も限られているなら、大容量の給紙を最初から付けなくてもよいでしょう。日々の補充に困っていないかを目安にできます。

追加する場合は、費用や設置寸法も変わります。トレイを引き出す場所が狭くならないか、補充や保守ができるかを、機器の設置条件に沿って確かめてください。

用紙の組み合わせの伝え方

「A4普通紙をたくさん使い、A3と帳票も入れておきたい」「普段は足りるが、月末だけ補充が多い」と伝えると、必要なトレイを選びやすくなります。

最大何枚入るかだけでなく、いつもの紙を何種類、何枚ずつ入れたいか。ここが分かれば、補充や入れ替えを減らすための追加かどうかを判断できます。